1、1新形势下如何发挥房管档案的社会服务作用近年来，我国房管档案管理部门为提高房管档案管理质量做了大量工作，不断加强房管档案规范化管理，提高房管档案价值的利用效率，为公众提供优质服务，取得明显的成效。房管档案关系到人民群众的切身利益，特别是在房地产市场宏观调控政策实施以来，档案查询量倍增，房管档案的社会作用受到社会各方面的广泛关注。但目前我国房产档案在管理和服务工作中还是存在很多挑战和问题。如何解决这些问题，提升档案的社会服务功能，是摆在档案管理人员面前的重要任务，是档案管理部门的一项重要研究课题。 一、目前我国房管档案存在的主要问题 1.档案管理缺乏统一规范标准 城市房地产市场越发活跃，房地产权
2、属登记档案数量也随之激增。据统计目前各地的房管档案中 90%以上是权属登记档案。但在实际工作中，房地产权属档案管理的法律依据还是 2001 年建设部颁布的城市房地产权属档案管理办法 。从政府推动房地产市场发展到宏观调控再到限购政策，十多年来，房地产市场发生了巨大的变化，但由于权属档案管理办法不明确，缺乏统一的档案管理标准，使得各级房管档案工作各自为政，各行其是，使得房管档案管理标准化现代化的实现举步维艰。 2.房管档案资源体系不健全 房管档案资源体系以房地产权属档案为主体，包括预售、权属登记、2物业管理、房屋拆迁、维修基金、私房落政、经济适用住房申请和历史建筑保护等类别，基本上涵盖整个住房保障
3、和房屋管理的业务范围。在当前房管档案管理实践工作中，拆迁项目行政审批和监督管理产生的拆迁档案大部分都是存放在县级或市区级房管局档案管理机构中，而拆迁实施过程中的档案和拆迁户安置档案则多数存放在各家拆迁公司，如此的分散管理，容易使房产类型的档案资源散失，无法使档案资源得到更加合理的整合，甚至得不到共享。此外，房地产权属等传统档案存在有文必档、重复归档的现象。 3.档案信息管理水平比较低 全国各省市房管系统档案信息化管理水平参差不齐，有些省市和地区档案管理信息化水平比较成熟，正朝着数字房管的道路稳步迈进，如有的地区房产档案管理系统作为房管局管理信息综合系统的子系统，与其他业务管理无缝对接，实现业务
4、、数据、服务、技术和管理的一体化，但多数地方的房管档案管理还依然停留在信息化的初级阶段，由于档案信息管理系统没有统一的标准，缺乏统一的数据库管理，档案信息资源也就无法实现共享，使用价值没法发挥出来。 4.档案开发利用方式较单一 目前档案利用的途径比较单一，是房管理档案利用率低的主要表现，也是最大的问题，设立窗口这一途径已无法适应时代潮流。由于开放档案要承担一些风险，很多部门为了趋利避害，有的缩短查阅时间，有的尽可能使档案处于保密状态。房管档案蕴藏着丰富的资源信息，特别是一些历史档案，使用价值更大。但把档案存于库房深处，或仅为行政机3关提供利用服务，这样做大大浪费了档案资源，使房管档案得不到充分
5、利用。 5.档案管理专业人才较缺乏 在从事房管档案管理的专门工作人员中，一部分人员年龄偏大、知识老化，档案管理的理念和思维陈旧。而另一部分则是年轻人，他们虽有一定的档案业务理论知识或者计算机知识等，但经验比较缺乏，没有实践经验。总体上，都存在着缺乏档案专业知识和计算机专业知识相结合的综合性技术人员，更多的是缺乏档案知识、房管业务、历史和法律等专业知识相结合的复合型人才。 二、加强我国房管档案管理的对策 1.构建房管档案统一管理标准 实现档案管理工作现代化的前提条件是档案工作标准化。国家要结合房地产业档案管理的特点，制定并出台相关标准、规范，从而提高全国房管系统档案管理的整体水平。各省市同行同系
6、统之间不能各自独立起来，相互之间要交流切磋和互补，不断创新，建立房管理档案统一管理标准，推进房管档案业务规范化管理。 2.整合房管档案信息资源 档案资源整合不仅仅是对档案实体的整合，还包括了对档案信息的整合。加强房管档案资源的整合和优化是房管档案工作的一大重点，一方面要加大重点档案收集力度，另一方面要优化档案资源，实现档案集约化管理，也就是做到实行前端控制，在业务办理过程中，要对档案文件进行严格控制，加强管理，对一些档案可以实行电子文档管理，争取4减少纸质档案的流转，尽可能实现资源信息共享。 3.加快房管档案信息化建设 加强房管档案的信息化建设，必须有序推进档案资源数字化、信息管理标准化和信息
7、服务网络化。一要建立统一的房管系统信息化平台，建立房管档案信息资源基础数据库和档案检索数据库及档案影像数据库；二要通过计算机网络来实现档案信息的快捷传输有效反馈，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，进而达到实现库藏档案的信息化自动管理，给利用者提供快捷便利的档案信息服务。 4.开发房管档案使用价值 充实档案内容。要充分了解行政部门、相关企业、科研机构以及社会公众对房管档案信息的需求状况、需求程度以及需求特点，从而确定房管档案信息资源的建设内容，完善档案接待利用工作，满足行业管理和社会公众利用需求。 整合档案资源。紧密结合本地区房地产行业管理实际与社会经济发展实际，积极开展房管档案编研工作。可
8、以通过与高校、科研院所、专家学者一起交流探讨等合作，挖掘房管档案的历史文化价值，整合利用社会上的人文资源，开展课题研究，展示房管文化，传播档案文化。 5.提高档案人员专业水平 建设好高素质的档案管理队伍，房管系统档案事业才能持续发展。一是引入系统外的人才，或招聘档案专业的应届大学毕业生，为管理队伍输入新的活力；二是加强系统内的人才培养。调动工作人员的积极性，使档案管理部门不断涌现新的技术带头人，定期组织他们参加各种形式5的房地产档案业务专业培训，可以以讲座、模拟和辩论赛等形式进行。通过人才引进和培养，逐步建立能兼顾精通档案管理和房地产档案业务管理以及计算机知识的房管档案后备干部队伍，提高房管档案管理人员的素质，促进档案管理工作不断发展，为社会提供更多更便捷的档案资源。 （作者单位：广东省中山市国土房管档案馆）
