1、1社区建档现状和对策社区档案是社区居委会在社区工作活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。社区档案工作是社区建设一项基础性、长远性的工作，是增强社区服务功能的有效举措，是提高社区服务水平的重要内容，它对于社区建设和发展起着至关重要的作用。 一、社区建档现状 邯郸市从 2002 年开始抓社区建档，经过五年的努力，到 2006 年底，全市 303 个社区全部建档。2010 年 8 月，中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强和改进城市社区居民委员会建设工作的意见 ，要求规范社区居民委员会档案管理。为贯彻落实这一要求，促进社区档案工作，2010 年 10 月，
2、邯郸市档案局对全市多个社区进行了调研。调研过程中，发现随着形势的发展变化，全市不仅社区数量大幅增加，社区由 2006 年303 个增加到 405 个，而且社区档案管理问题很多，特别是一些新建社区问题更为突出，普遍存在着“四不”现象，即档案工作不健全，档案人员不明确，档案管理不科学，档案利用不方便。具体问题是： 1、社区人员档案法治意识淡薄。多年来，社区作为城市最基层的社会组织，是档案普法宣传的薄弱环节，很多人根本不知道档案还有法，再加上社区工作人员少，流动性强，疲于应付各种事务性工作，对档案和档案工作缺乏必要的了解，特别是一些领导对档案工作缺乏认识，不2重视建档，没有把社区建档摆到社区工作的日
3、程上来，更谈不上把社区档案工作与社区建设同步发展。 2、社区建档缺乏有效机制。相当一部分社区档案工作无制度，或制度不完善，责任不明确，管理不到位，文件材料不仅得不到及时收集，而且处理随意，谁收文谁处理，文件材料整理不规范，无专人负责，无专柜保管，许多文件材料分散在个人手中，严重影响了档案的齐全完整，给利用带来了极大不便，有的还造成了无法弥补的损失。 3、档案基础设施薄弱。由于社区没有档案工作专项经费，档案设施设备或陈旧落后，或数量不够，档案随意堆放。特别是受办公条件限制，社区普遍没有专门档案库房，档案室和办公室在一起，档案安全保管存在隐患。 造成这些问题的主要原因：一是受经济条件制约。社区建档
4、没有专项经费，未列入财政预算，各社区又无经济收入，开展档案工作受到严重影响。二是没有专兼职档案人员。大部分社区档案工作由社区党支部书记或其他人员代管，平时事务繁忙，无暇顾及档案工作。三是档案收集不全，利用率较低。由于社区文件材料收集不齐全，管理也较为分散，查不到所需档案，使档案难以发挥应有的服务作用。四是宣传不够，档案工作缺乏理解和支持。社区工作人员档案意识普遍淡薄，特别是不少领导对档案工作重视不够，认为社区工作千头万绪，建档又不产生经济效益，搞与不搞一个样。 二、试点情况 为确保社区档案工作稳步开展，邯郸市档案局采取先行试点的办法，3选择丛台区中华街道办事处作为全市社区档案规范管理试点单位，
5、待取得经验后立即在全市推广。 为做好试点工作，市档案局会同丛台区档案局和中华街道办事处认真研究，制定了实施方案，从组织领导、工作人员、装具用品、管理制度以及收集、整理、保管、利用等各项业务环节提出具体要求。通过试点，初步取得了一些经验。 1、加强领导，建章立制，是规范社区档案管理的保证。中华街道办事处专门成立了党工委书记牵头，党工委副书记主管，党工委组织委员和主管社区工作的副主任具体负责，街道党政办主任和社区党支部书记全程参与的档案管理工作领导机构；各社区也分别成立了由党支部书记牵头，档案员具体承办，形成一级抓一级，层层抓落实的齐抓共管局面。中华街道办事处积极抓好档案硬件建设，投资 2 万余元
6、，为各个社区统一配备了橱窗式档案柜、档案盒。为确保社区档案管理规范化、标准化、制度化，制定了中华街道社区档案管理暂行办法 ，严格进行考核，做到年初有安排，定期有检查，年末有考核，考核有奖惩。 2、明确人员，提高素质，是规范社区档案管理的关键。为提高档案工作水平，街道对社区档案员严格选用，专门制定出科学合理的选用程序和标准，经过严格的挑选和学习培训，选出政治素质高、原则性强、作风正派，吃苦耐劳，服务意识较强的社区干部担任档案员。同时，为使档案人员具有较强的业务能力，掌握现代化的管理技术和方法，采取“走出去”和“请进来”相结合的方式，在认真参加市、区档案局组织的业务培训的同时，先后通过街道每周四的
