1、高校报销管理及流程浅见中图分类号：F810 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2015）21-0098-04 摘要：高校的报销工作一直是财务部门重要工作之一，随着经费来源及数量越来越多，审核岗位的人员配置有限，高校“报销难”现象普遍存在。本文在介绍了目前 B 医学院的报销流程及管理现状的同时，分析了报销各环节中容易产生问题的原因，以此为基础提出了解决问题的措施并设计了以网络信息化技术为依托、各部门配合的报销平台体系。创新的服务理念和工作方式将有利于报销服务体系愈发快捷和完善，逐渐解决高校“报销难”的问题。 关键词：高校 财务报销 管理流程 财务报销作为财务日常管理工作中最重要的基础
2、性工作之一，其模式及流程是否准确、及时、有效，将直接关系着财务核算、监督和管理的水平。随着 B 医学院资金量的不断增加，其与财务工作人员编制有限的矛盾越发突出，如何更加方便、快捷、有效、无误地开展报销审核工作，促进高校财务管理工作健康有序的发展，是每一名财务工作者需要思考的问题。 一、目前 B 医学院报销管理现状与基本流程 （一）目前 B 医学院报销管理现状 1.B 医学院现阶段报销业务主要集中在人员经费和日常经费的使用。目前 B 医学院的经费来源越来越多样化，随之支出量也越来越大。以科研经费为例：无论纵向科研经费还是横向科研经费，每个经费的预算情况都不一样，虽然总支出没有超标，但各项支出是否
3、超出预算，审核人员并不清楚。因此报销之后，经费如果与预算不符就会产生大量的调账现象。 2.B 医学院财务报销需要审核大量的原始发票，现阶段对发票的审核工作只是凭审核人员的经验鉴定真伪，难免出现失误的时候。而且随着经费量的逐渐增加，虚开发票的问题也会出现，这些都是对审核工作的挑战。 3.每一项业务都有相关的报销制度，随着社会的发展，有的制度还能继续沿用，但有的制度已经不适合作为现在的报销标准。例如：目前B 医学院实行的探亲报销制度还是沿用 30 多年前的相关文件规定，而这一标准已和现在的物价水平存在着相当大的差距，尤其是已婚职工四年的探亲费报销甚至出现了不仅报销不了还要“倒贴”的现象。有的规定虽
4、然是教育部新颁发的规章制度，但各个高校的实际情况不尽相同，所以会出现个别业务的报销与新的规章制度之间的矛盾。例如：B 医学院经常发生教师和学生去偏远山区采药的差旅费用报销业务，由于一次采药任务需要前往许多地区且地理位置大多较为偏僻，再加上需要从各地携带大量的采集标本，因此自驾车完成采药任务是最方便快捷的交通方式。但因此发生的汽油费、过路过桥费比乘坐火车或者长途汽车的支出要多。按统一标准报销就会使教师学生需要自掏腰包补贴采药任务的超支费用。（二）目前 B 医学院报销基本流程 1.报销人员整理原始发票并进行分类。 2.根据整理好的原始发票填写纸质报销单据，包括报销内容和金额等。 3.将填写好的报销
5、单据让经费负责人或部门负责人审批、签字。 4.将领导审批成功的单据及原始发票交由财务人员审核、复核。 5.经审核及复核通过后，报销人员去现金出纳处或银行出纳处领取现金、支票或进行网银汇款。 6.经审核或复核未通过的单据，报销人员整理后再按报销流程重新报销。 流程图如下图所示。 二、目前 B 医学院报销流程中存在的问题 （一）领导审批的时间较长及效力较低 目前，B 医学院采用的报销审批制度都是由部门、院系领导或经费负责人签字审批，但这些领导或负责人大都行政公务繁忙或者教学科研任务繁重，因此负责报销的人员找领导签字非常不容易，常常需要等很长时间才能办好审批。而一旦报销出现不符合规定的地方还要重新找
6、领导审批签字，这样就会付出很多的时间成本做重复性的工作。另一方面，领导对于积攒的报销单往往是抽空统一审批签字，因此就难免会造成审批不细致，草草签字的现象发生。 （二）无固定报销人员与报账信息不对称 许多经费负责报销的人员都是各学院的学生，由于学生的流动性大，新学生很难一次性掌握所有的报销知识和细节，因此前期经常出现不合格重新“返工”的现象。此外，财务部门负责审核和复核的工作人员为专业的财务管理人员，对国家法律法规、学校的规章制度以及报销的流程规定是最熟悉的。但报销人员并不像财务工作人员能完全掌握所有信息。这种信息不对称都会造成报销人员报销时多跑弯路，降低报销效率。（三）报销时间地点过于集中 由
