1、1水利工程电子文件的归档及管理探讨摘要：基于计算机技术在水利工程设计行业中普遍应用的这一发展趋势，对归档和管理水利电子文件的重要性和必要性进行了分析。在此基础上，就水利工程电子文件的归档及管理进行了较为深入的探讨，这可给相关部门提供一定的参考作用。 关键词：水利工程 电子文件 归档 管理 1 概述 随着计算机及网络技术的快速发展，使得计算机技术在水利工程的设计行业中得到了极为广泛的应用。当前，计算机技术主要广泛应用于有关水利工程的出图以及设计等方面。正是把计算机技术广泛应用于水利工程设计行业，使得其设计工作效率和设计产品的质量均得到了大幅度提高，伴随着设计工作效率及产品质量提高的同时，也产生了
2、大量水利工程的电子文件；正是这些大量水利工程电子文件的存在，使得及时进行归档和整理这些电子文件，就显得特别的重要和迫切；正是基于此，以下就水利工程电子文件的归档及管理这个问题进行一些探讨。 2 归档和管理水利电子文件的重要性和必要性分析 早在“八五”期间，我国相关部门就明确指出，要把计算机辅助设计技术进行大力推动和广泛应用，让技术人员确实做到把图版甩掉，不必再进行手工绘图。当前我国很多省的水利设计勘测院已进行大量投入，确实做到把设计工作科技水平进行大幅度提高，真正促进了 CAD 辅助作2图替代了手工绘图，大大提高了计算机作图的效率。众所周知，在水利设计这个行业，最为主要的生产产品就是这些设计文
3、件；因计算机技术在其中的普遍应用，这就是在水利设计这个行业中产生了数量众多的电子文件，从而给有关档案管理带来了一个全新的课题。因为在普遍应用计算机技术之前，水利设计行业在进行档案归档工作过程中，主要是以纸介质作为其工作对象的，这不仅显得直观、而且也比较具体，更为主要的是，在档案归档和管理方面已经形成了一整套相当完善的归档方法和管理制度。而归档和管理电子文件，因其载体为电子文件，具有一定的特殊性，当前我国也尚未出台一套较为具体的电子文件归档方法和管理制度。当水利设计行业完成相关工程设计项目后，如果没有及时归档这些电子文件，则极易散失于设计人员手中。随着时间推移，将使很多有用信息因未及时归档、整理
4、而日益被人们所忘却，若以后需要再查找利用是很难的。因此，及时进行电子文件的归档和管理就显得尤为重要和必要。事实上，对于电子文件信息记录而言，不外乎是以往纸介信息记录进行转移的结果，对于那些要进行归档的电子文件，就一定要及时进行归档保存。就水利工程而言，因运用和管理建成后工程的任务相当繁重，其工程建成以后，进行相关运行、维护和管理的直接依据和凭证就是这些工程设计文件和图纸。此外，对于水利工程而言，因其基本建设时间相当有限，故对于已有的设计成果必须进行有效利用，为把设计时间进行有效缩短，也一定要对已有的水利工程勘测设计成果进行重复利用。所以，从这个角度来看，也一定要对水利工程电子文件进行及时的归档
5、和管理。 33 关于水利工程电子文件归档办法的分析 有关水利工程计算书、项目报告书、说明书等这些工程图纸和文字材料，就是水利工程设计所形成成果的主要表现形式。进行电子文件归档和管理，就是把以上这些具备一定保存价值的电子文件及相关支持软件和数据等，通过数码形式在光盘或者磁性材料上进行转存，从而生成水利勘测设计的电子档案，以达到长期保存的目的。有关 CAD 系统、操作系统、水利工程设计行业自主开发的、经专家鉴定可使用的软件等，均为上述所提到的计算机软件的范畴。通常，一份完整的电子文件应由这几部分所构成：文件之间的参见关系；由操作系统、硬件环境、相关软件版本及数据库等所组成的设备环境数据；文件实体；
6、在保管过程中用于数据效验的数据转载。因此，结合以上所述，对水利勘测设计的电子文件进行归档和管理，可从以下这些途径来进行电子文件的归档和管理。 3.1 制定出电子档案的归档范围 进行电子档案的归档范围制定，主要是要实现完整归档、齐全归档。因为电子文件具有这几大特性：具有多样的文件格式；具有较为复杂的形成过程；具有相当广泛的内容；因此，对电子文件的归档范围进行正确全面地划定是非常有必要的，这是目前保证归档电子文件满足完整齐全这一要求的有效途径之一；因此，在对电子文件进行划定归档范围过程中，对以下这几方面必须进行综合全面考虑：就档案内容而言，结合传统纸质文件的归档习惯，若是具备传统归档范围内容的电子
