1、1家具企业如何利用规则合理组织投标文件【摘要】 本文结合家具招投标的实际情况，分析投标文件准备和编制过程中应该注意的问题，总结家具企业利用规格合理组织投标文件的注意事项。 【关键词】 家具企业 投标文件 技巧 2002 年 6 月， 中华人民共和国政府采购法正式通过实施以来，家具采购成为各级政府、事业单位及一些社会团体集中采购的重要项目之一。 政府采购信息报数据统计显示，2012 年政府采购家具市场规模达到近 36 亿元，2013 年家具采购规模将进一步保持增长势态。 针对目前政府采购市场规模扩大、家具行业竞争日益激烈的现状，如何能科学参与家具政府采购，并且在众多投标活动中独树一帜，脱颖而出，
2、是每个家具企业都要认真思考的问题，也是企业提高核心竞争力，做大做强的有效途径。 家具企业除了产品质量过硬，也应该熟悉政府采购一般流程，并且在投标过程中得到体现和回应。无论企业在生产环节做了多少努力，最终呈现在评委面前的是标书，因此投标文件的组织和设计要科学、合理，投标答辩人员的选择要恰当得体，投标过程要能反映企业管理能力和产品质量优势。本文仅在合法和合理的规范内讨论家具企业组织投标文件的一些技巧，不涉及投标报价的相关内容，旨在帮助家具企业提高制作标书文件的质量，减少在投标环节的一些失误。 2一、投标材料的准备环节 1、投标文件的送达时间 根据招标投标法规定， “投标人应该在招标文件要求提交投标
3、文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点” ， “招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收” 。但事实上，因为某些不可预料的因素，一些投标企业人员不能按时到达开标现场。虽然投标方有时仅仅迟到了几分钟甚至数秒钟时间，却因为违反了投标硬性规定，只能眼睁睁看着投标时机就此错过。因此经验丰富的投标企业会在事先就考虑到各种意外因素，并且做好相关预案。如果企业投标人员距离开标现场路程较远，一般会预先保留好充足的准备时间，有的企业人员甚至会提前一天达到现场附近。 2、投标材料的密封 依照规定，投标文件应该按正、副本一式两份准备好装入档案袋密封装好。材料的封口处要加盖投标方的公章并且
4、经过投标授权代表的签字确认。 一般情况下，投标方不会出现材料密封方面的低级错误。可现实案例中却总有企业粗心大意，到了开标现场，才发现招标材料遗漏了代表签字，或者是没有加盖投标人公章，甚至有的干脆没有密封好。笔者曾经目睹过一个投标方送达的资料，是由一大堆零散文件摞起，外面用简单的包装绳捆扎而成，其简陋程度令在场所有招投标人员目瞪口呆，这样的文件材料当然不能通过审查。不论该企业是否首次参加类似投标活动，或者是有其他任何深层次原因，这种做法总是让人对企业印象大打3折扣的。 3、投标文件的颜色、格式、装订等细节 投标文件的细节，也是决定成败的一个关键。企业应该严格按照招标文件的要求，认真检查投标文件的
5、颜色、格式装订等部分是否符合要求。在国内政府采购活动中，经常发生一些企业的投标文件因为外观或格式细节处理不善，没有与招标文件的要求对应，最终导致投标无效的现象。 比较著名的一个案例是 2007 年江苏某幕墙工程有限公司参与一项千万工程的投标，在商务标评比的第二标段和第三标段均名列第一，但是却因为招标文件要求封底采用蓝色，而投标文件却采用了白色封底，被宣布为技术标为废标。虽然该企业负责人事后大呼冤枉，并且按照法定程序及时进行了申诉，但却依然没能改变最终的评审结果，不禁令人扼腕叹息。 该案例发生后，曾在业内引起广泛的讨论，关于投标文件的外观（如格式、装订以及颜色等）是否能成为招投标的必要条款，专家
6、之间也是各持己见。然而如果站在其他投标方的立场来考虑，某个标书文件在形式外观上明显区别于其他标书文件，也是容易引起质疑的。所以投标文件的细节制定，也应该引起企业的足够重视。 二、投标的资格证明材料 招标文件一般会要求企业提供一些资格证明文件，例如企业营业执照、税务登记证、生产或经营许可证、ISO9001 系列质量体系认证、财务报表和银行资信证明等，以证实企业有资格参与投标，以及中标后有能4力履行合同。 投标文件所提供的内容资料，必须真实有效，不能弄虚作假，这是投标文件是否能参加竞标的基本条件。编制时紧紧围绕招标文件要求进行，无论是形式上，还是实质上都应对招标文件作出响应。并且要注意一些事项，例
