1、浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策【摘要】众所周知，学生的学籍档案是学生在校期间品德表现以及学习情况的总体概括，同时也是个人档案的组成部分之一，管理好学生学籍档案是学校档案管理者的重要职责。对于学生学籍档案而言，它是培养合格人才、了解学生整体情况以及对学生进行全方位管理的重要依据，作为学校的档案管理者，应当不断加强对学生学籍档案的管理，这对提升办学水平以及使用档案信息是有现实意义的。 【关键词】高校；学生学籍档案；问题；对策 学生的学籍档案显得至关重要，因为它直观的反映出了学生在校期间德、智、体、美等多方面的总体情况，同时也直接反映出了学生在校期间的整体学习情况，更是学生接受了某种教育之后的
2、凭证。总整体上讲，学生学籍档案可以涵盖以下内容：学籍记录表、入学登记册、成绩表、学生变动情况表（如退学、转学、留学、留级）等。 一套完整的学生学籍档案从形成到最终的保管通常要经过档案收集、档案归档、转递以及保存等过程。可是随着现如今各大高校的广泛扩招，再加上学生的流动性极强，在对学生学籍档案进行管理过程中，难免出现各种各样的问题，如果在这方面稍有不慎，就会造成严重后果，甚至可能直接影响到学生将来就业以及自身的发展。所以，每一所高校都应当切实提升自己院校学生学籍档案总体质量，做到认真仔细，档案管理者也应当对学生负责，这对从学校内部抓好学生学籍档案管理工作具有十分现实的重要意义。 一、目前我国高校
3、学生学籍档案管理中存有的问题 （一）目前我国的学生学籍档案管理缺少完善的管理体制 就目前而言，我国大部分学校从学生入学、注册以及到最后的颁发毕业证期间都没有一套科学、系统的学籍档案管理方法，这样很容易让重要的学籍档案出现混乱，同时也并没有把网络化管理充分纳入到真正的实际工作中。与此同时，学生的学籍档案也并没有实现学校和学生之间的信息资源共享，因此，怎样才可以让学生学籍档案得到更加充分的利用，实现信息化管理成为了学籍档案管理者共同思考的问题之一。 （二）对学生学籍档案缺乏系统性思考 若是要想建立一套完整的学生学籍档案，那么首先就应当对学生的个人信息以及基本情况进行收集、归纳和总结，其中的准确性、
4、原始性是学籍档案建立的关键。对于学生的学籍档案而言，应当做到实事求是、真实可信。坚决杜绝学生对学籍档案随意涂改的现象；除此之外，当学生在填写学籍档案时，还应当保证字迹工整、颜色统一，确保档案今后方便永久保存，可现在有很多学生在填写自己的学籍档案时并不重视，在填写过程中字迹潦草、龙飞凤舞，这对今后的学籍档案查找和利用造成了极大不便。在细节问题上也应当严加注意，尤其是很多学生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和户口上面的资料产生了冲突等等。 （三）学籍档案管理者缺少责任心 为了确保学籍档案管理工作的完整性，在对学籍档案资料进行了收集、分类之后，则应当进行归档工作。而在这一
5、环节存在的问题是管理人员的意识淡薄，并没有按照要求对学籍档案进行及时归档，甚至在归档过程中出现了严重错误；或者电子档案数据和纸质的学籍档案材料严重不符；除此之外，在对学籍档案管理过程中，使用的管理方法老旧，各种设备以及设施的老化也是学籍档案管理过程中出现各种问题的关键原因。 （四）学籍档案工作缺少专业的管理人员 在对学籍档案进行传递过程中，因为环节复杂且人员较多，所以在传递过程中很容易出现学籍丢失或错投以及误投等情况。其中最为重要的一点是在学籍档案传递过程中，会经过很多环节，例如首先从学生本人，再到院校立卷、就业指导办直至最后的就业单位人事部等，在这些环节中，学生的学籍档案会经过多人之手，稍有
6、不慎便很可能使档案造成遗失或者出现误投的情况，这将直接影响到学生的就业发展，其严重性不容忽视。 二、提高学生学籍档案管理的有效措施 （一）学校应当从内部建立一个信息数据库 当新生入学时，学校可以根据不同的条件，建立各年级、各班级以及各种专业的数据系统。在这套学生系统里可以和国家教委的“学籍学历管理数据系统”相互联系。在满足各种条件的情况下，对学生的年级、专业以及班级进行排号，形成统一的编排流水号，当新生的基本信息建立之后，可以通过计算机将新生的学籍表进行打印，改变传统的手工书写方法，从而确保新生的学籍档案资料可以和其他资源信息进行共享，这样便减少了教研室以及学籍管理工作人员的劳动力。 （二）注
7、意学籍档案管理细节 学籍档案自身存在原始性和真实性，在对学生学籍档案进行管理过程中要注重其中的细节，在审查过程中，应当注意以下几点： 1、在收集资料过程中必须及时、准确，尤其是在学籍档案核实过程中要严加注意。 2、查看学生在填写学籍档案过程中，是否使用的是同一颜色、统一字体字号以及纸型大小。 3、对姓氏同音字要进行区分，在填写籍贯以及出生年月日时，必须要根据户口薄上提供的资料填写，确保学籍档案的重要信息和户口薄一致，严禁填写好之后在学籍档案上进行涂改修正。 （三）在学校内部建立专门的档案管理人员 学籍档案管理人员应当明确自己的工作范围，确定一套责任制，使学籍档案管理工作规范化、制度化。在对学籍
8、档案进行管理过程中应当明确工作程序以及步骤。对于学籍档案的管理应当制订出一套统一的管理标准，避免各行其责的局面出现。在日常的学籍档案管理工作中，应当使用严格的规章制度去进行规范。 参考文献： 1乐兰珍.对高校学籍档案管理问题的思考J.兰台世界，2013， （10）：123-125 2宿星卉.对规范高中学籍档案管理问题的若干思考J.北京电力高等专科学校学报（社会科学版） ，2012， （12）：128-132 3方丽真.浅谈党校在职研究生学籍档案管理问题J.福建教育学院学报，2013， （1）：114-116 4杨韶妍.对高校学籍档案管理问题的思考J.时代报告（下半月） ，2012， （11）：114-116 5刘家栋.成人教育学籍档案管理问题初探J.商丘师范学院学报，2013， （10）：125-128
