1、自治区林业和草局视频会议工作规程第一章 开机第一条 检查网线是否已经连接，视频设备、电视电源是否插入电源插板。 第二条 打开电视遥控器电源开关，将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源。 第三条 打开视频会议终端遥控器电源开关，启动视频会议终端，摄像头进行自检，听到视频会议终端发出的声音，看到会场图像，等待主会场呼叫。 第四条 检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。 第二章 会议发起第五条 范围：自治区林草局机关及合属办公事业单位、驻乌各直属单位、各地州林草局、天西、阿山、天东林管局、各县市林草局和林管分局。第六条 发起：会议范围内的各单位各部门均可根据工作需要，作为发起单位填写林草系统
2、视频会议申请表（附件 1）或会议文件，提请召开会议。第七条 审批：全区会议或跨地州市会议由局办公室报局党委领导批准。各地州市林草局、天西、阿山、天东林管局及其所属单位专题会议由发起单位报地州林草局、天西、阿山、天东林管局主要领导批准。批准后，将林草系统视频会议申请表或会议文件、 林草系统视频会议告知单（附件 2）报林业宣传信息中心，同时将林草系统视频会议告知单报当地电子政务办。第三章 会议通知第八条 全区或跨地州的会议。由林业宣传信息中心根据局领导批示或会议文件，按照会议发起单位的要求，在工作群中发出会议系统调试、组会通知，通知内容主要为：会议名称、参加会议单位、调试时间（一般提前 1 天）、
3、组会时间（一般会前 2 小时）、技术保障电话。第九条 专题会议。部分地州县市、直属单位发起的专题会议由发起单位及其联系人发出会议通知，林业宣传信息中心配合，会议通知的内容及调试的时间可适当缩减。第十条 参会单位联系人接通知后 1 小时内，应在工作群中反馈信息，并向单位领导汇报。未反馈通知信息的，地州及直属林业单位由林业宣传信息中心会议联系人负责核查，县市及林管分局由地州林草局、天西、阿山、天东林管局视频会议联系人负责核查。因特殊原因无法参会及调试的，联系人应以文字方式向会议发起单位及林业宣传信息中心报告。第四章 调试流程第十一条 开机。各参会单位联系人按技术规程和会议通知调试时间开机，查验设备
4、运行及网络链接情况。第十二条 调试。主会场现场负责人按技术规程逐一测试系统情况，特别是音频、视频是否正常。第十三条 反馈。设备及网络运行正常的，参会单位联系人现场示意。发现故障的，参会单位联系人应在工作群中或电话联系技术保障人员，及时排查并向发起单位及现场负责人汇报情况。第十四条 报告。测试完成后，现场负责人要以文字方式向会议发起单位报告测试情况及建议。第五章 组会流程第十五条 查验。一般于会前 2 小时，主会场现场负责人、参会单位联系人按调试流程查验系统情况。参会单位联系人应在工作群中反馈系统运行情况。第十六条 启验。一般于会前 1 小时，主会场现场负责人关机并重新启动会议系统，检查会议系统
5、及参会单位运行情况。第十七条 组会。一般于会前半小时，主会场现场负责人在工作群中通报系统情况，并向发起会议单位报告会议准备情况。第六章 会务管理第十八条 工作职责：各单位视频会议联系人负责所属单位会议联络、设备管理工作。地州及天西、阿山、天东林管局的视频会议联系人还负责所属县市、下属单位的会议协调工作。工作人员调整的，要负责将新工作人员加入工作群中，并做好技术培训工作。第十九条 工作报告：调试、组会过程中，各单位会议联系人或技术人员需填写林草系统视频会议系统调试、组会记录表（附件 3）林草系统视频会议系统运行记录表（附件 4）。会议结合后，主会场会议联系人要将会议记录表一式3 份，报会议发起单
6、位、林业宣传信息中心各 1 份，发起单位备档 1 份。第二十条 工作群。视频会议联系人加入工作群后名称应更改为：单位名+ 本人姓名+ 手机号（如 *州*县张*13或*局*分局王*13）。第二十一条 故障。会中出现掉线、音视频卡顿等问题的，应及时向现场技术人员报告。未能解决的，由故障单位联系人以文字方式报告至林业宣传信息中心。发现视频会议设备或链路故障的，故障单位联系人可直接联系技术人员，查明原因，无法现场排除故障，以书面方式并签名后，报单位领导、林业宣传信息中心。同时，及时联系设备供应商和网络运商。第二十二条 工作纪律。工作人员要严守会议纪律，切实做服务工作，不向无关人员发布会议内容，严格保密
7、纪律，不在工作群中讨论与会议无关的事宜。第七章 注意事项第二十三条 会议结束后视频会议终端必须先关终端设备开关，再拔电源插头。 第二十四条 视频会议终端尽量不要随便搬动，频繁拔插设备上的连接线。第二十五条 摄像头调整使用遥控器，禁止用手掰动。第二十六条 视频会议终端和摄像机不用时用布遮住，做好防尘，防水。第二十七条 注意避免视频会议终端和摄像机直接阳光曝晒。附件 1林草系统视频会议告知单致：自治区林业和草原局林业宣传信息中心业务应用实施单位 *地区*市林业和草原局 业务应用名称 *视频会议 业务应用范围 自治区-*地区（县）实施时间实施安排：其它要求： 联系人：*（负责人手机号）*（技术人员手
8、机号）联系方式：座机号注：此单由依托全疆林业和草原视频会议系统具体应用单位填写，联系方式：0991-5852194。附件 2林草系统视频会议系统使用申请表填表日期： 年 月 日 申请部门联系人 联系方式 （手机号+座机号）会议内容开会时间主会场地点 参会人数分会场地点 参会人数会议保障事项申请部门领导意见：签字（需加盖公章）： 年 月 日局领导意见：签字： 年 月 日林业宣传信息中心意见：签字：年 月 日注：1、申请部门申请会议室时，务必要求会议室提前 30 分钟开门。2、申请表须提前（至少提前两天）送到局林业宣传信息中心，以便做好系统调试准备。附件 3林草系统视频 会议系统调试、组会记录表调
9、试 组会序号 级别 单位名称 视频网关地址 视频终端地址图像、声音 图像、声音附件 4林草系统视频会议运行记录表会议名称会议发起（单位）部门会议时间 会议地点会议单位数 参会人数会议参会人员项目 调试内容 调试结果开机检查 设备部件、连线等是否正常 是 否设备 运行检查 设备启动、音视频切换是否正常 是 否有图像信号，图像清晰 是 否有图像信号，图像不清晰 是 否本地视频图像 质量 无图像信号 是 否有图像信号，图像清晰 是 否有图像信号，图像不清晰 是 否有图像信号，有马赛克 是 否有图像信号，图像卡顿 是 否视频信号远端视频图像质量无图像信号 是 否声音清晰，无杂音 是 否有声音，有微弱杂音 是 否本地声音有声音，有啸叫 是 否有声音，声音清晰，无杂音 是 否有声音，有微弱杂音 是 否有声音，时断时续 是 否音频信号远端声音无声音 是 否备注：注：备注内写明测试、正常开会 发生的情况，主要是会 议中断的原因。