7、于 B 医学院的特点，报销的时间显得过于集中。每天的报销集中在上午 10：00-11：30，下午 14：30-16：30，这两个时间段行政、院系的职工已先处理完自己手头紧急的事情，学生则是利用课余时间前往报账大厅办理业务。从全学年来看，报销时间主要集中在学期末和年底。教师和学生都希望在期末和年末把工作清理完成，报账大厅每天拥挤着大量的报销人员。但这时期也正是财务工作最忙的时候，往往面临新学期工作的准备布置或是年终结账审计的任务。在多重工作压力和高度紧张的工作状态下，财务人员工作的准确度和效率难免会受到影响。相对而言，长时间的等待和拥挤的环境也将会造成报销人员的情绪波动，出现不满甚至投诉的现象。
8、 （四）业务审核效率低及预算控制不到位 财务的审核人员不仅要审核原始发票的真实性，业务报销制度、流程的合规性，还要保证录入会计信息和编制记账凭证的准确性。如果再加上报销业务某一环节不合规定或者报销业务过于集中，势必会造成审核工作的繁琐、低效。此外，传统的财务报销体系更多的停留在算账、报账的基本工作，对于监督管理工作没有肩负应有的责任。财务软件只是显示出“做了什么” ，而没有提示出“能不能做” 。财务人员对于经费的预算执行情况不能时时了解，超支现象严重。 （五）付款方式落后 B 医学院采用的付款方式一般是如下几种：对个人采用现金支付或刷卡支付；对公采用支票支付或汇款支付。这些付款方式大多需要在现
9、场排队等候，造成了报销人员排队审核、排队复核、排队领款的现象。有时报销人员往往就一两张发票，但却要在报账大厅等上半天或者更长时间。 三、解决 B 医学院“报销难”问题的措施 （一）更新完善校内报销制度 除遵守国家最新的各项法律法规和财务规章制度外，B 医学院应根据自身的需要，制定符合本校特点的报销制度。这是开展财务报销工作的直接依据，是 B 医学院财务报账工作有序进行的重要保障，因此更新及完善校内报销制度是财务管理的重要工作。特别是根据 B 医学院办学特点，制定出具有针对性的校内报销制度。例如：B 医学院自驾车采药的差旅费报销，根据可到达距离采药目的地最近的各省市飞机票的价格为基础，以实际情况
10、为依据，可以核定出一定比例的城市间交通费作为汽油费和过路过桥费的核定标准。虽然核定的标准与实际发生金额必定会有一定的差距，但本着尊重事实的原则，比起差旅费统一标准更能合理的核算出贴近真实的发生额，从而可以更真实有效地反映成本费用。 （二）加强审核人员综合素质的培养 与其他高校一样，B 医学院的审核人员需要掌握的政策法规和财务知识非常多，而且对于新的财务制度需要不断更新，这就需要审核人员自觉参加相关的学习培训，定期充实自己的业务知识。除了按时参加社会继续教育外，财务部门还应该举行业务学习，尤其在新政策出台后，或者报账过程中集中问题出现后，要及时举办专题讲座和交流学习会。除此之外，作为高校服务性窗
11、口岗位的职工，审核人员还应该转变服务理念，增强服务意识，从而提高自身专业综合素质。 （三）开展报销人员的业务培训工作和规章制度的宣传工作 财务部门的审核人员应该在行政部门和各学院开展针对报销制度和流程的培训工作，尤其在新学期开学后和新制度出台后，要及时宣传相关的规章制度。针对 B 医学院大多数教师和学生可能从来没有接触过财务工作，而报销类别又多种多样的现状，可以定期举办专题讲座，深入浅出、重点突出地为报销人员梳理制度和流程。也可设置专门的网络板块，由审核人员解答报销人员提出的相关方面的问题。这样能在双方之间架起有效的沟通桥梁，促使报销业务能够顺利得到开展。 （四）报销工具的及时引入和优化 B
12、医学院的财务报销要随着社会的发展及时优化、引入新的工具。 1.贯彻落实政府改革方案，积极推行公务卡制度。公务卡除了便于财政部门监督高校资金的使用情况外，另一方面的优势就是简化报销流程，使得结算更加简单、快捷、方便、安全。公务卡实施之前，如超出一定的金额，师生完成经济业务的步骤是先借款，再还款。这样不仅需要师生经历两次报销流程，浪费宝贵的时间，还会因为携带大量现金，使得资金安全无法得到保障。执行公务卡结算制度既简化了报账流程，又解决了资金安全方面的问题。 2.优化校内供应平台。B 医学院的供应科一直是为校内提供低值易耗品供应的平台，但长期以来并没有形成系统的采购模式。经统计，B 医学院各课题组购
13、买的用于教学和科研的低值易耗品范围很集中，尤其提供一些专业性很强的试剂、耗材的企业更是少至只有一两家。但都是各课题组师生自己与销售商联系，分散购买的模式会导致报销时针对同一家销售商出现多笔汇款的情况发生。而实行校内供应平台，是将各个相关销售商集中整合，由 B 医学院供应科统一评审各销售商资质，商定商品价格、结账方式等细则，甚至可以采用竞标的方式选择其商品性价比最高的销售商。销售商统一与 B 医学院供应科签署协作合同，建立校内系统采购平台。在校师生只需要通过在采购平台上选择需要购买的试剂、耗材及相应的销售商，确定购买数量，填写支付的经费卡号，形成系统内订单即可完成购买。销售商在看到供应平台上有订