7、机关学习、每周二的社区干4部例会等方式，邀请区档案局同志和网络公司的人员讲解档案知识和电脑知识。通过对各社区书记和档案员进行系统培训，强化了档案意识，提高了档案管理水平。 3、建章立制，完善措施，是规范社区档案管理的根本。俗话说“没有规矩，不成方圆” ，依照档案法 、 档案法实施办法等法律法规，指导办事处制定了档案管理保密制度 、 档案管理人员岗位责任制度 、立卷归档制度 、 档案借阅制度等制度，特别是因地制宜，结合实际制定了中华街道办事处社区档案归档范围及保管期限 ，使社区档案管理有了科学规范的统一标准。为确保社区档案规范管理，重点在“三个确保”上下功夫。一是在确保档案资料收集完整性上下功夫
8、。针对社区事务性工作繁杂的特点，要求各社区科学分类，对低保、计划生育、党员管理、残疾人员信息、社区精神文明建设、居民个人信息等专项工作进行分门别类归档，不断做好文件、图书、资料的收集以及照片、荣誉档案的整理归档工作，保证了档案质量和各门类档案的齐全完整。二是在确保资料保管安全上下功夫。对各社区档案室安装了避光窗帘，配备了灭火器、防虫药等；对各社区资料专柜存放，定期对档案资料的数量和保管状况进行全面检查，规范使用管理程序，定期对档案资料及存放处所进行透风、除尘、消毒、防蛀等工作。三是确保档案资料历史延续上下功夫。街道办事处利用档案资料，编写了中华街道办事处大事记和中华街情 ，不仅方便了档案利用，
9、而且使档案资料得到了延续。4、加强利用，搞好服务，是规范社区档案管理的目的。办事处和各5社区十分重视档案利用，按照国家、省、市、区的有关规定，积极为各级领导提供决策依据，为机关工作提供指导根据，为重点项目建设、民政、低保、资产以及民生政策落实等工作提供客观真实证据，为社区群众办事提供便利。街道办事处广泛开展“街道社区档案信息调查活动” ，充分发挥社区离退休老党员、老干部、邯郸老户居民熟悉街情、区情、市情的特点，对调查到的各类信息进行登记，不仅及时补充了档案，也方便了档案利用。 三、措施建议 根据试点情况和社区建档现状，建议采取以下措施，以推进社区档案规范管理，加快社区档案工作步伐。 1、加大宣
10、传力度，增强档案意识。一是在社区大力宣传档案法 ，通过举办展览、宣传手册、传单等形式让人们了解档案和档案工作，尤其提高领导和档案人员的档案意识。要面向办事处和社区积极宣传档案法律法规，使他们特别是办事处领导充分认识档案在社区建设中的重要作用，营造关心支持档案工作的良好氛围；二是社区档案工作实行统一领导，集中管理，设立综合档案室，成立以社区主要负责人为组长的档案工作领导小组，统一领导社区档案工作，并配备专兼职档案人员；三是根据实际制订切实可行的社区档案管理办法，做到有章可循，有法可依。同时，建立必要的检索工具和统计台账，为档案利用提供方便。 2、加大支持力度，提高人员素质。要争取街道办事处在资金
11、上支持社区开展建档工作，解决社区建档工作所需的经费、档案装具和安全保护设备，确保社区档案管理有序和规范化。加大社区档案人员培训力度，适时举办培训班，培训内容可重点放在提高档案人员业务知识及运用计6算机技能上，为开展档案工作提供应有支持。 3、规范业务要求，提升工作手段。档案部门要经常深入到社区及时帮助解决业务问题，做好指导工作，一是制定符合实际的邯郸市社区档案分类方案、归档范围和保管期限表 。二是积极推行档案管理信息化，建立社区档案计算机管理和利用平台。三是建立社区档案工作考核机制。将档案工作纳入社区年度目标管理考核检查范围，将档案工作开展情况与档案人员的相关待遇挂钩，对档案工作好的，取得显著
12、成绩的要给予表彰和奖励，以有效调动社区档案人员的积极性。 4、重视档案收集，服务利用为先。各社区除了正常收集和接收档案外，还要注重突出本社区特色，深入调查研究，对有关本社区范围内的民俗风情、名胜古迹、社区面貌变迁的档案，发生过的重要事件、重大活动的档案，出现过的著名人物、新鲜事物的档案等，要主动收集、整理、归档，以提高社区档案的特色和含“金”量。要着重抓好下岗职工档案、特困家庭档案、特困户“低保”档案、优抚对象档案、孤寡老人档案、残疾人档案、居民健康档案、社区名人档案等。要找准档案工作为社区建设服务的结合点和切入点，主动开展服务，根据社区自身特点，多提供居民最需求的档案信息服务。 （作者单位：邯郸市档案局）
