1、1浅谈计算机在房屋档案管理中的运用摘 要：本文分析了计算机在房屋档案管理中运用的必要性，提出了目前数字化房屋档案管理工作中存在的问题，并提出了包括加强电子档案的保管，做好数据备份工作等一系列的解决对策。最后展望了数字化管理房屋档案工作未来的发展。 关键词：房屋档案；计算机；档案管理 随着房地产市场的不断发展以及房产交易抵押等活动的增加，房屋档案信息量正在爆炸式增长，房屋档案管理工作面临巨大的压力，原有的手工管理模式已经远远不能满足现状的需要。而科技的发展及应用给房屋档案管理注入了新的活力，通过计算机对房屋档案进行数字化管理使得房屋档案管理工作更加高效、准确、简便。科学合理地运用计算机开展房屋档
2、案管理工作将是未来房屋档案管理工作努力的方向，这将为合法有序的房产登记、交易、抵押以及档案的使用等带来巨大的帮助。但是，这同时也为我们的工作带来了新的问题和挑战，因为电子数据存在的易修改等特性，使用计算机进行房屋档案管理工作还面临着一些问题，迫切需要解决。现就笔者个人观点，谈几点对计算机在房屋档案管理工作中的运用的认识。 1 运用计算机进行房屋档案管理的必要性 1.1 房屋档案信息量暴增的要求 随着城市化的发展，城市每年新增大量房屋，产生大量的新增房屋2档案；城市房地产市场的活跃产生大量的房屋产权交易，产生大量的交易档案；金融市场活动中房屋抵押及抵押注销产生巨量档案信息。这些都使得档案管理部门
3、需要处理的档案信息量暴涨。暴增的档案信息量增加了对管理部门管理能力的要求。原本的人工管理方式难以处理如此巨量的档案信息，不具备如此强大的管理能力。同时，保存这些档案又需要巨大的存储空间。这些都给我们的档案管理工作带来了巨大的挑战。唯有运用计算机的高效率的管理和高存储空间才能使这些问题迎刃而解。1.2 档案资源利用共享化的要求 随着人们活动范围的扩大，人们对档案资源利用的要求越来越高。管理部门需要对房地产市场活动进行预测和把握，需要我们的档案管理工作提供快速而又准确的统计功能；城市拆迁工作需要通过档案掌握房屋历史信息和产权状况，保证拆迁工作有序进行，需要强大的查询功能；税务部门需要了解房屋信息，
4、从而准确地收取税款；房屋登记过程中需要快速地了解房屋信息并将变更记入登记簿；而民众需要我们的档案管理部门提供快速便捷的日常服务。房屋档案资源的共享利用需求范围广泛，在工作生活中都发挥着重要作用。从查阅到资源共享，要高速、高效、准确地提供这些服务，唯一有效的办法，就是通过信息网络的传媒作用，运用计算机建立数字化的档案，从而实现房屋档案利用的信息资源共享化，完成为社会、为城市建设服务的根本目的。 1.3 房屋档案管理规范化的要求 房产信息应当以统一的规范的形式记录在档案中，方便利用，保证3所保存的信息能够得到正确唯一的理解。在人工管理中，管理人员的个人笔迹、喜好以及可能出现的失误等影响，使得档案信
5、息质量参差不齐、包含内容不同、信息矛盾甚至错误。人工管理难以实现对房屋档案管理的规范化，给房屋档案的利用带来了巨大的困难。运用计算机则可以以统一规范的标准对档案信息从采集、存储、归档到利用进行管理，保证档案信息的准确可靠、利用方便，不会出现上述人工管理出现的问题。 1.4 档案管理工作无纸化办公的要求 无纸化办公是现如今提倡的绿色环保的办公方式。在房屋档案管理中，大量的信息需要媒介来作为载体进行收集、存储、运输、利用。在管理过程中产生的纸张消耗是巨大的。如果运用计算机对档案管理工作过程中部分信息进行管理，建立电子档案，将节省大量的纸张。这将大大降低房屋档案管理成本，减少交易费用，在一定程度上响
6、应了可持续发展的号召。 2 运用计算机进行档案管理存在的问题 使用计算机建立电子档案，管理房屋档案，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式，这对房屋档案管理工作的发展具有巨大的促进作用。但是由于电子数据具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，赋予了档案工作新的特征，带来了一些新的问题。 2.1 安全性问题 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、4光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏
7、变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性， 网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外， 电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。 2.2 纸质档案的处理问题 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而计算机的大量运用、电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统
8、档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 2.3 基础投入资金问题 建立一个健全的电子档案系统不仅需要解决技术性问题，还需要购置大量的基础设备，建设规模宏大的数据库系统等。而这些设备以及系统的构建往往耗资巨大，需要投入大量的资金。设备及系统的更新维护也需要得到财力的保证。 2.4 对管理人员提出了新挑战 计算机进入房屋档案管理工作，使得房屋档案管理超出单纯的学科范围，使房屋档案工作成为一门集计算机操作与档案管理于一体的综合5性的工作。管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化
9、需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 3 解决对策及对数字化房屋档案管理建设的展望 3.1 解决对策 针对以上计算机运用于房产档案管理中出现的问题，提出以下对策。（1）加强电子档案的保管，做好数据备份工作。 必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。 备份技术是一种安
10、全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。 （2）要加强网络的安全管理，对文件进行监控。 通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段，保证电子6档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的档案进行全程监控并自动记录，防止数据被篡改而造成不可挽回的损失。 （3）采取“双轨制”归档法，尽快完成纸质
11、档案数字化。 由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。同时需要尽快将现有纸质档案通过扫描实现原文件数字化，建立文件目录和扫描后的电子文档一一对应关系。 （4）做好对办公自动化系统和电子档案无缝集成的开发工作。 使电子文件能及时归档，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。 （5）增加档案管理资金投入，加强档案工作人员素质培训 档案工作要
12、适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就必须又相应的现代化的设备投入。这一方面通过政府加大财政投入，另一方面需要管理部门合理对档案进行有偿利用获取资金。 随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德7水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。 3.2 计算机运用于房屋档案管理工作的展望 计算机技术的出现使
13、得房屋档案管理工作有了新的发展方向，为房屋档案管理工作提供了高效便捷的载体、工具和利用方式。它使得房屋档案工作更有效率和质量，为登记发证和房屋档案利用提供了更为方便的工作程序，使我们的工作更加标准化、规范化、现代化，同时使我们的房屋档案管理工作紧紧跟随社会发展的脚步，为社会发展做出卓越的贡献。展望未来，计算机运用于房屋档案管理工作将是一项长期而又复杂的工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断完善，在开发和应用过程中，我们应坚持统筹规划、量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用数字化、信息化建设思想统揽全局，实现房屋档案管理历史性的跨越和质的突破，从而有效保房屋档案信息化建设与全区社会信息化同步发展，为促进国民经济、社会发展和城市建设发展，提供快捷有效的档案信息服务，以充分发挥房屋档案管理在城市建设中应的作用。 参考文献 1. 蒋明师.浅谈运用计算机对企业房屋管理的必要性.科技创新与应用， 2012 年 5 月（上） 2. 吴蜀萍.科学管理 合理运用 服务建设浅析城市建设档案信息化与数字化建设管理.2012 年第 12 期 83. 冯慧玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动.中国档案，2003（12） 4 .邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策.中国档案，1999（3） 5. 张晓霞，王宇晖，王萍.数字档案馆：21 世纪档案馆的新发展，2000 （1）
