1、电大档案管理工作的现状与对策摘要 当前电大档案管理仍存在诸多问题，与普通高校相比，其档案管理无论是管理方法、管理基础设施，都远远落后，也不能适应电大本身发展的需要。因此，提高电大的档案工作管理水平，适应时代发展需要，是电大面临的一项重要任务。 关键词电大；档案管理；思考 档案管理工作为高校的一项重要工作，它曾经为电大的发展发挥了积极的作用。但随着现代信息技术的发展，档案管理工作进入了自动化与网络化的时代，与普通高校相比，电大的档案管理无论是管理方法、管理基础设施，都远远落后，也不能适应电大本身发展的需要。因此，提高电大的档案工作管理水平，适应电大开放教育事业发展的需要，是摆在电大人面前的一项重
2、要任务。 一、电大档案管理的现状及存在问题 1、档案管理工作被忽视。档案管理本来是学校管理中一项重要的基础性工作，但是随着当前电大的发展步入了多元化的阶段，繁忙的工作加上有限的人力物力，使电大无暇顾及档案管理工作，学校领导极少过问，资金投入，设施更新，人力配置，培训提高等更无从谈起。 2、档案管理手段滞后。当前，信息化、科技化档案管理段已被高校、企事业单位普遍使用。然而电大系统仍在使用落后的人工管理手段，档案从收集到整理、立案、归档等工作，都由手工操作来完成，效率低，不规范，不全面。 3、档案管理缺乏统一部署。目前，电大办学形式越来越多样化，既有由中央电大、省电大开设、管理的学科专业，还有网络
3、学院远程教育，以及与相关普通高校联合办学的学科专业，其档案由各部门的人员管理，档案资料分散，难以查找，也容易丢失。 4、档案的服务功能部分缺失。当前在电大，档案除了满是记录学生考试情况，办理学生毕业手续之外，其它的服务功能如教学、育人、管理以及电大发展服务的功能，已基本被忽略，很少被人问津。 5、档案管理人员素质较低。由于电大档案管理人员往往都是各部门安排的，具有明显的临时性质，没有专业知识，也没有接受档案专业的系统学习和培训，因而管理水平较低。 二、加强电大档案管理的建议 1、提高对档案管理工作重要意义的认识。档案工作是学校管理工作的重要组成部分，充分体现了学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀
4、、办学特点和办学成果。学校的专业设置与更新，课程设置与教学安排、师资队伍建设、教学管理等方面的改革都依赖于档案信息与档案数据。从电大的远程教育对信息交流、沟通更为迫切，而档案资料的积累、充分利用档案信息资源，借助互联网络渠道，是远程教育基本途径。再者，完善的档案管理机制与档案管理信息，能为学校创造经济效益提供有力支持。当前，高等教育尤其是成人高等教育已步入市场，成人教育面临激烈的市场竞争，电大作为一所成人高校，必须实现与市场接轨，并在参与市场竞争获得经济效益，才能生存发展。而制定学校发展目标、措施，都离不开档案资料。 2、更新观念，把档案管理工作纳入电大的重要议程 一是摒弃档案管理无用的观念，
5、通过宣传教育，使电大的教师员工都认识到档案管理工作的重要性，自觉地做好档案管理工作。二是树立档案管理工作与学校各项工作全面协调发展的理念，把档案工作列入议事日程，使档案信息资料更好地为学校发展服务。 3、建立健全档案管理制度，实现电大档案管理规范化 应根据有关档案法规和电大的实际情况，制定管理制度，使教学档案管理全面实行“三纳入” “四保证”：即纳入学校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性
6、和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，由上而下建立起严密的监督机制。 4、加强档案管理硬软件建设，提高档案管理水平 采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全。采用适合本校档案分类和编目的网络版档案管理软件，对档案馆藏所有档案进行计算机数字化、网络化管理，加强档案信息网络综合服务系统建设，加强档案信息网站建设。 5、调整电大档案管理机制，提高档案管理人员的业务素质 首先，改变目前分散管理状况，建立统一管理模式。要把那些具有档案专业知识，专业技术技能的人才调整到档案管理岗位，并相应稳定。然后逐步将目前由各部门分散管理的档案资料集中到学校统一管理，
7、提高档案管理效率，促进档案管理科规范。 其次，加强对档案人员的继续教育。面对二十一世纪档案工作的未来，为适应岗位发展的需要，档案人员必须拓展知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。档案专业人员继续教育的类型和形式、方法与手段，可因人而异。平时牢固掌握档案基础知识及基本技能，随时代的发展则需要及时补充一些新技术新方法，因此需要灵活掌握。同时档案人员要补充有关档案知识，不能“等”和“靠” ，最简单有效的办法是通过自学来掌握，通过实践来提高，比如经常阅读档案专业期刊，提高档案专业知识，了解档案事业发展的新动态。要鼓励档案人员利用各种教育方式，提高高校档案
8、人员的学习兴趣，克服学习中的困难。要掌握计算机技能，对编排。检索和录入等档案管理项目做到驾轻就熟。 6、 切实强化主动服务意识 档案工作要为学校各方面工作的顺利开展及时提供真实、准确的信息依据，从最大限度地发挥档案效能的角度看，尤其是在电大建设中，面对今天学校规模、结构以及内部管理体制等方面的种种变革要求，档案工作如果做得好，能够起到十分突出的信息辅助作用，因而更需要有主动服务的精神。 参考文献： 1倪慧敏.柯友良，黄文卿.高校评估档案管理规范化的探索J.档案学研究，2006，5 2葛凤云.谈高校档案管理人员应有的素质J.天津农学院学报，2000，4 3吴竞华，陈根才.基于三层结构模式的档案管理系统设计及实现J.计算机应用，2000，8 作者简介： 韦燕丽，女，广西广播电视大学百色市民族分校，助理馆员。
