1、试析如何做好公路档案管理摘要：公路工程建设项目档案的管理对于公路建设、使用、管理和维护都起到十分重要的作用。要加强公路工程建设项目档案管理工作，就必须认真做好公路建设工程的原始记录，实施严格的存档制度，建立档案检索系统 ，认真做好档案资源的开发和利用，促进公路工程档案管理工作的不断提高。 关键词：公路工程；档案管理；公路建设 中图分类号：G271 文献标识码： A 前言 公路档案是以公路项目为单位在公路建设与管理过程中形成的，具有保存价值的文字、数据、图纸、照片和录像带等文件材料的总称。它真实地记录着不同时期公路法律法规、公路建设与路况、公路人事变动等诸多方面的信息情况，是公路事业不可缺少的的
2、前提和基础，也是公路工作持续发展和不断创新的重要物质载体，是公路建设事业的重要一环。档案管理工作是指档案工作者围绕档案所从事的一系列业务工作,是利用科学的思维和方法管理档案,直接服务于公路事业的工作。档案管理工作是公路管理机构各项工作的组成部分,是维护公路发展史真实写照的一项重要工作。随着公路事业的飞速发展,档案管理工作也随之发生了深刻变化。 做好公路工程建设项目档案管理的必要性 公路工程建设项目档案直接产生于公路建设的决策、建设管理、设计、施工、监理、交工、竣工验收全过程，是公路建设历史的真实记录。公路工程档案管理是公路建设 、使用和管理工作的一个重要组成部分，那么，如何做好公路工程建设项目
3、档案管理工作？笔者认为有以下几个方面： （一）为公路行业科学管理提供依据 任何一个经营活动都要有一定的延续性、稳定性。都要服从并且服务于社会的长远利益，而这一切的衡量标准，都可以从档案管理中找出内容。 为顺利调解工程矛盾提供真实可靠依据 档案管理人员可以通过对存档的资料信息进行整理、分析、研究对比，从中查找出目前行业内所隐含的问题，以便研究对策加以解决。 公路工程建设项目档案管理中存在的问题及原因分析 如何科学有序地做好公路建设项目档案既是工程本身的需求，也是档案部门的要求。公路工程项目档案具有内容综合性强、形成时机性强等特点，目前还未全面形成科学、系统、规范的信息化档案管理体系。主要有以下几
4、个方面：一是数量巨大。公路建设项目档案所记录和反映的是公路建设从立项、建设、设计、施工、监理到交工、竣工验收及日后管理的全过程。以一条长 100 公里的高等级公路为例，从立项、建设、设计到施工交付使用，所形成的档案小则上千卷，多则近万卷，足够堆满一两间面积不小的房间，增加了管理上的难度。二是时间跨渡长。 做好公路工程建设项目档案管理工作的对策 （一）加强制度建设。 加强制度建设是规范公路工程建设项目档案管理工作的前提和保证。根据有关公路工程建设档案管理法规的规定：一是要制定公路工程档案管理工作规划 ，确定归档范围及保管期限，并统一工程档案管理工作标准，使公路工程档案管理工作贯穿于工程建设全过程
5、，并形成制度化、规范化 、标准化。二是建立公路工程档案员岗位责任制，包括公路工程档案收集和立卷归档、档案借阅、利用制度、公路工程档案安全保管、保密制度等相关配套性、辅助性的规章制度，全面对档案资料的收集 、立档、管理、利用及安全保密等进行严格的制度约束、规范。三是加强对项目负责人档案管理工作的监督指导，要求完成一个项目，验收一个项目，归档入库一个项目，使档案工作事事人有抓，处处有人管，确保工作落到实处。 （二）加强工程前期档案管理 由于工程档案资料繁琐，入库周期较长，期间可能出现各种变化和变动，因此，从一开始便加强工程档案管理工作，对工程档案的规范化形成就显得特别重要，正所谓万事开头难。在公路
6、工程建设项目档案管理工作中要做到“三纳人” 、 “四同步” 。 “三纳入”即将文件材料的形成、积累、整理和归档纳人项目立项申报、勘探设计、征地拆迁、招投标等各项建设程序 ，纳人项目建设管理计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。 “四同步”是指在项目前期筹备时同步提出文件材料归档要求；在建项目设计、监理、施工等、招投标时同步提出相关文件材料形成、积累、归档要求，并写入相关合同、协议条款中；在检查项目进度、质量时同步检查文件材料的收集情况；在项目交、竣工验收前要先验收工程项目档案情况，只有通过公路部门组织档案验收，验收合格方可进行竣工验 收，从而形成一种超前的管理模式，这样便为工程档案管理的良好
7、开局打下基础。 明确职责，实行工程全过程管理。 要明确工程项目各参建主体档案整理的职责。根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。 ”交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳人公路工程建设项目的管理工作中；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料” 。 重视公路工程建设项目档案的开发利用 档案管理是一项幕后的工作，工作成绩不明显，如无特殊情况也不见得重要，
8、特殊的工作客观上得不到大家的重视和支持，只有重视档案的开发和利用价值，发挥其应有作用，才能把幕后工作走向前台，让大家加以重视和支持，事业才能长久，因此应把公路工程建设项目档案是否得到有效的利用作为衡量和检验项目。档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。在项目档案的开发利用上：一要开展借阅、复制、科技咨询、信息交流等业务，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、工程维修和改建扩建中的作用。二要加强重点项目档案编研，对项目档案中的原始资料、数据进行归纳、综合、计算、分析、筛选及加工，把零散的信息变成系统的、实用的编研成果，为提供优质服务做准备工作。（五）定期督导，验收要严格把关 由于公路工程建
9、设资料整理琐碎，施工过程中现场又非常繁忙绝大部分精力集中在工地，对此，必要时可采取与计量支付挂钩等强制措施 ，为搞好档案管理工作提供保证。要按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收应根据重大建设项目档案验收办法的要求进行，对建设周期长的工程 ，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误。 另外，要加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全和准确。做好公路工程建设项目档案的管理工作对于公路建设、使用、管理和维护均起到十分重要的作用。基于当前公路工程档案管理现状和要求，公路档案管理工作必须不断规范和完善，逐步达到科学化、规范化、信息化和标准化水平。要提高当前公路
10、工程档案管理的水平，应加强工作管理和操作层面的制度建设，加强工程前期档案管理；应明确各参建单位主体档案管理职责，加强全程监督管理，定期督导，严把档案验收关。 结语： 公路建设项目档案管理贯穿于项目建设的全过程，具有多方面的作用：一是证据方面的作用。公路工程项目建设档案系统完整地保留着参建人员的笔迹、声音或图像，保留着有关人员或单位的印章、签字，这些原始的真迹记录，可以很好地维护各方的合法权益。二是具有参考方面的作用。工程项目档案是国家的重要财富，也是公路工程参与人员的劳动成果和智慧的结晶，对组织工程竣工验收、建设、施工、设计、监理总结具有重要的参考与借鉴作用。三是对促进公路作业持续发展，提高技术和管理具有重要的作用。总之加强公路工程建设项目档案的管理，可以为公路行业科学发展提供经得起历史考验的珍贵史料和科学依据。 参考文献： 【1】白晓明 . 建筑工程档案实效管理的若干问题 . 中华建设 , 2008, 9. 【2】姚丽 . 如何做好公路工程档案管理工作 . 办公室业务 , 2012, 05.
