1、企业档案管理现代化的探索与实践摘 要：企业档案具有专业性、历史真实性、不可再生性等显著特征，其主要具有历史凭证、文化积淀等方面的社会功能与作用。随着时代技术进步和企业转型发展，企业档案管理方式也在实践中得到不断创新与发展。当前，数字化与纸质化同步发展，成为企业档案信息化的必然趋势。 关键词：企业档案；企业文化；信息化；转型发展 Abstract: Enterprise archives is professional, historical authenticity, non-renewable significant features, the main social function an
2、d role has historical voucher, culture etc. As the era of technical progress and enterprise development, enterprise management archives have been continuously innovation and development in practice. At present, the synchronous development of digital and print, has become the inevitable trend of ente
3、rprise archival informationization. Key words: archives of enterprise; enterprise culture; informatization; transformation and development 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013） “兰台”者，汉代宫内藏书之处，是汉代中央档案、典籍库，隶属于御史府，由御史中丞主管。置兰台令史， “掌图书秘书” 。兰台典藏十分丰富，包括皇帝诏令、臣僚奏章、国家重要律令、地图和郡县计簿等。东汉明帝时任班固为兰台令史，后又有陈宗、尹敏、刘复、
4、杨终、傅毅、贾逵、孔僖、李尤等人出任兰台令史，他们在兰台管理档案，典教图书，撰写史书。兰台对后世的影响很大，由于班固曾任兰台令史，后世称史官为兰台；又因兰台是修史机构，后世把史官机构亦称为兰台；因兰台典藏档案最初为监查弹劾百官之用，故后世也称御史台为兰台。唐代也曾改秘书省为兰台。兰台现在已经成为档案的代名词。 一、企业档案的特殊功能和作用 档案具有特殊的功能和作用，能够还原历史，追溯过往，提供决策的依据，是不可替代和再生的。这既是笔者在 2004 年刚刚参加工作的时候，作为基层档案管理部门的普通一员，从档案管理前辈那里接受的理念，也是在大学里学习档案管理课程时扎下的档案情节之根。 其实，一直以
5、来，档案在人们的工作、生活中时时刻刻都发挥着作用，已经和人们的工作、生活融为一体润物细无声。在一个企业内部，从经营决策、技术研发、生产、质量到党务、财务、人事、基础建设、安全、保卫保密、维权等各个方面，每时每刻都在产生、搜集、整理和利用着档案。但也许正是如此，人们已经习以为常，反而难以对它的重要性说出个所以然来。其实，不身处于档案工作一线，的确是难以体会档案在企业的发展中，为捍卫企业的利益，抵御风险，维护持续、健康、稳定的发展局面所起到的重要作用；同时，即使是进了档案这一行，如果不能具备真正的事业心和责任感，也是难以在不断发展的时代大背景下，有效发挥和挖掘档案的重要作用的。 档案具有其他文献资
6、料所不能替代的作用，主要体现在以下两个方面： 历史凭证作用 档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。长久以来，档案作为对历史事实的证据，是档案利用工作中最常见的现象，档案的一切作用都来源或衍生于凭证作用。 基于档案物质实体双重构成理论，文件实体的集合使我们能够获得事件的内容，而档案历史联系整理则使文件实体获得事件的关联。博士论文，企业档案管理。当档案物质实体双重形态形成后，历史联系的记录从文件实体集合中独立出来，从而可以对文件实体集合进行多维的历史联系整理，形成多维的历史联系的记录。这样，读者在阅读档案的过程中，就能依照档案人员记录下的“多维的历史联系” ，将一份份文件的
