1、1高校基建档案管理工作的思考与探讨摘要：本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及特点，分析了基建档案管理存在的问题，提出了几点建议。关键词：高校；基建档案；管理；对策 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 随着国民经济的快速发展，我国的高等教育也得到了飞跃式的成长，科教兴国，教育的育人理念的不断深入与高校现代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展开，高校基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设中具有极其重要的借鉴和指导价值，成为不可或缺的组成部分。自从我从事这个基建档案管理的工作以来，根据我自身工作经验以及对各高校的基建档案管理现状的了解，目前高校基建档
2、案工作不尽如人意，管理不系统，有些资料严重缺失，这不仅对基建工作历史记录的完整性的严重破坏，也不能为今后基建基础设施的实施提供合理的资料，使得基建工作依旧处于摸索的初级阶段，成为高校基建管理工作发展的瓶颈，很难实现行之有效且符合高校基建档案管理自身特点的管理工作，与此同时，最大限度地提高建设资金的投资效益也成为空谈。基于此种情况，我对高校基建档案的思考与讨论工作就此谈一下看法。 1 高校基建档案内容概述及特性 所谓的高校基建档案就是指高校在基建管理和基建工程项目从筹备、决策、立项、审批、勘察、招投标、设计、实施、2监理到竣工交付过程中，直接、间接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等
3、不同形式的文件资料。它是校园各种建筑物、构筑物、管网等建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也作为对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证，成为高校档案中不可缺少的重要组成部分。内容分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、招投标文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等八大类。 从定义和内容看，除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外，还具有自身独有的特点。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的，具体表现在以下几个方面： 1.1 历史资料的作用 高校基建档案用大量的文字和数据，如实地记载了校园基建工程从立项到
4、竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况，客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况，真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。一套完整的基建工程档案，除了有大量的文字、数据记录外,还有相应的一系列的图纸、表格，给人以具体、直观、形象的展现。因此，在具有一套完整基建档案前提下，再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。 1.2 历史凭证的作用 基建档案在记载一项项基建工程的同时，还记载着学校的总体布局和远景规划。记录历史的文字、数据、图纸、照片等不仅是人们进行社会实践活动的真实的历史反映，也是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据。通过连续的、
5、整套的高校基建档案，我们可3以清晰地了解不同时期、不同地区的高校基建状况，并从中描绘出基建工程的发展历程，是对前期基建工作历史概述的有效凭证。 1.3 对以后的基建工作起到参照作用 基建工程的各种统计、报表、维修、扩建、改建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，吸取精华、去其糟粕，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量及经济效益。2 当前高校基建档案工作存在的一些主要问题 高校基建档案管理工作随着基建模式的转变，内容越来越繁杂。高校基建档案工作面临的瓶颈问题没有本质性的变化，依旧集中在基建档案自身收集、归档、查阅、管理以
6、及工作人员素质等方面。具体问题有以下几方面： 2.1 思想上不重视一直以来，基建档案在高校档案管理中是较不受重视的类别，高校的基建工程部门以及主管领导对基建档案管理工作的认识远远不够，档案部门的宣传力度也很局限，学校基建部门也往往重视不够，在基建档案管理上花的时间和精力相对较少。造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工资料随便锁进自己的柜子，以方便自己查阅。由于人员的更换，非常容易出现资料遗失、不完整、破损的现象。 2.2 基建档案管理人员不专业 基建项目的形成是一项周期性长、专业性强、完整性高、涉及多部门的工作，在每一步基建过程中都有大量的材料产生，面对如此多且繁4杂的
7、材料，收集就需要格外的细心和专业，这就对基建档案管理人员有相当高的要求，不仅要有专业素养，还要热爱档案管理工作，然而，目前符合这种要求的基建档案管理人员比较缺乏，是基建档案管理工作中的绊脚石。 2.3 归档的基建档案质量不高 根据平时归档，整理的基建档案材料中暴露出来的问题是基建档案材料普遍质量不高，如图纸的整齐程度、清洁程度等。还有一些归档材料或图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写，有的材料被多次涂改，字迹模糊不清，有些图纸不是原件，而是复印件。竣工图编制不规范，竣工资料不全。竣工图没有加盖竣工图章，竣工图中相关责任人审核签署漏缺严重，竣工图章不符合规格，存档
8、图纸不全，或者被磨损严重，不能真实准确反映工程实体的实际情况。 2.4 基建档案归档不够完整 基建档案缺失大体分为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料，如隐蔽工程设施图、地下管网等，在收集时的疏漏或缺失；有些基建档案管理人员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷；严重影响到以后的使用查阅。 3 完善高校基建档案管理的对策 5（一）领导重视是做好基建
9、档案管理工作的关键 学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强对基建档案建设意识，确立基建档案管理工作的重要性，建立完善的基建档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理。 （二）增强学校基建部门收集档案的责任感 只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。基建工程初始就与建立档案同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工
10、验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。 （三）加强基建档案管理人员业务培训 档案管理部门应有针对性地加强基建管理人员的业务培训，学习相关理论知识，领会现代化管理的标准。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。项目施工过程中，基建部门工地代表要注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给工地代表，确保基建竣工档案是准确的第一手资料。 （四）逐步完善基建档案现代化管
11、理 6随着高校办公系统信息化与网络技术的普及，高校档案馆的管理模式也在逐步现代化，基建档案归档形式必须更新。因此，高校基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容，以建筑物为单位，逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。 参考文献： 1农彦浅谈高校基建档案的建设 2林端庄，高校基建档案科学化管理探析J. 福建建设科技，2007（2）.62-63 3陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策J机电兵船档案，2009（5）.45-46. 4 刘颖，高校基建档案管理存在问题及对策D.广东师范大学硕士论文，2007：32-45 5关于新形式下高校基建档案管理工作的创新 师范大学毕业论7文
