1、1探讨机关干部人事档案管理的问题与建议摘要机关干部人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、归档不规范等一系列问题，究其原因是多方面的。要从根本上解决目前的人事档案管理问题，就必须全面普查、加强组织领导、提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度等。 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 第一章人事档案概述 一、人事档案的定义 人事档案是组织人事等部门按照党的有关政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。依据中组部的
2、干部档案工作条例 ，人事档案管理包括：档案管理的体制、机构和职责；档案的内容和分类；档案的管理范围；档案材料的收集、鉴别与归档；档案的保管与保护；档案的提供利用；档案的转递等。 二、档案材料的鉴别及归档要求 为保证档案材料的原始性和客观真实性，保障人事档案的安全与利用，严格控制进档材料的来源与收集是必要的，对档案材料的鉴别也是必不可少的。 2鉴别归档材料，必须根据中央有关文件精神，以有关规定为依据，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，并根据形成材料的历史条件，材料的主要内容、用途及保存价值，确定材料是否归档。归档的材料应真实客观、文字清楚、对象明确、手续完备，成套的材料必须
3、完整齐全，有些材料还需要经组织审查盖章或本人签字后方能归入档案。归档材料应是原件，一般不得使用复印件代替原件存档。人事档案材料，须统一使用 16 开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。另外，材料转递、归档的过程要符合组织转递手续及程序。 第二章干部人事档案在机关人事管理中的作用 一、干部人事档案在机关人事管理中具有导向和联接作用 干部人事档案是机关档案的重要组成部分，是干部管理资料的核心内容，是推进干部人事制度改革、干部队伍建设等工作的重要参考材料，并可为上级部门对干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。 另外，从组织和个人的关系来看，人事档案工作是“员工
4、之家”的重要体现。因为，人事档案记载着一个人的成长轨迹，它作为记录个人经历，政治面貌，品德作风等内容的重要材料，在现阶段仍发挥着凭证、依据和参考的作用。如调动工作、出国政审、评定职称、求学、公证、出具各类人事证明等；另外，在办理退休、缴纳社会养老保险金等问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、参保时间等都将成为主要依据。如果没有档案，个人的权益就无法得到保障。更无从谈起干部3员工对组织的归属感和信任感。如果有了人事档案管理，在无形中就会对干部、教职工形成一种约束力，促使他们更好地为社会的稳定和发展起到表率作用，从而有利于各项管理工作的顺利实施。 干部人事档案在机关队伍管理工作中起着促进作
5、用。 作为政府机关的工作人员，工作宗旨就是全心全意为人民服务，政府机关的权力是国家和人民赋予的，要正确对待手中的权力，实事求是、踏踏实实的用好、用对手中的权力为老百姓办事，为群众服务。机关干部的素质、业务水平的高低就直接影响着对权利的运用。干部人事档案是一套完整地反映每个干部的业务能力、素质水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划的合理使用每一位干部，极大地提高了机关效能。因此，干部人事档案管理工作是了解和选拔干部的重要依据，也有利于调动每位干部的积极性。 第三章机关人事档案管理的存在问题和主要原因 人事档案作为一种特殊的档案，依据相关法规制度的要求，在档案管
6、理中必须要有完整的管理模式和管理制度，规范对档案材料的收集、鉴定、整理、查阅、保管范围以及转递程序，确保人事档案的完整与安全。杜绝涂改、撤换、销毁、伪造等违法违规事件的发生，保障了档案材料自身的原始性和真实性，保障了人事档案的利用价值。 一、存在问题： 1.人事档案内容失真。真实性是人事档案的最重要的特点。但有的部分档案材料中内容的真实性不高；有的档案中材料内容前后不符，如4出生年月公历、农历填写随意，甚至随意将年龄改大或改小，且没有说明；有的学历文凭存在做假现象，使用不法手段去买回假学历；有的考核鉴定材料只有优点、没有缺点，只有成绩、没有差错。 2.人事档案材料不全。部分人事档案材料出现缺小
7、履历表、年度考核表，学历、职称、工资材料也不全的现象。究其原因有两方面：一是一些干部职工对人事档案错误认识。由于某些干部近年来没有太大的变化，不够重视，有的人填写表格过于简略，如履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系没有填写等；还有一些如学历、培训、职称等材料，为方便日后填写相关内容，不交回人事档案部门归档。二是人事档案部门没有将材料及时收集归档。一些单位的人事档案工作人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，甚至是同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 3.用纸规格、书写工具不