14、单后就会及时送货，月底和供应科一次性结账，这样形成了以 B 医学院供应科为中心的交易体系。供应平台的优点在于：第一，价格优势。由 B 医学院供应科与各销售商通过竞标的方式签订采购协议，往往增加了 B 医学院的议价能力，从而得到更为优惠的价格，降低了教学和科研的费用成本。第二，易于操作、方便快捷。学生和教师随时随地都可以通过采购平台订购所需商品，只需要在订购过程中输入经费卡号作为结账时的支出来源。不需要亲自和销售商逐笔进行结账，节省了大量的时间成本。第三，结账简单快捷，减轻财务人员压力。每月月底，供应科根据采购平台所显示的汇总数据与各个销售商对账，无误后制成初始报销单据，统一到财务部门报销。审核
15、人员审核原始票据并将初始单据转成记账凭证。出纳人员分别将每家销售商的销售总金额通过网银汇款一笔支付到各个销售商账户。这样一次性汇总支付的模式大大降低了财务人员的工作强度，减轻了工作压力。 （五）利用网络信息化技术构建报销平台体系 在信息化的社会环境下，利用移动互联网技术进行报销平台体系的搭建，将是 B 医学院财务报销改革的目标。 1.B 医学院报销系统模块及功能设置。 （1）录入模块：报销人员登陆报销系统，并根据整理好的原始票据在系统中填写支出项目、支出金额、支付方式和支付经费来源等基本信息。并将原始票据扫描或拍照上传至录入系统的附件中。确认无误后才能进入下一步的工作流程。 （2）审批模块：系
16、统将单据自动提交相关授权主管领导或负责人逐级审批，审批将不受时间地域的限制，通过审批的单据才可生成初始报销单。 （3）查询模块：报销人员可以在报销系统中跟踪单据流程进度，查询财务预约情况。审批合格的初始单据才能预约报销，预约时段和预约编号由系统自动排列生成。查询系统还可以对经费的预算及其使用情况进行查询。 （4）内部关联模块：报销系统可以同工资系统、经费预算系统、校内供应平台系统等相互关联。关联后审核及出纳人员可以通过衔接的各系统辅助制单，最终达到快速、准确的生成记账凭证和支付的结果。如：经费预算系统可以帮助报销人员在录入报销信息时，对于超支科目进行提示并不予通过；与校内供应平台系统对接可以把
17、各销售商的信息汇总后生成的初始单据直接导入报销系统；报销系统还可以对接工资系统，使得出纳人员在进行汇款支付时不用输入多位数的银行账号，而是输入简单的职工编号就能调出其相应的银行账号或公务卡账号。 （5）外部嵌入模块：报销系统可以将外部对报销业务起辅助作用的工具“嵌入”到系统中。例如：报销系统可以“嵌入”一键查询功能，即将报销系统关联到税务局发票查询页面，对于金额较大的发票，报销人员可事先进行发票验真工作，并将验真结果直接上传到录入模块的附件中。审核人员也可利用此功能对产生怀疑的发票及时进行查询，有效抵制违法票据的使用行为，确保经济业务的真实性。 （6）交流模块：在交流系统中一方面可以宣传政策法
18、规和制度要求，尤其对于新的规章制度要置顶在最明显的位置；另一方面还可以提供报销人员与财务人员的交流平台，对于报销人员提出的问题，财务人员要及时给予回复解答。 2. B 医学院报销系统流程设置。 （1）报销人员登录报销系统。 （2）填写报销相关信息并上传原始票据影印附件。 （3）审核人员在系统中初审报销单录入的信息及原始票据影印附件。（4）初审通过的报销单由系统预设好的经费审批人逐级审批。 （5）通过审批后生成初始报销单，报销人员可预约报销时段并生成预约编号。 （6）可根据情况选择现场报销或投递报销。 现场报销即报销人员根据预约时段，携带所有原始票据前往报账大厅报销，审核人员根据预约编号调出初始
19、报销单并审核原始单据，经审核无误后将初始报销单转为记账凭证，若审核出现问题可由审核人员现场修改后生成记账凭证，并根据报销人所选报销方式进行结算。 投递报销即报销人员将原始单据整理好与预约编号一起放入报账大厅投递报账箱内，审核人员按期取出原始单据并通过预约编号调出初始报销单进行审核，若毫无问题则将初始报销单转为记账凭证并进行结算。若出现问题则通知报销人员及时修改。 （7）报销人员可以通过报销平台查询最终的报销结果。 报销系统流程图见下页图。 3.B 医学院报销系统优点的体现。 （1）报销系统突破了时间和地域的限制。网络技术的引入，使原本“人对人”的报销模式升级成“人对机”的报销模式。只要有终端和网络，报销人员就可以随时随地地开展报销业务，跟踪报销流程；上级领导也可以利用“分散”的时间对报销业务进行详细审查，完成签批工作。从而节约了双方的时间成本，提高了审批的效率和效力。 （2）报销系统增设了网上预审的环节，调整了原报销流程，使之更为合理。虽然报销系统要求报销人员自行录入报销相关信息并上传原始票据影印附件，审核人员要完成预审工作，双方看似都比原报销模式增
