1、1浅议信息化时代的高校校办企业档案管理摘 要：作为记录校办企业成长与发展的信息载体，校办企业档案在校办企业乃至学校的发展中发挥日益重要的作用，其管理问题不容小觑。但目前存在档案现代管理意识薄弱、工作现代化的信息滞后等问题。面对全化信息化趋势和我国日益提高的信息化程度，高校校办企业依托于高等院校，产学研结合，有便于信息化的优势，也有自身的局限性。在信息化社会，只有在统一领导、分级管理的指导原则下，加强工作人员的业务素质和创新能力，引进现代技术与设备，实行现代化管理，积极开发档案信息资源，才能为企业经营和学校发展提供有力保障。 关键词：高校校办企业；档案管理；信息化 中图分类号：G275；G647
2、 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）23-0275-03 我国企业对其档案工作的认识是伴随着现代企业制度的确立与建设而逐步深化的，因此可以说，完整意义上的企业档案工作是在 20 世纪 80年代的中后期才真正出现的。当企业档案工作的地位在企业中明确之后，企业档案工作便与企业改革同步。企业档案作为企业各项活动中的一种重要信息资源发挥着重要的作用。当今全球信息化趋势愈演愈烈，我国的社会经济信息化程度日益提高，企业档案工作也始终处于不断的探索和变革之中。而高校校办企业，作为相对特殊的企业，依托于高等院校，既承载着高校科研人员的科学研究、大学生的专业实习基地的使命，又2担负着力争收
3、获经济效益，为所属高校增加创收的重任，可谓走在科技与信息化的前列。作为记录校办企业成长与发展的信息载体，为本企业和所属高校服务的校办企业档案，在校办企业的发展中发挥日益重要的作用，其管理问题便不容小觑。 一、高校校办企业档案管理问题现状 （一）档案管理意识薄弱 各行各业无不形成档案，无不需要查考档案。在各单位建立档案馆或者档案室为本企业服务是比较普遍的现象。我国建立的企业档案馆体系中，除却档案处行驶行政管理职能外，档案馆一般具有集中管理企业档案史料和开放与服务的职能，是企业档案信息存贮和开发利用的中心。而统一管理本单位档案以及主要为本单位服务，是档案室区别于档案馆的本质特征。档案室是机关、团体
4、、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要面向本单位内部，参与企业文件工作的管理，为本单位的工作经营、现实生产和科学研究服务。高等院校的校办企业档案室，一般属于综合性档案室类型，便于统一管理本单位党政团档案、科研档案（包括社会科学和自然科学） 、生产经营档案、财会档案等，优于分设科技档案档案室和机关档案室，利于档案信息资源的综合开发以及有效利用，也符合机构精简原则。 但是，相对于高等学校一般有专门独立的档案管理部门，由于其所属校办企业以中小企业居多，故多数不设专门的档案管理部门，且对档案工作认识不足。许多企业错误地将档案工作看作简单的资料收集与整理，没有专门的档案室和档案工作人员，
5、更没有建立严格的档案管理制3度。个别企业的档案工作机构被设置到企业办公室等其他部门之下，对企业信息的掌控能力和统筹运用能力较低。根据有关法律、法规的规定，企业档案部门应列入企业编制系列，由企业有关负责人直接领导，而许多校办企业的档案工作人员由编外人员担任，或者编制内员工兼任，缺乏扎实的专业基础和专业技能。有的企业虽然意识到企业档案的有效价值，设立了专门的档案部门，安排专职人员，但档案工作并没有走上严格的制度化之路，只是成为企业文化建设的部分装饰。实际上，规模较小的企业，即使不设专门的档案机构，关于文件的形成、管理与归档要求也应在其他制度中体现出来，这样才能保证校办企业的正规化发展，才能够面对市
6、场竞争作出灵敏应对。 （二）档案工作信息化滞后 企业对档案的需求，要求提供的档案信息集中、系统、准确、及时和方便，但校办企业档案管理水平由于受人和物诸因素的影响，目前存在信息滞后，没有把档案信息资源的开发利用升到相应的高度。现阶段信息形式呈现多样化，企业档案的记载手段多种多样，目前除了纸质材料外，还存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的载体，如照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘等。这些非纸质材料的信息载体，通常被称之为“新型载体档案” ，因为可通过文字、数字、声像等形式，更加准确生动地记录历史，反映企业的生产经营活动。但是许多校办企业对新型载体利用率低，所以存在诸如
