1、浅谈数字档案在审计工作中的应用及发展方向一、数字档案在审计工作中的主要作用 审计档案的不断发展，档案信息化建设的核心是资源建设，审计档案数字化成为档案信息化建设重要内容。审计部门利用各种成熟信息技术集成，依托审计档案管理软件平台，对档案数字化进行了有益的实践与探索，数字化档案室建设应运而生。 1.审计档案数字化管理提高了审计工作效率，扩展审计利用的广度 审计工作是一项特殊的职能活动，记录和反映这种特殊职能活动的审计档案内容丰富涵盖了各行各业。如：财政、农业、行政、资源环保、固定资产投资、金融、企业、社会保障、外资运用等等各项审计调查活动。审计工作的取证材料，既有文字的，又有声像的记录，既有书面
2、证明、证据材料，又有实物证据材料。这些审计项目行业类别繁多，业务量大，更主要的是数据量巨大。无论是对纸制档案整理立卷档案还是查找借阅都是繁琐的劳动。目前，审计部门进行数字化档案管理主要是通过数字扫描和相应的技术处理，使审计案卷中产生的文字、图片变成数据资料，利用审计档案管理软件进行档案数字化管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享和档案信息的多介质保存。档案数字化的应用代替了人工部分繁琐的劳动，便于扩展档案内容利用的广度，最大限度的，为审计人员缩短了审计工作时间，提高审计档案信息资源的经济价值和社会价值，提高了审计工作效率。 2.数字档案对常规性审计项目具有高效的审计功能，有利于提高审
3、计的深度 审计档案质量的高低，不仅体现审计机关基础工作的水平，同时也能反映审计业务工作质量的高低。随着审计机关“金审工程”电子政务的应用，审计业务文书的拟稿、审计方案的拟定以及审计工作底稿的编写等都运用 OA（办公辅助软件）和 AO（审计现场软件）进行处理，因此，大量的数字信息的产生为审计人员提供了方便、快捷、多方位和角度利用服务。审计人员在审计现场即可设置各种不同的数据条件，运用审计档案管理软件中数字档案强大的搜索对比功能，为审计监督的实施提供了充分的依据和参考资料。尤其是对常规性审计行业和审计项目可以依据上一年度审结的审计数据进行整体的查询分析，从中分析和确定审计重点及发现线索，有利于提高
4、审计工作的深度，减少审计风险。 3.数字档案中被审计单位资料档案库的建立，方便审计人员异地远程查阅 审计档案软件中被审计单位资料库具有强大的资源储存和快速检索功能，它把大量的被审计单位的形成的年度报表、相关法规、资料及相关文件以数字化的形式按行业和单位性质再进行详细划分。审计机关内部各职能部门既要向资料库输送资料定期进行电子数据信息移交归档，又可以通过审计资料库获得审计信息，做到审计成果共享，同时方便审计人员异地远程查阅，提高了工作效率，缓和审计资源不足的矛盾。 二、数字档案在审计领域的应用正在向前发展 1.深刻认识审计档案数字化建设的重要性，努力适应新形势下审计工作的发展 胡锦涛总书记曾经指
5、出“当今世界，科技创新更加广泛地影响着经济社会发展和人民生活，实现中华民族伟大复兴，必须从国家发展全局的高度，集中力量推进科技创新，加快创新型国家建设。 ”这就要求审计工作适应科技创新和外部环境的深刻变革，提升审计能力和技术水平，满足信息化条件下实施审计监督的需要。而作为审计档案工作者也要重视科技的发展趋势， “金审工程”电子政务的快速发展，审计档案数字化建设也在努力的跟进；另一方面被审计单位不断采用新技术，信息系统日趋复杂，电子数据量急剧增长，审计收集的各类材料、载体多样性和门类纷繁性，在这样一种背景下，没有审计档案的数字化应用和审计档案的信息化管理，只依赖于手工档案的立卷归档方式无异于新形
6、势下的“刀耕火种” ，就可能被时代的浪潮所淘汰。必须牢牢把握住信息化的先机，重视档案工作的科技进步，利用先进的数字技术推动档案的发展和进步，使其更好的为审计工作服务。 2.审计档案管理软件的应用可实现网络远程归档 随着被审计单位数据库的大型化，尤其是金融、海关、税务建成的全国联网的“信息网络工程” 。审计人员面临的不再是传统的审计模式，而是全新的网上空间，针对这种情况审计部门已经在积极稳定的探索计算机审计和网络远程审计，通过网络连接来满足审计的需要，对其业务活动进行监督。在整个审计监督过程中采集和掌握的数据都是以数字信号的形式存在，每一个流程都是在特定时间和特定环境，同一活动过程中形成的真实的
7、原始记录，只有保持整个过程的完整性才能体现档案的价值。因此，传统的纸制载体文件承办完结后归档制度已经不能满足数字档案的归档要求，网络远程审计的实施可推进档案远程归档的发展，根据审计要求，将取证的审计工作底稿和电子数据通过“金审工程”中AO（现场审计管理系统）进行及时的分析和处理，经过三级复核后以数字化的形式上传至审计档案管理系统进行预归卷管理，真正实现“边审计边归档”和“审结卷成” 。 3.运用数字化档案管理，加快探索研究审计工作研究步伐 档案的首要价值是参考利用的价值。但是对档案的利用不止停留在简单的利用和查考上，最重要的是通过对档案信息的分析和梳理提练其精华，拓展其深度。数字化档案对档案的开发利用功能更加强大，不同的审计领域和审计人员，根据不同的权限实现不同层次的需求，提高对审计档案的利用级次，进行深层次的挖掘整理；审计机关通过经常的、大量的、微观具体的数字档案信息，能够真实、完整地掌握第一手资料并且通过对审计档案中的数据进行综合分析，为宏观的经济政策制定和领导决策提供重要依据；目前使用的档案管理软件可以利用应用软件的各种特定功能对审计档案进行规范有序地归档、保管和借阅服务。随着档案数字化建设不断增加，在此基础上，可进一步在扩大档案信息化软件开发利用功能上求突破，为探讨开发智能化档案软件的应用提供广阔的发展空间。
