1、1浅议高校毕业生档案转递务实与规范摘 要：普及个人人事档案和档案转递相关知识，分工协作做好毕业生归档、整理及档案转递工作务实与规范，延缓档案转递程序及建立毕业生档案转递网上查询平台。 关键词：毕业生；档案；转递；高校 中图分类号：F20 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）33-0215-02 收稿日期：2013-09-25 作者简介：赵湘渝（1963-） ，男，河南林州人，副研究馆员，从事档案规范化管理与方便利用模式探讨研究。 目前高校毕业生就业模式是毕业生本人与用人单位直接面议、双向选择、多次比较后签订三方协议书、报学校就业指导中心确定分配派遣方案，经省教育厅批准后执行
2、的分配就业方案。这种分配就业模式给用人单位和毕业生双方都提供了更广、更多的选择机会，人才资源市场化配置的结果是人才流动更加频繁，单位退档、毕业生跳槽、毁约改派、鼓励毕业生到中西部欠发达地区、外企、民企、私企等中小企业就业，允许毕业生在毕业后两年之内有一次改派机会等促进就业政策措施，特别是高校的扩招和民办高职院校雨后春笋般的兴起，致使每年有更多的毕业生涌入人才市场，高校毕业生档案转递去向由过去的清一色“单位人” ，变为今天的就业单位无人事管理权而委托人才交流服务中心管理的2“社会人” ，这给高校毕业生档案“安全、及时、准确、完整”转递到用人单位或人才交流服务中心提出了更高要求。笔者认为只有抓住了
3、“档随人走”的人即个人人事档案的当事人要主动关注自己的个人档案去向与动态（档案的当事人要及时查询并确认自己档案是否转递到指定的位置） ，与此同时，学校方面要切实做好以下几方面的规范工作，才能确保高校毕业生档案转递任务的顺利完成。 一、开展学生档案知识讲座，让毕业生了解个人人事档案相关知识和归档转递流程要求；学校有关部门要高度重视并精心组织相关人员通力协作，切实做好毕业生归档和转递工作 （1）让毕业生了解个人人事档案的相关政策法规，知悉毕业生归档材料的清册内容，毕业生归档材料包括哪些材料，提高毕业生对个人人事档案重要性的认识，更多地了解毕业生归档材料要求、档案归档与转递流程、毕业生派遣工作程序、
4、毕业生立卷归档（个人档案）要求等的相关信息。如报到证应是毕业生与用人单位建立人事关系并到用人单位报到的凭证，报到证管户口和档案的转移去向，即除北京和上海市外的任何一个城市上户口落档案。 学籍卡是学籍认证、考学、考职、评聘职称评定、转正定级等的重要依据。个人档案内相关材料的缺失会导致本人以该档案材料为依据的个人证明等无法办理，这会直接影响到个人合法利益的维护和正常社会经济活动的参与。 （2）让毕业生了解机要文件转递档案是怎么一回事，机要文件转递有哪些前提条件、要求和须知：机要局规定县团级以上的国家机关、企事业单位必须与机要局建立了机要投递关系后，方可为该单位投递机要文件，否则不给投递机要。3如没
5、有机要投递关系的中学就只能将机要文件投递到他的上级机关教育局；如外企、民企、私企没有国家人事部门规定的人事管事权，就只能将员工的人事档案委托给当地的人才中心进行管理。机要文件查询规定在一年内凭机要文件编号协助查询，超过一年期限后机要局就不再协助查询了。 （3）个人档案是组织建立，并由组织保管和使用的个人人事材料，具有查阅和凭证作用。本人及亲属不能接触到本人的个人人事档案。个人人事档案在转递过程中，本人应当及时查询档案的转递动态，并及时到档案转入机构查询和确认个人档案是否已经准确转入到档案管理单位。 （4）毕业生派遣工作规定两年之内变换用人单位必须经过改派，每位毕业生两年之内只有一次改派机会。改
6、派必须有原单位的解约函（证明信） 、交回第一个报到证、提供第二个用人单位的调档函或劳资协议书。改派在学校就业指导中心办理，报省教育厅批准后执行。改派后持报到证到户口迁出地公安机关改变户口迁入地并加盖公章。改派后持报到证的附件通知书到个人档案所在单位转递个人档案，将通知书交给个人档案所在单位，请求将过时的通知书取出销毁，将新通知书装入个人档案并按照通知书上的转入单位转递个人档案。 （5） “档随人走”是档案转递的原则，包括人档不能分离，毕业生上户口时要求见该毕业生的个人档案后，才能上户口。深圳市人才中心要求毕业生档案与户口同步管理。 二、通过机要方式转递毕业生档案校院分工及注意事项 （1）档案馆
7、专职档案员负责找好“时点”拷贝学生处就业指导中心的毕业生派遣数据 ，打印“机要转递四联单” ，裁切“机要转递四联单” ，在“机要转递四联单”上加盖公章。负责联系省机要局上传下达机4要文件转递要求，了解机要接收单位的要求，确定学校毕业生档案送到省机要局时间，订专业车辆、定人员和搬运工人。 （2）档案馆安排布置本校各二级学院归档、整理、移交时间、召开培训会、下达文件、确定联系人员建立联系（专职人员指导监督、兼职人员）确定各二级学院的装档时间。 （3）毕业生档案以个人为归档单位，该生的所有归档材料都应夹在该生的毕业生登记表中，包括学年鉴定、思想品德鉴定表、学籍卡、体检表、党团材料、奖惩材料、报到证等
