1、1高校档案工作规范化建设探索学校档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映，是党和国家的宝贵财富。学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。为贯彻落实中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法和高等学校档案管理办法 ，我们要依法做好学校档案工作，加强科学管理，逐步实现档案管理工作的规范化和标准化，使档案真正为学校的教育教学及管理工作服务，努力提升学校的管理水平。 一、把住归档资料入口关，努力夯实档案工作规范化建设的基础 归档资料是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发得怎样，不仅决定归档资料本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，
2、决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住归档资料工作的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 首先归档资料用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留 25mm 左右的装订线。二要注意检查归档资料是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题和归档资料是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文和归档资料一致，有无日期等。三是归档资2料字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种
3、记录、报表、签字、批注等归档资料，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五是移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。 二、统一收集管理案卷材料，不断丰富档案工作规范化标准化建设的内容 实践证明，案卷材料收
4、集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。学校档案室是学校的内设机构，负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声像类、设备类、荣誉类的所有档案。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全学校档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整理、保管和统计学校的全部档案，并对全校各部门的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检查和监督。 首先，所有学校档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后档案的利用。学校各部门要加强对本部门档案资料的积累、归类、整理、上交工作的领导，兼职档案员要切实履行自己3的工作职责，负责所在部门归档材料的收集、整理与上交工作。保
5、证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个部门联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的部门负责归档，其他科室协助提供相关材料。其次，要严格执行文件材料的形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入” 、 “四同步”：即将立卷归档工作纳入学校及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。另外，任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件材料，不得擅自销毁文件材料，确需销毁的要由档案室登记造册，经主管院长批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，
6、要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。同时，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。 三、实施“以我为主”的立卷归档原则，确保档案工作规范化标准化建设的顺利进行 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。 “以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单
7、位形成的文件为主的原则，4不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化乃至现代化的一个重要原则。 在严格执行国务院办公厅不归档文件销毁办法的基础上，要致力解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重
8、复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 四、重视档案的开发利用，充分发挥档案工作规范化标准化建设的效应 加强学校档案工作规范化标准化建设的根本目的，就是充分利用档案为
9、学校的教育教学和管理工作服务。为满足利用者的需求，就要通过5各种方式向他们提供档案材料或相关的咨询服务。如利用学生的学籍档案及时为毕业生的就业、升学、应征入伍、执业考试、学历认证和入党等问题提供相关证明材料和高效的服务。利用学校的文书和教学档案为教师的教学经验积累和教师的考核、职称晋升等提供依据材料。特别是在学校办学水平评估、申报专项建设项目和接受上级检查等事关学校大局的重要活动中更应充分发挥档案室资料齐全准确的优势，及时为各项评估检查提供佐证材料。 要充分利用档案、发挥档案的作用，就要使死档案成为活档案，努力使档案为规范学校管理服务，为教育教学改革服务，为提高办学质量服务。当前，档案工作要适应经济建设和学校发展的需要，优化服务方式，积极主动为学校各级各部门和广大教工提供相关的档案材料。为此，有必要健全档案的检索工具，汇编各种能反映本校特色且有较高利用价值的学校档案检索目录等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学和管理工作提供实际服务，如可推行学校档案目录在本校校园网教学资源栏目上公布，方便教师备课查阅等。 （作者单位：石家庄信息工程职业学院）
