1、1探究档案数字化管理在医院档案管理中的应用摘 要：数字化已经成为了医院档案工作的新方向，目前大部分医院都在逐步开展档案数字化建设。但是档案数字化建设是一项长期浩大的工程，除了需要投入大量的资金技术以及人力资源成本外，还需要医院领导层具有统筹规划意识，档案人员具备计算机操作技术等。本文主要论述了当前医院开展档案数字化管理所存在的问题，并据此提出了相关对策。 关键字：档案数字化；医院档案；管理体系；对策 医院档案医院的一笔宝贵财富，对于医院各项管理经营、科研创新、文化建设都有着举足轻重的意义。档案是医院开展日常经营活动的重要基础。譬如，病历档案是医院开展医疗服务的有效凭据，具有法律效力，当发生医疗
2、纠纷时，举证倒置原则下，医院可以依据患者的病历档案进行维权，保护医院和患者的正当权益。而人事档案记录了医院所有人员的各项资料，是现代医院队伍建设、人力资源优化、岗位结构调整等的重要依据。数字化档案管理是医院信息化建设的内容之一，也是当前我国医疗行业转型的必然要求。 1 档案数字化管理中存在的问题 1.1 人才制约 专业人才的缺乏是当前档案数字化管理的最大障碍。由于缺乏专业人才，医院在开展档案数字化建设时不能有效地开展整体规划和具体细2节的制定。即使数字平台搭建好后，也会由于档案工作缺乏必须的网络操作技术，而导致平台的利用名不副实。此外，部分医院甚至是由其他员工兼职档案管理，其工作能力不但有待考
3、量，甚至其工作热情和日常工作量都难以保证。 1.2 制度有待完善 医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹1。它记录了医院在不同发展阶段包括前身、建设规划、基础建设、财务活动、设备科研、党建工作等在内等的各项事务，保存好医院档案能够使我们全面地认识医院的发展轨迹以及历史沿袭。不同性质的档案管理有着不同的要求。但目前医院的档案工作由于多种限制而存在粗放式管理，制度笼统松懈，针对性不强。因此造成了档案出现遗漏遗失、损坏甚至是偷盗篡改。这样不仅不利于档案的长期有序管理，而且还可能使医院的内部信息、保密成果受到破坏与泄露。 1.3 档案管理意识落后 开始医疗改革后，医院公益性质和事业单位
4、性质逐渐削弱，医疗服务和经济利益成为了其发展的主要方向，像档案管理这类后勤保障类的工作逐渐受到冷落。致使在医院领导层以及档案人员都逐渐放松了对档案工作的管理。这样下来，致使档案工作的物理环境、经费投入、人员制度保障等都难以满足档案管理的正常需求，更谈不上档案的数字化管理。 2 提升医院档案数字化管理的对策建议 2.1 树立医院档案管理的数字化观念 3数字化是现代档案管理的基本发展思路。医院开展档案数字化工作，必须首先转变观念，摒弃传统的人工操作。医院管理层应积极树立现代化的档案管理观念，深刻认识档案数字化发展对于提升档案管理成效，构建医院信息化体系的重要意义。档案部门应当深刻到当前形势下档案工
5、作肩负着提升医疗水平，创新工作局面的承前启后职能。档案人员应当尽早树立数字化意识，同时积极开展学习。只有首先树立了现代档案管理意识，才能确保数字化工作的有序开展。 2.2 推进档案数字平台建设 数字化档案管理应当充分依托医院的信息化平台。一是积极在医院局域网内积极构建档案管理网络，重点建立档案的电子资源库。从而逐步实现手工作业向数字化管理的转型。二是重点开发档案网络与医院信息化平台的有效对接和信息共享。实现平台对接和信息共享后，档案的采集与筛选工作就可以直接通过信息平台完成，而不必再经过纸质资料这一过程。三是开展重点项目的档案管理。对于医院的科研立项、管理试点等重大项目应当建立独立档案，并与其
