1、1网络环境下档案社会服务工作探讨摘要：近年来，随着国家对档案资源开发利用工作的重视，档案社会化服务功能也日益彰显出来，它对人们的生活起着越来越重要的作用，同时，在现代信息技术推动下，档案社会化服务呈现出新的模式，档案用户需求也出现了一些新的特点，从而引发了档案服务工作的变革，本文集中探讨网络环境下档案社会化服务的策略。 关键字：网络环境档案社会化服务 档案是人们在社会实践活动中直接形成的认识世界和改造世界的历史记录，它以浩瀚的知识和广博的内容成为信息资源的重要组成部分。长久以来，档案管理存在着“重保管、轻利用”的问题，但是，档案只有通过用户的利用，才能实现其蕴藏的价值，带来相应的效益。近年来，
2、国家非常重视档案信息资源的开发利用工作，重视其服务社会的功能。档案信息服务社会化，就是要以丰富的档案信息资源为基础，以最大限度地开发和利用档案信息资源为目的，面向社会，强化档案信息的各项服务功能和环境，建立规范的档案信息服务体系，创造档案信息的社会效益和经济效益。 在网络环境下，档案管理部门不仅实现了功能范畴的拓展，更在逐步完成从保守的被动服务向更加开放的主动服务转变：档案人员不仅能更好地为传统对象提供服务，而且也能够为不同层次的教育者、学生、及普通公众所利用：社会大众不仅可以深入了解档案资源，更可以采用2简单便捷的方式和途径取其所用。通过网络化、数字化传播档案信息资源，打造内容丰富、特色明显
3、、功能完备、容易获取的网络档案信息平台，是实现档案信息资源社会化服务的关键所在。 一、网络环境下的档案用户需求特点 1.用户需求的全面性和社会性 现代社会快节奏的发展和知识信息的飞速更新给人们带来了机遇，但人们也越来越感觉到自身知识的捉襟见肘，大家在不断提高自身能力和才能的同时对档案检索的深度和广度都提出了更高的要求。简单的普泛式介绍和目录查询已经不能满足用户的需要，对档案全文信息的在线获取已经成为一个迫切的要求。用户在解答和说明某一问题或研究某一课题时，也总是希望不仅能够获得准确的档案信息，而且希望得到更大范围的相关档案材料。此外，在对原始信息需求的同时，用户对经过编研、序化和深加工的档案信
4、息也显得更有兴趣。 档案用户对信息的需求动力大多来源于社会实践，用户在社会活动中需要利用前人的经验指导实践，而档案正是记述着人们在社会实践中的所形成的经验和认识，这也更促使档案工作的社会化，值得注意的是，人们在对档案的要求上也往往呈现出更加贴近生活的平民化趋势。 2.用户需求的多样性和动态性 从社会整体来说，人们各自的职业、爱好和素质的不同会造成用户信息需求的多样性，这是与社会发展水平和人们生活的文明程度相一致的：从社会个人来说，人们自身的爱好和兴趣也存在着广泛性和多样性的特点。 3同时，用户需求也存在着动态性的特征，这是因为档案用户信息需求的满足方式和水平，是由其所处的历史条件决定的。而且，
5、档案用户是在从事着会随着社会发展而变化的社会活动，这也必然决定了档案用户的信息需求不会永远停留在一个水平上，它会随着社会、经济、科学技术、文化艺术的发展以及档案资源和档案利用者自身的发展而发展，一种旧的需求满足了，又会产生新的需求，需求总在不断满足中延伸。 3.用户需求的快速准确性和信息导航性 用户希望能够建立稳定的档案网络平台，使其能够快速的访问，同时又有简便的登录程序、高效的检索系统，以准确的获得他们所需要的信息。内容新颖、传递及时、易于获取的各类信息成为信息用户迫切的需要。现代社会的信息爆炸，也往往会使人们在浩瀚的信息海洋中不知所措，他们不仅需要专家的支持和帮助，更希望有智能的导航系统，
6、使用户知道自己所处的位置以及如何去寻找所需要的信息。 总之，网络环境刺激着用户不断产生新的要求，同时网络环境又为这种需求的满足创造着更为良好的条件。 二、网络环境下档案社会化服务策略 1.开发、开放档案资源，建立完备的档案资源管理体系 首先，要开发丰富的档案资源，同时丰富特色资源。档案部门要构建丰富的档案资源体系，坚持做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作，坚持“收集要齐全，整理要系统，检索要深化”的原则，切实为档案资源服务奠定良好基础。另一方面，在丰富档案资源的基础上吸纳特色资源，在合理扩大接受范围的同时，着重接受与选择含金量4高和特色的档案资源，体现档案的综合性和独特性。 其次，要
