1、1浅议学士学位档案信息数据库采集中出现的问题及对策国家学位办自 2008 年 9 月 1 日起，要求各高校使用统一的学历证书档案信息平台对毕业生进行学位申报，逐步完善全国统一的学历证书档案信息数据库。高校统一学历证书档案信息数据库的建立，对打击和杜绝虚假文凭发挥了重要作用，为用人单位对聘用人员的学籍档案进行查询提供了有力数据依据。由于各高校的学位档案管理没有统一的管理平台，并且学籍管理在不同的高校管理的方式也不同，各大高校的学籍信息管理电子化程度也不均衡等诸多原因，造成了各高校进行本科生学位档案上报时，只能根据各部门现有数据，组织大量人力进行录入、核对，然后才能使用平台进行申报。如何在上报之前
2、形成正确的数据，提高工作效率，本文提出了用 SQL SERVER 企业资源管理器为工具，提出了一项解决方案。笔者认为这是高校学籍档案开发应用的研究方向之一。 一、本科生学士学位档案信息数据库采集中存在的问题 学士学位是硕士、博士学位的基础，其授予质量决定学校输出人才的质量，因此其授予工作政策性强。负责此工作的管理人员必须熟悉并认真执行学校关于学生学籍管理条例及学士学位授予工作细则。根据学校规定授予标准逐个审核应届本科毕业生的学习成绩和学位审核等档案材料，然后提交校学位评定委员会，最后审批，这些工作每项都要求及时、准确、无误。 21.以我校在进行 2011-2012 学年度第二学期学位档案信息采
3、集工作为例。学位档案信息数据库采集中存在的问题主要是我们教务处和学生处两处的学生学籍档案信息库存在差异。我校本科学士学位授予量大，且涉及的学科门类广。现有在校本科生 16000 余人，每年毕业 4000 余人。学籍档案信息采集量大，电子档案数据整理起来困难，且容易出现错误，作为管理部门相应的工作量相当繁重。学籍主要涉及有教务处和学生处两个部门，而这两个部门的管理是基本是独立的，学生入校时由学生处管理，其学习阶段的情况就由教务处来管理。然而学生毕业时学位申报必须两处数据统一后才能上报。如：学生姓名、出生日期、民族、身份证号、政治面貌等有不同之处。原因形成主要是学生处中出生日期没有“-”分隔符，而
4、教务处中有“-”分隔符，造成我们在合库中报错信息条数多。学生处的身份证号和出生日期的信息正确率高，此项信息必须是统一格式再进行合库。 2.学位档案信息采集时两处在学生人数上也有不同，造成这种结果的原因就是学生处在学生产生学籍异动时，如学生退学、死亡、参军等情况的学籍异动通知单末及时送达教务处，造成信息上报时总人数的不准确。 二、利用 SQL SERVER 数据库管理系统为工具，把教务处学籍档案数据库和学生处的学生档案信息进行比对，找出差异数据，分析出现差异的原因，然后根据相关学校的政策进行数据处理，统一两处的数据 SQL Server 是 Microsoft 公司推出的，无论用什么编程语言和开
5、发平台，连接数据库时，SQL Server 数据库的各方面性能都高于 Access 3数据库。当我们想将分散在各处不同类型的数据库汇总处理时，尤其是在进行数据检验、净化和转换时，SQL Server 为我们提供了强大、丰富的数据导入导出功能，并且在导入导出的同时可以对数据进行灵活的处理。在处理学籍问题时，教务处和学生处有不同管理平台，为了解决两处数据不一致的问题，我们选用 SQL SERVER 企业资源管理器对学生处和教务处两边的学籍档案信息进行对比、整理、合库。 1.找出教务处和学生处中存在差异的学籍档案数据并处理。提取出学生处与教务处差异数据，存放在名为“学生处比教务处多”表中。查询结果：
6、3585（学生处人数）=3568（两处都有的）+16（学生处比教务处中多的）+1（学号为空） 。分析数据不一致原因是，学生处多的 16 人是入校在外访学四年，教务处没有记录。对于这 16 人，教务处将从学生处获得数据，补入教务处数据库；1 人没有学号，是学生处录入错误，在学生处数据库删除。 2.提取教务处与学生处差异数据，存放于名为“教务处比学生处多”的表中。查询结果：3614（教务处人数）=3568（两处都有的）+46（教务处比学生多的） 。分析数据不一致原因是，外校在我校借读 35 人、退学 4 人，死亡 2 人、入伍未归 2 人、转入我校 3 人。经调查落实，以上出现差异原因是由于学生处
