1、1浅谈房产档案信息的利用近年来,随着我国房地产业的快速发展,房产在满足生活需要的同时,已经成为一种保值增值的商品。伴随着国家对房地产市场宏观调控的加强,房产档案已经成为房地产权属登记、交易评估、市场政策、司法仲裁、城市规划、城市建设、物业管理、旧城改造、史迹考证、房地征税等工作中必需的信息支持,政府和公众对房地产档案信息形成稳定的社会需求。档案管理部门要紧贴实际,全面深入了解这些社会需求,科学做好统筹规划,确保房地产档案信息价值的充分发挥。 一、形成健全完善的房产档案信息利用制度 房地产档案是权利人和房产之间权利关系的原始凭证,具有极强的法律证据价值,客观上要求形成严格规范的工作制度来保证档案
2、信息利用的合法、严谨、真实、准确。 完善档案利用法规体系。房产档案的利用工作不同于其他类型档案信息的利用,不仅涉及到档案信息的利用,还涉及到个人信息的保护,因此要形成一套完善的法规体系作为制度建设的基础。房地产档案管理部门要根据物权法 、 房屋权属登记信息查询暂行办法 、 房地产登记技术规程等法律规定,保护好房屋产权人的个人信息和所有权信息,只公开房屋的基本信息。同时,还要依据档案法 、 档案管理条例等档案工作法规形成具有行业特色的档案利用法规体系。具体来说,要明确房地产档案的开放范围、公众的利用方法和手段、必要的审批手续2等内容,确保档案工作人员在开展利用服务过程中有法可依,全面满足档案利用
3、者的信息需求。 规范利用工作的流程。规章制度的关键在于落实,在房地产档案的利用过程中,要有明确严格的工作程序,防止发生作假、出假证明的现象发生,从根本上堵塞管理漏洞。一般来说,在利用中要经过专人调档、手工填写、经办签字、印鉴归口、领导审核的基本程序。在工作过程中,涉及到的表格、单据等要执行统一的标准格式,由指定的保密印刷厂制作,为了确保严肃性,还必须设存根和流水号,做好相关登记,确保有据可查。随着信息技术的普遍使用,这些工作部分实现电子化,工作效率得到进一步提升。 完善利用安全设施。房地产档案的利用需求往往都与经济利益有关,因此在利用过程中要确保档案信息作用发挥的同时,保证档案的安全。要提供专
4、用的场地进行查阅,为确保档案的安全应该安装摄像头等监控设施,防止利用者在利用过程中发生破坏行为。配备利用设施,包括复印机、打印机、桌椅等,营造良好的利用氛围,防止涂改、损毁档案原件的情况发生。在提供原件利用时,要指派专人调阅,陪同查阅。对司法、纪检等部门办案必须调阅限制利用的档案,应经上级主管部门审批同意方可调阅。 二、实现房产档案信息管理现代化 档案管理工作的各个环节以便于利用为目标,同样房产档案管理工作的开展也是以便于利用为目标。实现管理手段的现代化,势必促进房产档案高效便捷地开展。 3加快标准化数据库的建设。标准化数据库建设是实现房产档案管理现代化的基础。档案部门要重点建设房产档案全文数
5、据库和目录数据库,为实现房产档案数字化管理提供基础,同时也可以推进以房产信息为基础的二次信息加工工作的开展,为利用工作的开展奠定坚实的基础。在数据库建设过程中,要注意与其他部门协同,整合原有的房产登记交易、商品房预售合同备案、房产地理信息系统,建立统一的住房信息平台和统一的房屋登记模式。标准化是数据库建设的基本要求。通过对元数据的规范,可以确保不同地域、不同部门形成的数据库实现关联,为全国联网提供基础。 加快信息系统的建设。信息系统以数据库为基础,同时通过功能整合实现数据库作用的最大化。具体到房产信息系统来说,就是要通过数据中心、共享平台及网络服务建设,使城市规划的宏观信息、基础地理信息与房地
6、产相关的产权信息、交易信息、金融信息、税务信息、土地信息等建立起直接关联,实现共享数据。档案管理部门要积极参与信息系统的研发,将档案信息利用功能作为系统信息输出模块来进行开发,坚持以人为本的设计理念,摸清在政府信息公开化、物权意识不断加强的社会背景下房产档案信息利用的规律,确保系统功能的健全和效用的最大化。 加快信息加工系统的建设。档案部门在满足公众对房产信息需求的同时,还要立足自身信息资源优势,开展房产档案信息的加工,定期公布交易信息统计情况,组织力量进行数据分析,形成针对房地产市场的信息汇编和分析报告,满足政府对房地产市场宏观调控的信息需求,为4政府进行调控提供正确严谨的信息支持,确保房地
7、产市场健康有序发展。三、建设一支高素质的档案工作人员队伍 房产档案是具有很强专业性的档案。在房产档案的利用过程中,不仅涉及档案学相关知识,还涉及法律、测绘、建筑等多种学科,客观上要求档案工作者必须具有复合型知识结构。 首先,档案工作者要具有较强的职业敏感。近年来,一方面国家和地方不断加大对房地产市场的调控,出台了一系列政策;另一方面,伴随着城镇化发展的加快,房地产市场发展依然迅猛。在这种背景下,房产档案在经济和社会生活中的重要性不断凸显。档案工作人员必须了解和掌握这些政策,掌握房产档案利用的趋势和规律,特别是对敏感的拆迁等工作有涉及的档案,做好预想预测,对现有管理系统进行调整完善,确保利用工作
8、的开展既符合法规政策,又满足公众信息需求。 其次,档案工作者要主动改变服务理念。走出房产档案被动利用的传统,在充分了解社会需求的基础上,主动提供优质高效的服务平台,创造出更多的社会和经济效益。借助互联网拓宽档案利用的渠道,向公众介绍房地产市场的发展情况和房地产政策法规,公布查询利用程序和收费标准。伴随着房产档案信息系统功能的完善,逐步提供数字化信息服务,使用户可以通过房产档案管理系统自主查阅所需信息,档案的利用过程不再受时间、空间的限制,减少对档案实物的利用破坏。 再次,档案工作者要具有合理的知识结构。档案工作人员要自觉打破工作界限,主动与产权、交易、测绘等业务科室保持业务联系,加强5对相关知识、政策等的了解,确保在利用过程中给予利用者正确的帮助和引导。对档案工作人员知识结构的调整,一方面要发挥“内力” ,加强业务培训工作,不断提高其工作能力和综合素质;另一方面,要借助“外力” ,引进高素质的人才充实档案工作队伍,为房地产档案工作注入新的活力,实现房地产档案工作的可持续发展。 参考文献: 1.陈红霞.对房产档案利用的思考.城建档案.2011.10 2.田菊萍.提升房地产交易档案社会化服务水平的现实途径.经济师.2012.7 李求军/责任编辑