7、内容连接成为一部真实而完整的历史。档案实践也由经典档案学时代的对某一事件的凭证转变为对历史的凭证。相应地，档案的价值也从经典档案学的凭证价值上升为历史文化价值。 档案是历史的真凭实据，具有法律效力，这一点不同于其他的文献资料。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案时自然形成的，这种形成的自然性决定了档案记录的历史客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质形态来看，它保留了当事人的历史真迹，如笔迹、手稿、印信等；有些还保留了当事人的声音、影像等，是对历史的真实还原。 这是因为档案不仅真实地记录和反映了人们实践活动的深度和广度，而且为人们的实践活动积
8、累了大量的经验。是确实可靠的，也是广泛的。档案是原始纪录，是第一手资料，历史学家称为“没有掺过水的史料” ，是在人们的实践活动中直接形成的，来源可靠，非杜撰编造想象而成。人们实践活动是广泛而深入的，决定了档案的参考作用也是广泛而深入的。其内容十分丰富，是可供各地区、各单位和个人广泛利用的，本地区、本单位的各种档案，必定可以为本地区、本单位和人们解决问题提供依据和参考资料。 2.文化积淀作用 企业文化是指一个企业在生产经营过程中形成的管理思想、经营理念、价值观念、行为规范和企业精神的总和。企业档案和企业文化均产生于企业的生产经营过程，两者之间存在着紧密的联系。企业档案是企业历史积存，具有宝贵的文
9、化价值。企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中，成为企业发展的历史文化积存。企业的科技、文书、会计、基建、人事、设备等档案，为企业经营生产和各项工作发挥了重要作用，成为企业资产的重要组成部分和宝贵财富。当企业档案的价值从经典档案学的凭证价值上升为历史文化价值，则其对企业文化产生决定性的作用。 企业文化植根于企业档案，企业档案是企业文化建设的源泉和动力。新的事物记载了新的档案，新的档案赋予企业新的文化。企业档案工作者应该在管理好企业档案的同时，认真研究和挖掘蕴藏在企业档案中的文化思想，积极收集与企业文化建设相关的企业档案，使企业档案工作在企业文化建设过程中大显身手，并使企业档案工作与企
10、业文化建设相互促进，相互补充，共同推动企业的发展。 企业档案是企业的文化财富，管理好企业档案就是管理好企业文化并且服务于企业。企业文化的传播与记载依赖于企业档案，没有企业档案，企业文化建设就难于持久和有生命力。就企业档案的内容而言，其本身就是一种企业文化现象，它可以应用于企业文化建设，同时也进一步丰富了档案利用学的内容。 二、企业档案管理现代化的实践与探索 江苏捷诚车载电子信息工程有限公司隶属于中国航天科工集团，专业从事车载通信、车载电子信息系统集成和各类特种专用车辆的研制、开发、生产、销售、服务。市场服务面覆盖总参、总装、总后、二炮、海军、空军、公安、武警等，行业较为特殊。因此，对档案工作提
11、出了更高的要求。必须围绕企业生产经营活动，全方位地做好档案管理工作，并服务于企业各项活动。 为做好此项工作，该公司早在 1994 年就启动了档案管理国家二级达标并在当年内通过了达标验收。建立了档案管理的软硬件条件，制定了各项规章制度，建成了档案管理的组织体系，开始了档案管理的规范化进程，对促进企业在上世纪九十年代、以及“十五”期间的发展，起到了积极的作用，也为企业维护自身利益、解决经济纠纷提供了依据，例如，在与浙江通普网络有限公司因一起外协加工所产生的经济纠纷案件中，对方以种种借口拖欠我公司 380 多万元加工费，迟迟不肯归还。我公司通过杭州仲裁解决纠纷，由于原始档案中提供了有效的证据，被仲裁