6、所属档案分类项目的管理并行。同时积极协助课题组完成项目立项、资料整理、建档归档及组卷等工作。此外还应当适当开放医院档案，为医院的医疗科研、经营管理、文化建设等工作提供资料与参考。 2.3 加快传统作业与数字化融合 从目前来看，医院档案管理的数字化仍然处于降低水平。仅仅是人工的手写记录操作转变为了电子形式，而远没有实现依托计算机技术的信息处理平台。笔者认为，今后医院开展数字化档案管理工作应当着重4将档案管理从传统人工向数字自动转变。实际上，传统档案管理是其数字化的前提和基础，也是其过渡阶段的重要辅助工具。这两者之间既有形式上的区别，又有着内在联系。因此医院在推进数字化档案工作时，应当充分依托传统
7、档案管理，积极开展数字化的档案业务再造，分阶段分步骤地开展数字化改造。 2.4 开展软件硬件建设 在医院科技档案数字化建设过程，要以计算机分布和网络设施为基础的硬件建设2。数字档案管理的建设不可一蹴而就，需要全院上下全员参与。它涉及广泛，包括了网络工程、软件系统、硬件支撑、信息的采集处理及存储规则、网络安全等诸多技术问题。笔者认为医院当前的档案数字化工作应当从以下方面入手：一是积极开展软硬件建设3。硬件建设，包括基础的机房、计算机、办公自动化、网络通信等。医院前期应积极投入资金，加强硬件环境建设，开发引进软件平台。在构建信息平台的过程中，重视平台的移植性和实用性。二是积极统筹档案资源。由于医院
8、档案管理工作覆盖面广，包括了医院建设沿袭、人事档案、病例资料、科研成果等等。这些档案由于长期采用封闭式的人工管理，其中本身就存在着一些归档错误、填写不规范、资料破损遗失等问题。因此在开展档案数字化建设时，应当对现有档案工作进行全面的梳理与校验。同时医院内部深入调研档案资料采集、筛选、审核以及保管过程存在的问题，也为今后的数字化发展提供参考。 2.5 加强数字化档案队伍建设 数字化档案管理工作除了在软硬件环境上需要医院积极投入资金，5购买基础设备，引进信息平台。现代档案工作应尽早从传统的手工作业步入自动化、网络化管理阶段4。医院应将人员培训纳入数字化档案管理的实施路径中。档案人员应当尽快转变心态
9、，树立现代化的档案管理观念。尽早围绕数字化工作成立专业小组，积极开展档案调研，引进其他医院成功的数字化档案建设模式与经验。同时联合医院信息中心积极制定数字化档案工作的实施路径、步骤等问题，邀请专业数字化档案人员来院开展工作指导和业务培训。从而加速数字档案工作的进程，并提高人员数字化业务操作水平。 3 结语 随着社会现代化进程的持续推进，医院档案数字化管理已经成为了趋势。然而数字化并非可一蹴而就的。医院应当积极树立档案管理的数字化观念，推进档案数字平台建设，加快传统作业与数字化融合，同时开展软件硬件建设以及加强数字化档案队伍建设。只有始终围绕档案数字化管理，多管齐下，结合医院工作实际采取多种举措
10、，才能有效提升医院的档案管理成效，建设一条特色数字化档案管理路子。 参考文献 1 李刚仲. 计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析J. 中国医药指南，2012，07（30）：137-139. 2 胡均兰，吴舟，张玲. 对医院档案管理工作的思考J. 中国科技信息，2005，01（08）：2058-2059. 3 左效波，宋剑. 浅谈计算机技术在医院档案管理中的应用现状及对策J. 求医问药（下半月） ，2011，07（11）：198-200. 64 魏庆红. 试论医院档案的信息化管理 J. 云南档案，2009，07（06）：53-54. 5 王兆学. 浅议医院档案管理信息化建设J. 黑龙江科技信息，2010，08（02）：182-183.