7、加大数字档案资源建设力度。现代网络环境要求能够在网络上广泛查询和利用档案资源，这就要求档案部门一方面要做好已有电子文件归档工作，确保电子文件及时归档：另一方面继续做好传统档案的数字化工作，采用通用标准和先进技术，构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库，为档案信息资源服务建立完备的数字信息资源体系。 再次，要开放档案资源以满足人们日益增长的档案信息需求。随着人们社会民主意识的不断提高和政务信息公开进程的不断加快，档案开放范围也必然应该作出相应的调整。要扩大社会档案知情权，开放一切可以开放的档案，同时，根据实际情况调整档案开放期限。当然，在扩大档案资源开放范围的同时，要注意做好档案保密工作，正确处
8、理好开放与保密的关系，以便保障社会档案信息资源正常而有序地开放。 第四，要完成跨地区、跨资源合作，实现档案共享。现代社会发达的信息技术和网络环境给地区之间和不同资源之间的融合提供了有利条件，面对浩瀚的档案资源，任何一个档案管理机构都不可能做到收集的全面性，必须改变割据式的保守自闭态度，充分利用网络资源，互通有无，从而达到档案资源最大化的共享。而且，面对人们越来越广泛的知识需求，还应尽量把档案学的内容与其他知识学科相连接，需要综合采用档案学、图书馆学、计算机科学、信息科学管理学、法学、经济学等的理论、原理原则和方法协同研究，促进学科间的交叉、渗透。 2.建立以用户需求为导向的档案服务系统 首先，
9、要更新观念，坚持“以人为本”的核心理念。要把从前封闭、5传统的档案收藏模式变为开放式的信息共享，档案管理工作应针对用户信息需求的特点，重视和加强对用户信息需求的调查研究，分析和研究用户不断增长和变化的需求，改进服务内容，提高服务水平，以便最大限度地满足用户信息需求。同时要搞好跟踪服务和信息反馈机制，以了解用户所需，更好地进行社会化服务。 其次，要编制高效的检索查询体系。要想实现查询服务功能必须要有检索系统进行支持，要在丰富而有特色的馆藏基础上编制高效便捷检索工具，从而使档案检索清晰省时，符合现代社会人们的生活节奏。检索工具编制得越科学，对档案的揭示就越全面，档案信息也就开发得越迅速。在检索工具
10、编制的同时还要注意类型的多样化和泛化检索，分类清晰，既要有总目录，也要有专题目录；既要有叙述型检索工具，也要有条型检索工具，以便满足用户多方面的档案需求。 第三，要加大宣传力度，提高档案的社会意识。在现代社会高速发展的背景下，档案宣传需要走出传统“业内交流”的封闭式窠臼，把眼光转向社会，转向公众。采用一些与人们日常生活联系的密切的方式，提升档案工作的社会知名度。大力开展公共关系活动，破除档案工作的神秘化、封闭性，增加档案工作透明度，运用各种传播媒介树立起档案部门全心全意为公众、为各项建设事业服务的形象，从而唤起有关方面对档案信息资料的需求欲望，完成档案部门与利用者之间的档案“流通” ，并在“流
11、通”中实现档案工作的社会化服务。在加大宣传力度的同时还要采用现代化的方式对档案用户进行指导，如采用在线教育等的方式，以提高档案利用率、普及档案知识。帮助用户掌握网络环境下的检索、6获取、利用信息的能力，提高其信息意识和信息技能以及对信息服务的认知，激发新的利用需求，提高利用效果。 总之，信息技术的飞速发展给档案事业的发展带来了机遇，也带来了挑战。那些有着丰富资源性的档案不能也没有理由继续尘封，它必须回归社会，使其价值得到发挥，以满足了普通公众对档案信息资源的需求。用户信息需求是档案工作发展的风向标，网络环境下，用户信息需求出现了新特点，用户对档案工作的要求也越来越高，只有档案部门顺应时代潮流，以档案用户的需求为立足和出发点，积极创新，在网络环境下的档案事业必然迎来更为广阔的发展空间。
