1、1浅述灵活就业人员档案管理的措施随着市场经济与社会发展，灵活就业人员的流动将会越来越频繁，对就业服务部门在灵活就业人员人事档案管理工作提出了较高要求，尽管灵活就业人员人事档案管理是一个复杂的多方面问题，但只要我们认真按照档案管理制度要求和规律，并在此基础上不断创新，就会探索出利于灵活就业人员档案管理的新办法。 在企业档案中，灵活就业的人事档案是企业档案的重要组成部分，灵活就业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求灵活就业人员的人事档案管理规律，有利于相关部门在管理中掌握有效信息，为政府决策提供可靠依据，为社会稳定提供有力保证。加强灵活就业人员档案管理，会促进中国经济发展和社会进步。
2、 一、实现灵活就业人员档案信息化管理 在信息化快速发展的现代社会，档案作为一种特殊的重要信息，对其进行现代化管理是必然的发展方向，灵活就业人员人事档案管理也是如此。现代化信息管理技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术，利用计算机技术对灵活就业人员人事档案进行信息存储、检索等，进而实现网络化管理，是当前灵活就业人员人事档案管理需要重点解决的问题，灵活就业人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手： 一是档案室管理现代化。档案室的管理，需要以科学的手段来改变“看堆守摊”的局面，以适应档案管理信息化的对内管理要求，要建立2人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现
3、代设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将资料中的图片甚至声像资料转变成数据资料，使档案数字化、信息化，在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、金保网等网络平台，建立人事档案信息化服务系统。配置专门网络和专门网站实现人事档案信息的交换、查询，以利于实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。 二、规范灵活就业人员档案管理各环节 1.完善档案材料的收集。档案材料是灵活就业人员档案工作的物质对象，是提供利用的基础。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。才利于工作的顺利开展，为此，应采取下列切实可行的措
4、施。 一方面，要从档案收集环节本身进行规范化管理。一是健全灵活就业人员档案材料收集网络，按照材料形成的规律和特点采取定时收集、及时收集、补充收集等方法。二是与灵活就业人员或用人单位签订档案管理合同，以契约的形式明确双方的责、权、利，并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。管理人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明以保证档案材料齐全、完整。另一方面，改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对档案原装的“接收” ，是整理之后单纯意义上的档案保存，这样也就失去了灵活就业人员档
5、案管理的意义。因此，要实施档3案收集保管的新模式来改变现有的困局。如人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式，即流动人员档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的，这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系，克服了“人档分离”的现象，用人单位“直接用人，间接管人” ，而管人主要是通过与就业服务部门或人才流动服务机构合作管理档案来完成的，灵活就业人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成，在制成正式材料一个月内送交人才市场或就业服务部门，并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。 2.规范档案转递手续。随着市场经济与人事
6、制度改革的深入，灵活就业人员的流动将会越来越频繁，对其档案转递提出较高的要求，要确保其档案安全、顺畅的转递将成为灵活就业人员档案管理的重点工作。 国家人事部流动人员人事档案管理暂行规定中要求：“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函 15 天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。 ”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应
7、与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。 ”并且，档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案4一定要尽快移交，灵活就业人员流动后留下的档案，流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位，收到的档案经核对无误后，要做好接收登记。在档案管理过程中，坚持管人与管档并存的原则，即人在档案在，人走档案走，档案与人不能脱节。 3.优化档案内容构成。优化档案内容构成，不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容，更要突出创建出反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容，为单位有针对性的使
8、用人才提供可靠保障。 为此从以下几方面着手：一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册师考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将灵活就业人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，为用人单位选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范灵活就业人员自身诚信状况的管理，重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料，并加强推广应用。这样才会使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升，有关部门可通过档案记载确定对灵活就业人员的选拔和培养，可见，优化档案内容利于用人单位
9、选才用人、育才成就事业，彰显灵活就业人员个性档案价值。 三、拓展人事档案管理方式 在社会主义市场经济条件下，灵活就业人员人事代理是适应中国企业流动人员管理的新方式，是一种促进人才产业化，最终将人事管理转5化成一种公众服务的制度。简单地说，就是把“单位人”变成“社会人” ，实现人事关系管理与人员使用分离，即单位管用人，而一些具体的人事管理工作，如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等，由人才流动或就业服务机构代管。随着新形势的出现与发展，人事代理制度也开拓了新的服务形式，实行“人事派遣（人才租赁） ”制度，这在一些地区已经实行。它由人才市场或就业服务部门担当员工的法定雇主，负责派遣员工的人事管
10、理，实际用工单位同人才市场或就业服务部门签订人事派遣或租赁合同，实现劳动关系转移，提高人力资源配置效率和使用效益。 实行人事派遣后，对于用人单位而言：一是用人单位便捷用人，打破人事关系与劳动关系一体管理的格局，用人单位用人，专业服务机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展，可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人，规避用人风险。人才市场或就业服务机构根据用人单位的要求，利用专业化手段为用人单位选定合适人选后再由用人单位进行面试确定，使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额，满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工，这样用人单位可以在不扩大编制的情
11、况下解决用人需求。 对于被派遣人员而言：首先，通过就业服务部门或人才中心对其人事档案等人事、劳动关系的管理，完善工作档案内容如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等，有效地维护劳动者的合法权益。其次，派遣人员合同到期后，若不再续签，由于其人事关系仍然由人事派遣服务6机构代理，其工龄连续计算，并可继续为代理人员代交社会保险费，办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事代理服务。 人事档案是与灵活就业人员密切相关的人生记录，对其人事档案的管理伴随着社会市场的发展而产生、发展和完善。随着市场经济与人事制度改革的深入，灵活就业人员的流动将会频繁增加，作为档案管理的就业服务部门要勇于探索、不断开拓，就一定会寻找到适合本服务行业发展的人事档案管理的新路径。 （作者单位：石家庄市桥西区劳动就业服务局）