7、档案鉴定水平低，档案数量庞大而档案信息质量不高；档案保管不善，霉烂、变脆、虫蚀、字迹褪色、污损等；档案收集的不完整，缺失较多等问题，4需求与档案管理存在矛盾。部分企业档案虽然利用了先进的新型载体，并运用现代通信技术，建立了局域网等。期望实现档案信息传递网络化。但是互联网归档检索并不成熟，数据库规模小、功能少、不完备，尚不达到档案计算机电讯三位一体的档案工作阶段水平，影响了档案的有效、准确、快速利用，造成资源浪费，甚至影响了企业发展。 二 、提高校办企业档案管理效率的途径 （一）统一领导、分级管理 信息化时代，在企业的运转与发展中，信息资源发挥着越来越重要的作用，有些甚至是物质资源所无法比及的。
8、面对日新月异的信息变化、不断推进的社会经济改革，忽视对信息资源进行收集、归档、开发利用，便难以在激烈的市场竞争中扎实地立足。而企业档案工作属于企业信息工作的重要内容，既要维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌，同时也要为企业的正常运转提供信息保障，是企业管理基础工作的有机组成部分。校办企业某种程度上作为企业的附属物，其内部的各项管理活动均受到学校的干预与领导，因此需要加强高校和企业领导认知，提高档案管理与保护的意识，重审企业档案的地位，制定相应的档案管理制度。 统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制，是档案工作发展的基本要求。而一所高校的附属校办企业往往并非只有一个，如笔者所在高
9、校的校办企业集团即拥有酒店、加油站、机械部件加工厂、建筑公司、印刷厂、煤炭经营等多种产业类型企业，只有实行统一领导、分级管理，才能克服档案分散保存弊端便于企业、学校方面的利用。校5办企业隶属于高校，为实行统一领导、分级管理创造了极为有利的客观条件，这同时要求相关领导意识到档案工作的重要性。因为校办企业的档案贮存了大量知识，承载各种信息，既具有历史的真实凭证作用，又具有可靠的广泛的参考作用，或称情报作用，是科学研究的可靠资料。而校办企业的档案工作，是管理档案和提供档案信息为企业、学校科研实践服务的一项业务系统，囊括对企业内部的各职能机构在各项活动中形成的具有保存价值的档案文件，进行收集、整理、鉴
10、定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作，因此，档案工作具有管理性、科学性、服务性、政治性、机要性等一般属性。 同时，档案工作系统具有整体性、相关性、目的性、有序性等特征，所以要求档案工作系统的各个环节相互联系，相互配合。 校办企业由于隶属于高校，既有学校事业编制人员，领导干部，又有编制外雇佣员工，既是学校科学技术研究和应用的基地，又作为企业，需要获取最大限额的经济利益。校办企业的特殊性决定了其档案，及含有人事部门在工作活动中形成的，记述和反映个人经历、德才表现等情况的人事档案，又有在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、
11、录音等科技档案。只有各个分散部门相互协调，才能实现档案工作总目标，达到信息资源的有效利用，将档案资源转化为现实生产力。 （二）加强工作人员素质 企业档案工作者的思想素质和业务素质可谓是做好企业档案工作任务的重要前提和保障。企业档案工作者在工作中需要有较高的思想素养6和职业道德，以科学的世界观和方法论为指导，以为学校和企业服务为宗旨，自觉地贯彻国家有关档案工作包括校办企业档案工作的法律法规、方针政策，热爱本职工作，正确对待名利，立档为公，勇于开拓。另一方面，企业档案工作专业性强，业务内容很多，因此企业档案工作者要高质量地完成本职工作任务，就必须努力学习，掌握广博而扎实的理论知识，同时要理论联系实
12、际，要勤于实践，不断提高业务素质和水平。 校办企业工作者依托高校优势，科学文化知识水平高，但是企业档案工作实践性强，所以需要联系实际，灵活运用，才能提高办事能力和业务水平。工作人员素质的提高既需要自身的不断努力，又有赖于企业及企业档案部门的长期培养。从学校和企业角度看，企业档案工作队伍的建设，需要纳入工作计划，予以综合考虑，加强员工素质培训。从工作人员角度看，除了恪守职业道德具备一般的档案专业知识外，信息化还对企业档案工作者提出了一些新要求，这就需要及时补充和汲取计算机、网络知识，以及录音、录像、摄影等方面知识，观念上及早把新型载体档案管理当成自己工作中的重要组成部分，特别是在制定各项规章制度
13、时，要把这些档案考虑在内，尽快适应档案工作的不断发展，并勇于创新。 （三）实行现代化管理 随着信息产业的发展和信息技术特别是网络化和数字化技术的普及应用，信息的载体愈来愈趋向现代化、科技化、数字化，信息服务的传统方式被冲破，正在向电子化方向发展。 声像等多种承载档案信息的媒体，尤其是多媒体技术的出现，使以7上各种信息媒体集成在同一文件中成为可能。面对档案数量和载体等方面的变化，以及要求及时准确地获取所需信息的需求方式的变化，要求传统的档案管理体制开始向档案信息开发和服务为特征的新体制转变。 校办企业依托于学校的人才优势，产学研结合，有便于信息化的优势。对规模不大的校办企业来说，人才的培养优于现