7、文件，就一定要在电子档案的归档范围内列入；此外，基于电子文件的4特性，还需综合考虑电子文件的相应内容、价值以责任等方面。例如，凡是在设计、勘测、基建等生产活动中产生的、具备一定保存价值的技术文件，都要把它列入归档范围，具体可参照我国水利相关部门所颁发的相关文件来进行执行；同时，为了确保能够有效识别归档电子文件，对于硬件设置的相关程序以及配置参数说明，也必须进行归档。就文件类型而言，对于水利勘测设计所得到的工作成果，主要包括这五种类型形式：a 图形文件；b 图像文件；c 数据文件；d 计算机程序；e 文本文件。因而在确定归档范围时，一定要涵盖这五种类型形式。就勘测设计文件的生成过程来看，通常包括
8、这几大环节：a 草稿；b 定稿；c 定稿的若干版本。在进行归档时，一定要以最后进行定稿的文件及主要的修改版本为准。结合电子文件光盘存储、归档以及档案管理的相关规定，要一并归档电子文件载体及与其相配的纸质文件；因为向客户直接提供的正式出版稿通常是以纸质文件为主，诸如图纸、文字报告等，故有关纸质文件也一起进行归档。 3.2 为做到随时归档，有关归档要求一定要明确 通常，结合实际需要，可把归档的电子文件分为物理归档和逻辑归档这两种形式。所谓物理归档，指的是基于脱机这种形式，把所归档电子文件在光盘或磁盘上进行归档储存；所谓逻辑归档，指的是在网络系统条件下，随时归档、整理、检索及收集电子档案。由于水利工
9、作的设计工作，通常是由这三大设计阶段所构成：可行性研究初步设计施工设计；因此，进行电子文件归档，也一定要分阶段进行操作，具体归档操作时间，通常确定在各个设计阶段完成以后再随时进行；对5于网络条件下所实施逻辑归档的电子文件，为安全起见，在完成之后，也一定要予以物流归档。若是遇到进行加密的文件，一定要先予以解密，若是采用压缩软件，则应一并归档此压缩文件；此外，还要把以下这些内容填写在所归档载体的外包装的标签上：题名；档号；密级；硬件环境；软件环境；保管期限。 3.3 进行归档手续的办理 对于工程项目相关负责人而言，一定要把电子文件整理出三套：其中第一套用于查阅、第二套用于封存保管、第三套用于异地保
10、存；而且在每一套电子文件中，还应包括着这些内容：相应的电子文件机读目录；配套的纸质文件；相关的软件说明；相应的硬件配置参数说明；电子档案登记表。如果有提出需要使用权限保护的，还要对“电子档案使用权限保护单”进行相应的填写；把有关“档案移交清单”向双方进行交接，并要求双方进行相应的签字和盖章，其中归档部门保持一份，档案部门保持另一份。 4 关于水利工程电子文件的管理 对于所归档的电子档案这种载体应写保护，因只许读不能写；一定要制定出一定的保护条件加以管理：诸如温度和湿度的许可范围，要与磁场、电场远离，要对有害气体进行隔离等等；要定期定时检测已经完成归档的电子文件载体，对于所归档的电子文件载体，要
11、确保不存在划痕、保持清洁，不受到病毒侵袭，有关材料一定要完善齐全，并且合格率一定要达到百分之一百。在管理电子文件过程中，一定要进行相应的技术处理，例如，为确保电子档案的可读性，一定要其软硬件环境与原6软硬件环境进行相应的数据转换，若出现问题，一定要及时通过复制来加以解决。 5 结束语 总之，进行水利工程电子文件的归档及管理的目的，就是要进行利用；因电子文档所特有的性质，致使其与纸质档案有着不同的利用方式；因而在实际当中，进行电子文档利用的最好方式就是提供进行一定技术处理的拷贝件，以让利用者无法进行拷贝或者改写，这对于保证水利工程电子文件的完整性和准确性、促使我国水利工程建设的持续快速发展均具有重要的作用。 参考文献： 1崔绿香.水利水电工程电子文件的归档及管理利用研究J.时代报告，2011（09）. 2国家档案局.电子文件归档与档案管理概述M.档案出版社，2010.10. 3曹学玲.浅谈水利工程建设中的档案管理J.价值工程，2012（15）.