12、委所采纳。并经仲裁委调解后，对方终于同意偿还所欠债务。 “十五”期间，还为公司通过总装备部生产能力考评、XX 电子建设项目现场检查验收、车载电子信息系统技改项目档案专项验收、车载电子信息系统技术改造国债项目验收等一系列验收；取得 GJB 质量管理体系认证证书、武器装备科研生产许可证、武器装备科研生产保密资格证书等一系列资质提供了有力地保障。同时，规范的档案管理，也为“十一五”期间，完成新老两代档案管理者的接力棒的交接做了充分地准备。 进入“十一五”以后，该公司为了发展的需要，在 2007 年完成了整体搬迁，厂区占地面积由 70 多亩扩大到了 300 多亩，软硬件条件均有了显著提高。这既对档案工
13、作提出了新的要求，也为档案管理开拓思路、施展拳脚，进一步实现规范化、信息化提供了良好的软硬件平台。为保证档案管理水平与企业的新环境、新发展相适应。笔者在 2008 年主持档案管理以后，提出了档案管理不能故步自封，必须要顺应发展趋势、应当持续强化档案管理的软硬件建设，要找准标杆、紧贴国家档案管理的新标准、新要求，完成档案管理上星级的目标，不断提升科学管档用档能力。 这一目标得到了公司党政领导的支持，也得到了上级档案主管机关的肯定。在 2008 年到 2009 年这段时间里，我们的档案管理队伍在上级档案主管机关、专家的关怀和指导下，边学边做，以对照标准、立足提升、确保达标、显著提升、科学管档、科学
14、用档为要求。对企业档案管理规章制度、档案管理的组织体系、档案管理人员、档案归档范围和保管期限等内容逐条逐项地进行了规范和完善，对很多原则性地规定进行了细化、增强了可操作性。在 2009 年江苏省组织的达标验收中获得了 98分的好成绩，顺利通过了江苏省三星级档案室的达标验收，成为镇江市制造业企业实现星级达标的第一家。同期，还为企业较为彻底、妥善地解决计划经济年代遗留下的担保问题，免除或有负债，避免重大经营风险提供了强有力的支持。例如，在一起历史遗留对外担保所造成的经济纠纷诉讼案件（案件担保标的 2000 万元）中，对方通过法院要求我公司承担连带担保责任。在诉讼过程中，由于该公司档案室保存了较为完
15、整的原始资料，通过庭审质证，法院最终认定该公司免除担保责任。又如，仅在 2010 年，利用在室档案，积极应对历史遗留的经济纠纷，努力减少因担保或有负债给企业造成的经济损失，尽力维护所有者权益，就成功免除担保责任金额 3500 万元。至今已基本解决此类问题可能形成的风险，累计免除责任金额近亿元。 自进入“十二五”以来，信息化、数字化已经成为档案管理工作必然的发展大趋势；同时，随着企业的进一步发展，规模不断扩大，仅仅以人管档，不但会使档案管理人员陷入海量的日常琐事当中，而且会弱化档案管理队伍的战斗力，使整个档案管理队伍失去思考能力和主动性，既不利于解放生产力、也不利于对档案的有效管控，长此以往，必
16、然会影响企业的远景利益。经过认真思考，笔者认为在公司内部建立数字化档案库（室） ，实现数字化建宗、归档、调档、查询（包括支持远程办公）不但能够进一步提升管档用档的效率，有效延长原始档案的保存期限，而且能够提升档案管理人员的职业自豪感，更是顺应时代趋势的关键一步，是大有可为的。因此，我们积极与上级档案主管机关、公司领导进行沟通，获得了明确地支持和认可，开始启动了数字化进程。2013 年，数字化档案库（室）建设的调研工作正在进行，并与量子伟业、易思博等公司进行了初步地接洽，在实施构想和软件供应商之间形成了碰撞和优化互动，我们也期望通过妥善地选择，稳步构建起高效、便捷的数字化档案管理平台。为企业“十二五”期间乃至中长期发展需要，更好地发挥档案的作用。 参考文献： 1张莉.郝幸田.我国企业档案工作现状及创新J.企业文明.2010,02. 2黄小萍.档案的结构研究D.天津师范大学研究生学位论文.2008,03. 3王玉良.企业如何把握人力资源管理和企业文化的关系J.商场现代化.2009,3:48. 4孙雪峰.浅析人力资源管理与企业文化建设的关系J.山西科技,2006,2:36-37.
