1、1浅谈基建工程项目中档案的监控与管理【摘要】基建工程项目中的档案资料管理质量,直接影响企业日后的生产经营活动,为了保证工程档案资料系统、齐全、完整,档案管理部门必须及早介入工程资料的管理,实行档案资料监控管理与工程建设同步,把握好管理中的各个关键环节。文章介绍了基建工程项目中档案管理的重要性,基建工程项目中档案管理的不足,以及解决不足的策略。【关键词】基建工程 基建档案 策略 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号: 基建档案在整个单位档案中有着非常重要的地位,将基建档案管理好,能够为单位之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十
2、分必要。管理好基建过程中的档案,将为企业今后的技术改造、设备检修、工程扩建留下真实、齐全的档案资源,打下良好的基础。因此,必须重视基建档案过程的监控与管理。 一、基建工程项目档案管理的重要性 基建工程项目档案是基建工程中各个环节的总汇,它记录了整个建设过程,是建设过程的真实反映。在建设过程中,它对各项设备的安装调试起着重要的作用,也是项目建成后竣工验收、投入使用及未来检修改造等事项的重要依据。基建工程项目档案首先“面广”它贯穿于2建设项目的全部过程,涉及的单位、部门及人员众多;其次“时间跨度长” ,一个项目从最初设计到施工到最后验收通常时间很长,因此,基建工程项目档案的复杂性可想而知。好的基建
3、档案应该可以反映出该项目从“立项研究”到“设计施工”再到“竣工验收”这一系列过程中各个环节的详实情况。做到任何事项都能有据可查,这样才便于建设过程中及建设前后各项工作的进行。 存在的不足 资料不够准确。资料的随意性比较严重,对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查,部分监测数据在所允许的误差范围内,有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。 缺乏对基建工程档案资料管理的重视。当前,为了不断的加强基建项目的管理效率,我国也积极地制定了各种相应的法律法规,以此来不断地约束基建工程档案管理。但是,基建档案与普通档案不同
4、,由于基建工程大多具有流程长、周期长的特点,因此基建档案也具有一定的复杂性和多样性,在基建工程项目的建设过程中,由于受到工期的限制,或者是受到经济利益的诱惑,而忽略了工程档案的管理。基建工程档案的收集与管理与工程的建设工作是密不可分的,因此也容易造成工程档案工作存在一定的滞后性,使得工程项目建设过程中的管理文件和资料发生丢失或者损坏,又会对工程项目本身的建设产生一定的反作用,无法充分发挥出基建档案在促进工程建设方面的积极作用。 收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同3签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,在施工过程中应根据规定对其及时予以规范记录,努力做
5、到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。 基建档案管理体制不健全。由于受到人员和经费等因素的限制,很多基建工程项目的建设单位都没有建立起专门的档案管理部门,在基建档案管理体制的建设方面也缺乏完善的制度。从事档案管理工作的人员,往往都是由其他部门的人员兼职,对于相关的档案也没有专门的保管场所,相关的档案管理设施的建设,也无法满足基建档案管理工作的需要。与此同时,随着现代科学技术的快速发展,传统的档案管理工作已经无法满足社会和经济快速发展的需要,使得基建档案管理工作无法得到有效的保障。 解决策略 监控措施 由于基建项目工程时间跨度长,所
6、以基建工程项目的档案管理和监控是一项长期工作。要做好这项长期工作,应从头抓起。首先,从项目刚开始的时候就应着手各项资料的收集:合同、会议纪要、设计图纸、开工报告等。其次,在施工的过程中,应注意有依据可循,及时按规范记录施工的进程,材料进场必须验收,验收记录上签字等手续必须齐全,材料领用需有审批手续,按计划使用,有变更的需及时办理变更手续并记录在案。付款结算的时候,手续必须齐全。通常由现场项目部先验收工作是否完成,再由监理确认,然后交由预算部门审价,初审人、复核4人及负责人签字确认后再提交财务部门,财务部门审核无误后再交公司总经理签字,手续齐全后才可以进行付款,在流转过程中,所有部门都应将流转单
7、进行备份收集。最后,应做好档案的归集保管工作,将各项资料分门别类,写明保管期限。 (1)要加强立项过程的资料监控。通常,在工程项目勘察、审批、立项前期,工程管理部门未成立,档案管理人员也未介入。在工程准备过程中形成的文件材料又较为分散,有的文件在文书处理部门,有的直接放在规划部门,未走文书处理流程,而勘察、招投标文件材料又在工程管理部门。因此,在工程项目勘察、审批、立项前期,建设单位就应指派或配备档案管理人员,及早介入,做到有专人负责收集。从源头跟踪收集工程前期文件,及时进行监控管理,为基建过程的档案管理打好基础。 加强设备开箱检验过程的监控。设备是工程项目的主体。每当一台新设备到货,将有一批
8、图纸资料随之而至。如果开箱验收过程中不细致检查收集,就有可能使设备资料丢失或不齐全。因此,要建立设备开箱检验制度并严格实行, 明确开箱权限。基建工程项目所有的设备到达后,物资管理部门必须及时通知档案管理人员、建设单位有关工程技术人员以及施工单位、监理单位的人员到场参加设备开箱,不允许施工单位未接到设备开箱通知,为了赶工期就擅自开箱取走设备图纸资料。档案管理人员在接到设备开箱通知后,应准时到设备现场,收集随机文件资料,并对照设备合同检查数量、随机资料是否齐全。 管理策略 5基建档案管理工作是一项涉及到建设单位、设计单位、施工单位以及行政管理等多个部门的工作,仅仅依靠档案管理部门无法完成基建档案的
9、管理工作,因此需要获得各个相关单位和部门领导的重视与配合,加强档案管理人员的责任感,使广大的档案信息利用者认识到加强档案管理工作的重要性。管理以及监控措施与工程建设同步,进行全程监控,及时对档案人员进行培训,提高工作质量。一切工程合同都要对其档案的移交进行明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。 完善资料收集责任制。要实现资料管理与工程建设同步,在工程项目建设开始就要建立建设单位、监理单位、施工单位档案管理网络,明确各方资料收集、发放、移交、及保密管理的职责与分工,需签订的协议必须签订,如保密协议书。要制定档案
10、材料归档范围及归档程序,统一档案整理标准,并以文字形式发放给各参建单位执行。建设单位要按项目分阶段、分单位做好资料监管工作。为避免扯皮,档案资料的管理台帐必须每周按项目汇总,各单位资料员领取资料也必须做到手续明确。加强档案管理人员素质的建设对档案管理人员素质的建设,是促进基建档案科学化管理的基础,因此,应当加大对档案管理人员的培训力度,从思想、政治和文化素质等多个方面加强档案管理人员的业务培训,使他们全面的了解档案管理工作的相关知识,熟悉掌握档案管理工作的方法。同时,要注重对档案管理人员工程建设程序和基建项目相关知识6的培训,使他们的知识结构得到不断的优化,知识面更加拓宽。 结束语 随着市场经济体制的不断发展与完善,我国在基本建设方面的投入也在逐渐的加大,尤其是基建工程档案的管理方面,为了给建设单位提供更高质量的档案资料,应当不断加强对基建档案的科学化管理。 参考文献: 1欧阳光林.基建档案的建设与管理J.大众科技,2005, (11). 2张立洪.基建工程项目管理的重点J.科技咨询导报,2007, (4) 3陈雪萍.浅谈基建工程项目中档案资料的监控与管理J.南方论刊,2007(6). 4谭西平,陈海勇,刘明健.谈基建工程档案资料的有效管理J.四川建筑科学研究,2004(4).