1、关于加强高校学科档案规范管理的思考摘 要 随着高校学科建设的不断发展，学科档案在学科建设与管理工中的地位越来越重要，将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中， 加强学科档案的规范化管理，建立学科档案管理机构和制度，建全系统、完整、详实、准确的学科档案管理体系，使学科档案管理经常化、规范化、制度化，将有助于推动高校学科的建设与发展。 关键词 学科档案 高校 档案管理 基金项目：南京森林警察学院基本科研业务项目学科档案规范化管理问题研究项目编号：RWYB201508。 作者简介：李娟，南京森林警察学院。 中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2015）10-193-
2、02 学科水平反映了高校办学水平、综合实力，学科建设已成为高校发展的核心任务。近年来，随着学科建设在高校发展中的地位越来越重要，学科档案管理已成为学科管理工作的一个重要组成部分。在高校推进学科建设过程中，需要充分认识学科档案的重要性，将学科档案管理工作纳入学科建设总体规划通盘考虑，建立健全学科档案管理机制，逐步形成学科建设档案信息资源体系，建立完整、全面的学科档案系统，创新学科档案服务机制，以更好地为学科发展服务，稳步推动学科建设有序发展。 一、加强学科档案建设的现实意义 本文所称的学科档案是指高等学校在学科建设和发展的过程中，组建学科队伍、师资培养、学术研究、对外交流等活动中所逐步形成的纸质
3、文件、电子文本、影像资料以及网络数据等原始信息与资料的总称，这些原始材料记录了高校学科发展的历史，记载着学科演变的历程，也预示着学科发展的未来和希望。因此，加强学科档案规范化管理，对于明确学科发展任务，提高学科科学化、规范化管理水平，促进学科健康发展具有十分重要的现实意义。 （一）学科档案记录着学科建设发展历史 在国家、省（部）级重点学科、特色学科建设工程项目等多层次学科活动中，完整的学科档案在学科规划、研究重点、学科特色、科研成果等方面记录了学科的建设方向、建设目标和进展情况，记录了学科带头人和师资队伍变更情况，如科研人员学术梯队的结构等，记录了在同类学科领域内的所具有的地位和水平，需要充分
4、挖掘资源，收集、整理，在学科建设过程中将其进行不断梳理、保存，将进一步体现学科建设成果的价值。 （二）学科档案为学科建设发展提供重要依据 学科建设只有经过长期积累的过程，才能够形成特有的学科文化，并保持一定的学科竞争活力，学科建设在继承传统科研取向的基础上，重在突出研究方向的前沿性。高校档案承载着学科的历史传承，蕴含着学科发展目标，通过对学科档案的整理和分析，能够帮助高校在学科建设中准确把握各学科发展的历史脉络，了解学科的优势和差距，理清思路，优化资源配置，把握未来发展方向，明确学科未来发展目标，科学制定学科发展规划，为学科建设发展奠定基础和提供佐证，促进学科健康发展。 （三）学科档案提高了学
5、科建设资源利用 对于高等学校的各个具体而言，完整、详实、准确的学科档案能够从不同时期、不同角度反映学科建设的历史、现状，为学科申报、评估、管理提供了准确可靠的历史资料，学科的申报、评估和验收工作，大部分是利用各学科点通过网上填报表格或者上传申请材料，如果没有对学科档案科学有效的管理，每次申报的所有材料不得不再次重新收集、整理，不仅浪费大量的人力、物力，也会由于每次统计材料的范围和人员不同，在一定程度上影响材料的准确性和系统性，不能保证报表填写迅速、准确。同时，系统、完整和准确的学科档案信息共享，将为学科建设提供有力的支撑。 二、学科档案管理工作现状 （一）学科档案管理意识不够 目前，在一些高校
6、学科建设工作过程中，普遍存在因为缺乏学科档案管理意识所带来的一些的问题，没有意识到全面范的学科档案对学科建设，乃至学校全面发展的积极促进作用，缺少在学科档案管理上人力、物力的投入，致使学科档案的收集过程中存在临时突击的现象，如在归档时，一些学科管理人员只注重科研结果的归档，而不注重科研过程中形成的学科档案的积累；此外，有些科研人员认为科研成果是自己心血的结晶，自我保存得很好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便；还有的教师怕材料归档后保存不善。 （二）学科档案管理规章制度不健全 高校在学科建设中拥有大量学科活动和学科管理工作产生的原始材料，虽然有的高校设置了学科档案室，规定了
7、大体的操作流程和需要进行归档管理的文件种类，在学科建设因没有相关的规章制度进行学科档案管理工作，但是没有具体的规范要求和统一标准，学科档案管理工作无据可循，大部分将学科过程中产生的材料进行简单整理后，存放于档案盒中，遇到问题无从解决，不能做到规范管理，缺乏档案工作交流，未从档案管理的整体上形成一个规范化、标准化、科学化体系。 （三）学科档案管理手段相对落后 学科档案的载体不仅有纸质档案，还有相当一部分电子档案。一些高校在学科档案的收集、整理、归档和再利用过程中，学科档案管理部门仍然沿用传统的以手工为主，计算机辅助管理的档案管理模式，不仅工作量大， 效率低， 还很容易出错， 同时也严重影响了学科档案的利用，不能保证资源共享。 （四）学科档案管理队伍不够专业 目前，高校学科档案管理人员多为学科团队成员兼职，缺少专门的学科档案管理人员，因为没有经过系统档案知识的系统培训，难免在档案管理工作过程中缺乏必要的学科知识和档案业务常识，面对学科评估指标和学科档案的整理会出现无所适从的情况，造成学科档案的收集、整理、归档等工作出现较为随意的现象，直接影响了学科档案的完整性和系统性，无法保证学科档案的质量，更不能适应对学科档案进行进一步的整理和开发的需要，也谈不上为学科建设工作更好地服务。