14、代设备的引进。许多单位不可能拨出足够的资金购买全套现代技术设备，所以在积极引进技术的同时，还要提倡工作人员的创新精神，进行技术革新。档案管理技术手段越先进，对工作人员的专业化素质要求就越高。既运用电子计算机等现代技术手段实现档案管理的自动化，又运用现代通信技术实现档案信息传递网络化，运用现代光学声学技术实现档案微缩化，提高档案保护技术。只有加强信息化工作建设，才能为校办企业乃至学校的发展，提供更加便捷、准确的信息服务，实现资源共享。 总之，档案工作的发展是持续不断的动态发展过程。在这个过程中，管理部门由非独立到独立，管理模式由简单管理、经验管理到复杂管理、科学管理，管理手段由手工到计算机，管理
15、系统由封闭到开放。校办企业的档案工作也必须服从客观事物的一般发展规律，在领导的统一决策下，提高工作人员素质，运用现代科学理论、方法与技术，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息，为企业经营和学校发展提供有力保障。参考文献： 1 宫晓东.企业档案管理学M.北京：高等教育出版社，2001. 2 吴宝康.档案学概论M.北京：中国人民大学出版社，1990. 83 吴舜龄.中国的信息化M.北京：中国水利水电出版社，1997. 4 张其林.高校校办企业档案管理存在的问题及对策J.经济研究导刊，2011， （17）. Analysis of the archives management in univer
16、sity running enterprises in the informatization age ZHANG Qi-lin （Shandong industry and commerce college，Yantai 264005，China） Abstract：As the carrier of information recording growth and the development of school run enterprise，play an increasingly important role in the development of enterprise arch
17、ives of enterprise and school，the management should not be underestimated. But there are information lag and other issues archives modern management consciousness weak，work modernization. In the face of all the information trend and the increasing degree of information，college run enterprises rely o
18、n Colleges and universities，the combination，to facilitate information superiority，also have its own limitations. In the information society，only in the guiding principles of unified leadership，classification management，strengthen the staff professional quality and the ability of innovation，the intro
19、duction of modern technology and equipment，implementation 9of modern management，actively develop the archives information resources，in order for the enterprise management and the development of the school to provide strong guarantee. Key words：university running enterprise；file management；informatization
