1、1目前高职院学生档案管理存在的问题与对策高职院学生档案既是人事档案的重要组成部分，也是干部人事档案的基础。由于档案具有其真实性、原始性，所以它有极强的法律效用。对于学生个人来说，无论是转正定级、工资调整、身份论证、出国政审、职称评审、劳动保险还是入党，以及离退休手续等各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。对学校管理工作来说，学生档案可以从一个侧面反映高等学校教育管理学生、培养学生的水平。从中能够发现高职院教育中的缺失和学生培养质量的高低，这对高职院学生的教育管理也将产生积极的促进作用。 一、高职院学生档案管理的特点 高职院学生档案有其自身的特点，主要表现在：（1）工作量大。随着
2、高职院的扩招、校园的合并，每年需要接收的新生档案数量不断增加；（2）时间集中。每学年开始是新生档案的集中收集归档时间，每学年底是在校学生档案材料集中收集管理时间，也是学生毕业离校前档案集中转递时间；（3）涉及部门多。学生学籍档案材料的形成、归档涉及到各院系、教务处、招生就业办和学生管理处等多个部门；（4）档案传递情况复杂。按照规定，学生档案必须通过机要局转递或派专人送达，但往往因用人单位急于获得学生档案，要求学生自带或用邮政快递寄档，这给学生档案的递送增加了许多难度。下面是针对高职院档案管理的特点，分析了目前高职院学生档案工作中存在的不足，并提出了相应的改进措2施。 二、高职院学生档案管理工作
3、中存在的问题 1、学生档案管理未受到应有的重视 学生档案是学校档案的一个分支，但是，高职院往往只重视教学、人事和其它管理的档案工作，对学生档案工作的重要性缺乏认识，认为只是一项附助性工作，没有将学生档案管理工作提到议事日程上，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩。许多学生档案意识薄弱，档案知识缺乏，认为只要不进国家机关，在私企、外企等单位工作要不要档案无所谓，对档案的作用、转递方式一无所知，对档案漠不关心，若干年后需要时又不知档案“身在何处” ，有的毕业生认为学校会把档案直接转到工作单位，对档案是否收到不闻不问，自身“弃档”现象越来越严重；有的因为超过了机要局的查询期限，档案一旦丢
4、失则无法查找。 2、学生档案管理不规范 一些高职院缺乏完善的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替科学严谨的管理制度；或者有规章制度，但不能认真执行，形同虚设，造成无章可依或有章不依的局面。学工处、招生就业处或各个院（系）都有可能是学生档案的管理部门，造成学生档案归口不一。档案主管部门与相关部门职责范围划分不准，分工不明确，造成互相推诿，不能各尽其职。由于档案管理没有统一的规定，使学生档案归档时间不统一，不能保证档案材料及时归档；由于档案管理标准不统一，造成归档材料不统一，手续不完备，纸张规格不一，内容填写不完整，3材料不齐全等弊端。 3、管理队伍建设薄弱 日前，很多高职院专职档
5、案管理人员很少，管理队伍的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理，其中相当一部分还是“半路出家” ，转行从事学生档案管理工作，专业知识很有限。另一方面，兼职档案员几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和基本技能，且往往一身多任，投入档案管理工作的精力十分有限，无法对学生档案进行科学有效地管理，只是满足于将档案装入袋子、锁进柜子，停留在你查我调的单一阶段。在受到人员编制限制和仅以手工操作为主的档案管理模式下，人才的匮乏很大程度上影响了学生档案管理工作的有效开展，也阻碍了工作层次和工作水平的提高。 三、加强高职院学生档案管理工作的对策 1、统一认识
6、，加强领导，完善管理机制 正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先学校领导和广大教职工都要强化档案意识，大力宣传档案法和普通高等学校档案管理办法 ，使大家认识到，做好学生档案工作是关系到高职院全面推进素质教育、向社会输送合格人才和涉及高职院学生毕业就业的大事。要加强学生档案管理工作的领导，校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，切实落实责任制，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈，并纳入有关职能部门的目标管理，树立全校一盘棋，上下联动，全员参与的工作格局。不论当前各高职院对学生管理采取何种模式，都4要根据学校工作的实际，落实大学生档案管理组织机构；不论当前学生档案存放何处，都必须专
7、人负责学生档案的管理工作；要根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员；若是采取按院系的分散式管理模式，也要配备专职或兼职学生档案管理人员。 2、加强制度建设，规范管理行为 为了确保学生档案的管理质量，必须根据有关法律法规，结合当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势和实际情况，制订出台具有较强针对性和操作性的高职院学生档案管理办法、实施细则和评价体系，使学生档案管理工作有法可依、有章可循。要提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化学生档案的收集、鉴别、整理、保管、转递与利用等各个环节的基本规范和工作要求，从根本上保证学生档案的连续性、完整性和安全性。档案管理制度主要可分为三个方面，一是要建
8、立严格的档案登记、转递制度。管理人员对新生档案要认真登记、整理、核对，发现问题及时解决，以保证档案的完整性；二是要建立档案材料的收集补充、定期移交制度，明确归档材料的内容、标准和时间，确保学生档案材料的真实性和准确性，使大学生档案工作规范有序地进行；三是要制定学生档案管理、借阅制度，严格履行登记借阅手续，防止学生档案损毁、丢失，从而为高职院校的学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。 3、加强管理队伍建设，提高管理人员素质 高职院档案管理人员是档案管理工作的业务骨干，其素质的高低直接影响到档案管理工作能否顺利开展。建立一支强有力的学生档案管理5专兼职人才队伍，是提高档案管理质量的重要保证。
9、学生档案管理人员必须具有良好的思想政治素养和高尚的职业道德，具备较深厚的档案管理理论知识， 档案保管技术等相关的专业知识。学校可以每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，并积极为档案管理人员的业务培训创造条件，经常组织校内外学习交流，相互取长补短，达到共同提高的目的。同时学校档案主管部门要对学生档案管理工作进行有效的指导和监督，促使学生档案管理人员不断提高业务水平。 4、充分利用信息化、网络化等现代科技手段 目前大部分高职院招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这就为学生电子档案的建设创造了条件。所以高职院应逐步开发一套完整的学生档案管理信息系统和电子档案
10、库，运用现代化的手段管理学生档案，将每个学生可以规范化的档案材料录入到学生档案信息库中，在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行维护和更新，确保信息完整、真实和准确。依托互联网建设学生档案管理与服务网站，可以为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，有效提高学生档案管理工作的效率和质量。 总之，高职院学生档案管理工作是一项系统工程，需要国家、社会、高职院等各方面的广泛关注和支持。作为学生档案管理工作者，面对高职院学生档案管理工作的诸多问题，有必要对学生档案管理工作进行重新审视，积极探索适应社会发展的学生档案管理的之路，充分发挥高职6院学生档案管理工作的重要作用，真正做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。 参考文献： 1罗红飞.高职院学生档案管理若干问题思考.当代教育理论与实践，2010. 2赵淑惠.论高职院学生档案管理工作.科技资讯，2011. 3刘帅伟.新时期高职院学生档案管理工作存在的问题及对策.安阳师范学院学报，2010.