8、。 （4）学院分班为装档单元，按要求规范整理毕业生材料，并在专职档案员的检查和指导下完成装档封袋工作。 （5）学院分班提取毕业生的高中档案，检查、清点、确认毕业班各班学生的高中档案准确无误后签字验收；然后按学号排序（小号在上，大号在下）检查是否有误，检查无误后方可与大学期间产生的档案材料合并装档。 （6）学院提前安排专人到档案馆粘贴机要文件信封，并负责将机要转递通知单和机要转递回执单装入机要信封。专职档案员负责检查机要转递信息是否准确无误！接收机要文件单位是否建立了机要文件投递关系，机要文件信封的书写是否符合机要文件投递要求。 （7）学院分班汇总毕业生在校期间产生的档案材料，特别是存放在党支部
9、书记处的党员材料，应当归入毕业生的个人人事档案袋内，学院应当安排专人负责将学院带来的大学期间档案材料与入学前的高中档案合并后装入本人的机要信封，同时对照毕业生归档材料清单检查每一位毕业生材料归档情况，确认每个毕业生已经装档的材料名称和份数。专兼职档案员共同确认全部个人档案材料装完后，再进行检查，经过抽查无误后封袋转递。 （8）学院负责将异常情况在毕业生归档材5料清单的备注栏内特别注明，确认是专升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存档或缓期转递、留降级、待补考延迟毕业等情况。 （9）学院根据以上情况分门别类处置毕业生档案，按本校专升本、本校保研和考上本校研究生清单 、 存档或缓期转递清单 、
10、留降级、待补考延迟毕业清单要求，分别打綑向档案馆移交以上学生档案。 （10）对正常毕业生和考上外单位研究生的档案，按照每一张机要转递清单上的顺序排列和打綑毕业生档案等待转递，在等待转递过程中机要转递清单上的档案发生变化，如毁约改派、要求存档或缓期转递的，必须在机要转递清单上特别注明情况，处置人必须签名。 （11）档案馆负责“安全、及时、准确、完整”地将毕业生档案材料转递到用人单位或档案托管机构（毕业生档案材料齐全，机要文件袋严密包封） 。 三、毕业生因特殊原因需申请办理档案暂缓转递规范 毕业生延缓转递个人档案程序：本人写出书面延缓转递个人档案申请书，说明为什么要办理个人档案暂缓转递理由，经学院
11、考证、审批同意并明确给出处理意见（须审批人签名加盖学院公章） ，然后申请人持批准后的申请书到档案馆学生档案室签订毕业生档案暂缓转递协议书 ，最后由专职档案员在整理归档完成后，在转出该生档案之前抽出该生档案留下即是。 常见的延缓转递申请理由有：（1）用人单位要求有工作试用期36 个月不等；（2）用人单位确认录用该毕业生，但是进人编制指标待审批落实；（3）西部志愿者、村官等政策允许留存的个人档案；（4）用人单位是总公司签约给出的待遇条件较高，而实际用人单位是下属子6公司，学生报道上岗时才发现总公司签约给出的待遇条件不能兑现而毁约改派；（5）毕业生盲目签约或有多家用人单位表示愿意录用后，该生毁约后改
12、派正在办理中，不能转递个人档案；（6）毕业生报道后，用人单位体检或试用期不合格，将毕业生和档案退回学校；（7）毕业生签约单位在外地离家较远，学生父母亲不愿意子女远行致使毕业生未报道而重新派遣；（8）考生父母属于支边或“三线”建设工作多年，学生在校学习期间学生家长已经调往内地工作，毕业生毕业时派遣回原生源所在地而学生本人要求改派；（9）博士入学考试时间安排较晚，录取和发出调档函时间就更晚，这部分毕业生主动要求个人档案暂缓转递；（10）学生考上博士后调档的须在进站开题后，才能办理档案转递事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，报道时间为 130 天，但是这两个城市要求必须有入城指标才能上户
13、口落档案，工作单位为了避免退档和方便上户口主动要求学校办理档案暂缓转递，以便用人单位落实进城反指标。 四、建立毕业生档案转递情况网上查询平台，及时发布档案转递信息，方便毕业生快捷准确地查询到个人档案转递信息，妥善管理所有遗留在校的学生档案 毕业生档案转递到省机要局后，档案馆专职档案人员负责及时地将毕业生档案转递数据上传到档案馆建立的毕业生档案转递网上查询平台；档案馆专职档案人员负责处理毁约、改派、用人单位退档的毕业生档案，负责延期毕业生的档案转递工作；档案馆专职档案人员负责及时地将毁约、改派、用人单位退档的信息上传到档案馆建立的毕业生档案转递网7上查询平台，方便毕业生在线查询；档案馆专职档案人员负责所有往届毕业生档案的查询，负责管理所有遗留在校的学生档案，负责接待和处理在校和离校学生档案方面的遗留问题。