7、如：标书文件规定盖章签字的地方不可遗漏；投标文件上要填写企业的法定注册地址；投标企业的单位名称或法人姓名与登记执照相符；单位组织机构代码证要注意年审等等。 2012 年，在广东省汕头市组织的一次采购活动中，两家企业未提供中华人民共和国组织机构代码证 ，一家企业提供的中华人民共和国组织机构代码证未年审，均不符合招标方的 “资质证明文件”要求，因此通过资格及符合性检查的合格投标人不足法定三家，根照广东省政府采购有关制度要求，本次投标活动作废标处理。 三、投标文件的响应技巧 根据招投标法 、 政府采购法等法律的规定，投标文件应响应招标文件要求和条件，不要有实质性的技术偏差。这个技术偏差度的把握，在实
8、际操作中具备一些原则性和技巧性。 首先，招标文件中对家具产品会规定很多细化的要求，如规定家具产品的外观、尺寸、用材、颜色、环保及质量要求等，以便相关家具投标方所提供的产品具有可比性。家具企业在制作标书文件时，对家具产品的材料、产地、品牌及功能性等方面的技术指标控制，要严格制定技术响应对照表，不要有负偏离。如果投标文件如果要求采用某品牌的五金件，不要自作主张换成其他品牌；投标文件要求密度板的产地来自某5地，也不要擅自更换成其他产地。因为在实际操作过程中，除非招标文件中没有明确规定材料的产地和品牌，否则一些并不具备实质性区别的技术偏差，采购方和评审专家会因认为没有技术响应而导致企业丢失分值或丧失投
9、标资格。 其次，对于一些质量维护等服务方面的指标控制，如产品质量保证期、售后服务、维修受理响应时间、定期回访间隔等，如果条件允许，投标企业可以制定更宽口径的服务标准。例如，家具招标方在文件上写明要求质保期为 5 年，那么投标方可以根据自己企业的情况，制定不低于 5 年的质保期。因为一些招标文件虽然没有明文规定，但是评审专家会根据服务承诺的相关情况来判断企业的服务技术和能力，有些评审表上更是明确规定售后服务年限长者可以酌情加分。再如，招标文件要求企业在 24 小时内响应维修，那么投标方可以在响应维修时间的同时，适当列出企业在当地的售后服务网点等优势条件，并且对售后人员情况予以详细说明。 再次，对
10、于能够充分表现本公司能力和水平的资料，要准备充分，如业绩证明材料、产品获奖证书等等。例如，有些投标文件要求企业提供类似 80 万以上的业绩证明材料 3 个。如果条件允许，企业可以列举 3个或以上的类似业绩，并认真提供每个业绩的相关复印件。在实际评标活动中，一些当地较大的家具企业，自以为享誉本行，因此在提供材料时马虎大意，投标文件要求提供 3 个文件，他偏偏只提供 2 个。甚至有的企业只列出一张业绩表格，并不提供单个的业绩证明资料。殊不知很多技术评分表，会在一定上限范围内，按照业绩材料的多少累计积分。即使评审专家组明知该企业在家具行业中实力突出，业绩丰富，但因文6件材料没有表现出来，也不可能为其
11、添加分值。 四、投标的答辩人选 一份好的投标文件，还需要有懂行的投标委托代理人来负责解释。参与家具采购招投标活动的人员不仅应该具有良好的沟通能力，熟悉本行业的相关法律法规和招标代理流程，更应该对企业的相关背景，家具的采购、生产和销售等环节有深刻的了解，以便随时为投标文件中含义不明确的内容提供必要的澄清或说明。 有的企业选择的投标委托代理人员是处于销售环节的客服人员，认为销售人员口才好，反应快，亲和力强。其实，采购方主要关心采购货物的质量和售后问题，并不需要一个华丽而不知所云的表达，因而评委专家会针对企业生产过程、技术手段等问题进行提问。特别是专家对标书文件中有疑问的地方提出质疑时，一般的销售人
12、员很难正确解答出来。例如，某次评审过程中，专家问到该家具产品的油漆选用何种品牌，产地哪里，什么生产工艺流程，有的投标代理人对此一问三不知，一脸茫然，而有的投标代理人则可以有的放矢，一直答到环保封闭漆做了多少道。可想而知，选择了合适的投标代理人，是对投标文件最好的查漏补充。 总的来说，家具企业参与投标活动，主要靠的是家具产品质量以及价格优势，但在质量和价格分值均很接近的情况下，对投标文件的不同处理方法，则可能会产生截然不同的结果。因此，整个标书的编制应紧紧围绕“能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准” ，7“能够满足招标文件的实质性要求” 。只有这样，企业才能在招投标活动中始终保持优势，以期获得最大的中标机率。 【参考文献】 1 姜卫东、杨鹏：政府采购投标文件编制技巧探析J.机电信息，2008（8）. 2 韩惠芳：如何编好投标文件J.山西建筑，2010（1）. 3 贾志辉：家具采购招标评标方法的策划和应用研究D.华东理工大学，2011. 4 卜俊松、蔡洗礼：投标文件中的技术标编制方法与技术探讨J.浙江水利科技，2010（6）.