7、和教务处两处信息资源没有及时沟通对接，根据学校相关学籍政策，两处对这些数据进行统一并入库。 3.提取教务处与学生处两相同学号的数据，存放于名为“教务处两处相同记录”的表中。两者以学生学号作为唯一标识建立联结，教务处表（jwc）和学生处表（xsc）在学号上作等值内连接运算，得到两处相4同共有的学生记录为 3568 人。 4.对于两处学号相同的，但其他信息有差异的数据处理。两处相同共有的学生记录为 3568 人，但这些学生中只是两处的学号相同，其他信息中还有不一致的问题。仔细对比分析，发现有姓名、政治面貌、出生日期与身份证号中出生日期不同这三类不一致的现象，对于这些数据，要针对问题分别处理。找出教
8、务处与学生处对应学号中，姓名不一致的记录，有 5 条。查询原因是学生改名、信息变动未及时和教务处申报，对于这类信息，以学生处信息更新教务处学生的姓名。找出政治面貌不同的有 6 条。查询原因是学生在校期间有入党，政治面貌信息变动学生处未及时和教务处申报，对于这类信息，以学生处信息更新教务处学生的政治面貌。处理出生日期与身份证号中生日不一致的问题。找出学生处中，身份证号中与出生日期不一致的记录，有 4 条。找出学生处中，身份证号或出生日期格式非法的记录，有 1 条。经调查落实，出错原因主要是录入出生日期的错误，将两处的对应学籍档案信息统一后，再用身份证号中的出生日期更新教务处中的出生日期，此步必须
9、是在两处其他学籍档案信息处理一致后，才能进行。处理后两处的出生日期与身份证号中生日信息对应一致。 三、学位授予档案信息采集运行中须注意的事项 1.学位档案信息采集的所有上报数据项中数字均使用半角字符填报，必须是在英文状态下的半角，不能在中文状态使用半角字符填报，否则档案系统会报错。学籍档案信息中有关姓名、民族等字段中如有生僻字，每个生僻字用“？” （半角）代替。如我校有个学生民族是“穿青族” ，5其民族在信息库中没有，就须用“？”代替并将所有存在生僻字的信息一一对应列出清单，加盖公章上报。 2.学位档案信息中上报信息中涉及学位证书填写内容的，须与实际颁发的学位证书填写的信息一致。在填报学士学位
10、档案信息中的专业信息时，对于专业目录调整，获得学士学位的专业名称在专业代码库中无法找到对应代码的，应当选择相似专业的代码填写。 3.为了保证学位证书网上查询工作的顺利实施，应确保所有学生获得学位证书信息通过学位信息年报（备案）系统上传至数据中心。学位授予单位须仔细阅读“数据校验错误报告” ，进一步核实、修改相关学位档案信息数据，确保上报学位档案数据的准确和规范。 四、对学位档案信息数据库采集运行中出现的问题，提出改进措施 1.更新教务管理平台，可以采用 Web 页面形式技术和使用 BS 模式系统结构与系统进行交互，实现学籍档案信息的分散采集的办法。其系统具有更好有扩展性和使用灵活性。并且服务商
11、对学籍档案系统中的数据都要自动进行备份，这样对高校学位档案信息系统的稳定性提供了保障。以实现学籍档案管理的信息化、网络化和科学化管理。管理人员只要电脑能上网随时随地上网维护学籍档案系统的数据，为学籍档案系统的管理提供了方便。例如上海金仕达多媒体有限公司特别针对性地开发了我校新的教学管理平台，该系统实现了教务处和学生处两处学生学籍档案信息资源的对接，从源头上杜绝了学籍档案信息的错误性。采用统一的教务管理平台，可以实现教务处和学生处两处学生学籍档案信息资源的对接，从源头上杜绝了学籍档案信息的错误性。从该学籍档案系统导出6的学位授予学籍档案信息完全可以上传到学位授予信息年报暨学位获得国家备案系统上传
12、至数据中心。从而大大缓解了管理人员工作压力，减少错误，提高了管理人员的工作效率。使得学位授予工作更加准确、规范。 2.高校的学籍管理部门应用现代信息网络技术，建立学籍档案数据库，提供在线查询服务，保证利用者“有档可查、真凭实据、查询快捷” 。电子学籍档案的建立便于快捷、准确、远程地核查学籍学历情况，从而及时有效地打击不法分子的违法造假行为，确保学籍档案的严肃性。学籍档案的利用服务不仅有利于大学生的就业，更对促进高校自身建设、提升高校社会信誉度和社会公信力起到至关重要的作用。同时也是高校学籍档案工作者的最终目标。 3.加强教务管理人员信息安全意识，提高管理人员操作现代化设备的水平以及自我的责任感。管理人员的责任心、工作能力、技术水平都对学位档案信息采集运行产生直接的影响。学位档案信息采集运行是一项十分细致的工作，要求管理人员要注意进行学位档案信息采集运行工作的每个环节的细节性操作。学位档案信息采集运行工作的顺利进行，管理人员善于运用信息技术优势，做到从细节处强化学位信息采集管理工作的规范化程度，这样才能确保学籍档案信息的准确、无误。 （作者单位：宁夏大学教务处）