8、规范。档案用纸规格不一，现行的办公用纸为 A4 纸，而档案用纸则要统一使用 16 开办公用纸。存在为方便而使用 A4 纸的现象，使得装订归档工作十分不便利。有的档案材料上没有使用黑色或蓝黑色墨水填写，而是用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，时间长了容易褪色。 4.归档材料不准确。档案部门工作人员没有对材料进行甄别，对不该归档的材料归了档，该归档的没归档，归档工作不规范。没有目录号，一卷多册现象较多。许多档案未标页码，如果使用中掉页很难发现。 5.人事档案利用计算机管理不规范。一些档案存在输入信息与原件5不一致和错字、漏输情况；档案分类不准确，编号不规范，同名同姓不能区分等问题致使档
9、案不能有效利用。计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具，它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息都是无用信息。 二、主要原因： 1.档案意识淡漠。有的干部认识不到档案对干部工作的重要性和必要性，不懂得干部档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源，不知道报送、不及时报送应该归档的个人档案材料给管档部门，长时间地存放在干部个人身边或所在单位人事部门，久而久之，就会出现干部档案材料遗失或破损的现象。 2.业务素质不高。有相当一部分组织人事干部由于平时工作繁忙或由于人员更换频繁导致档案业务学习落后，形成对档案业务知之不多甚至全然不知的现象，
10、不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使干部档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管，也是形成档案资料短缺的一个重要原因。 3.传送渠道不够通畅。有的干部已经向所属单位上交了应该归档的村料，由于组织人事科室人员责任心不强，不移送或不及时移交档案资料给管档部门，或者交到了无权管档部门，而这些部门又没有及时移交有权管档部门，形成单位转送管档单位差错。有的借阅或调阅档案单位不及时归还。 64.工作力度不到位。由于管档人员责任心不强，工作强度不够，也不积极主动向有关干部索要档案资料，不及时将资料放进个人档案；或由于管档人员严重不足，实在顾及不暇；或
11、由于基础资料台账不全，档案底数不清，缺少档案资料根本无从查起和补起。 5.领导重视不够。有的单位领导没有把人事档案放在应有的位置，平时对档案工作不闻不问，舍不得投入人力、物力和精力，不注重调动人事干部或档案管理人员的积极性，不落实相应的政治经济待遇。 第四章改进机关人事档案管理的措施 一、全面普查档案。这是实行人事档案规范化、管理标准化的第一步，也是最重要的一步。必要时还要抽调素质高、业务精、肯吃苦的人员，集中人力、集中时间、集中精力，帮助管档人员清理干部档案，去伪存真、去粗取精。 二、加强组织领导。领导重视是做好档案工作的关键。只有各级领导思想上重视、行动上落实，加大人力、物力、财力上投入，
12、经常过问和检查档案工作，才能使档案工作上台阶、上水平。 三、强化队伍建设。按照干部档案工作条例第 7 条 “县以上（含县）的组织人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。 ” 的规定，各机关单位要配备足够管档人7员，做到专人专责。 四、加强责任意识。搞好干部职工档案工作，不但需要各级领导的齐抓共管和每一位干部的共同支持
13、，更要靠各级组织人事干部和管档人员的不懈努力。不断强化各级各类干部职工的档案意识，尤其是各级组织人事干部和管档人员的责任意识。干部本人要将应该归档的材料及时通过人事部门移交或直接送交管档部门进档。管档人员要扎实做好各项具体细致的工作，要全身心地投入，把大量的工作做在平时。 五、举办业务培训。要加强对管档人员和各级组织人事干部经常性的档案业务短期培训。对管档人员，主要是以自学为主、组织培训为辅。档案业务培训主要是采取举办短期业务培训班的形式，进行系统档案业务培训和干部档案观摩活动。自学主要是为他们订阅档案业务书籍，以期达到准确地掌握档案管理知识，熟练地运用到档案工作中去，自觉地做好档案工作。对乡
14、镇及单位人事干部，主要是培训形成材料后如何进行材料搜集、鉴别，并在形成完整材料后一个月内送交管档部门。对于干部个人，主要是让他们了解哪些材料应该归档、怎么归档，对应该归档的材料如何进行规范化的填写，要编发规范化的档案材料填写说明，并提出有关填写要求。对档案用纸规格和书写工具提出明确要求。 六、完善制度建设。人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。建立年检制度，各个管档部门每年要对所管理的档案进行一次检查核对，对学历一定要有8权
15、威的鉴证部门进行鉴证，出具证明并加盖公章，杜绝文凭做假现象。发现问题要及时解决。管档人员平时要经常地做好档案材料的搜集、审核、甄别和归档工作。要严格按照档案十类材料的先后顺序进行规范化管理。对干部档案审核工作中发现的短缺档案材料，要多方查找，尽量找到原始材料，实在找不着的，则要进行弥补。 【参考文献】 （1）中央组织部. 国家档案局干部档案工作条例. 1991 年 4 月 （2）王云庆、苗壮.现代档案管理学. 2002 年 220 （3）傅华.聚焦人事档案 、 中国档案2003 年第 4 期 （4）杨凤仙.档案管理现代化问题研究.云南档案. 2009-09-20 （5）杨俊平.人事档案管理.中国档案 2007 年 5 月专刊. （6）董万宝.当前干部人事档案中存在的问题、成因及对策. 2005-8-25
