1、1医院档案利用管理方式的思考摘要：北京市昌平区妇幼保健院针对档案利用的现状及存在的问题，在管理理念、管理内容、管理方式方面进行了创新，取得了明显的成效。以前我院的档案管理使用传统封闭的手工管理方式，现在我院在档案的收集、利用、管理、服务等方面借助院内网络，采取现代信息技术服务方式，为利用者获取信息提供了最佳途径。 关键词：医院档案档案利用管理方式 现在是网络信息的发展时代，从互联网上直接获取最新档案信息，超越了传统的档案检索范畴及管理方式。昌平区妇幼保健院的档案，记录了医院从成立到发展壮大的历程，反映了医院医疗水平的发展，是医院珍贵的信息资源。在档案利用方式上采取了新的管理模式，从挖掘档案信息
2、资源到提供高质量的档案信息服务，都借助网络信息技术以达到档案管理开放和服务的目的。 一、传统封闭的利用管理方式 档案原件的提供：根据利用者的需求，档案员按照院里规定将档案材料直接借阅给利用者。档案复印件的提供：档案员将档案材料的内容进行部分复印，或将照片的复制品直接提供给利用者。档案科研成果的提供利用：根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料进行提供。 图 1 表示：根据行政科、人事科工作的特殊需求，向档案管理部门2提出申请，并出具书面证明、身份证明，档案管理员对材料进行审查核实，并对借阅人申请的内容进行审查，决定档案信息能否提供，最后再进行提供利用。这种管理方式明显存在着局限性。 1
3、.从利用上看，档案材料的利用存在一定的局限性，只能给行政、人事科工作的特殊需求者提供服务。不能满足大多数利用者的需求，影响档案的利用率。 2.从管理上看：档案利用者为了得到档案材料，必须亲自到档案室查阅，从利用途径上受到了限制。 3.从提供方式上看，档案管理员始终处于一种被动地位，不能发现利用者的需求，以至于无法主动地提供服务。 4.从利用方式上看，档案利用过程没有评价机制，没有意见反馈，档案管理员与档案利用者之间缺少沟通和互动的平台2。 所以，传统档案利用管理方式是一种被动封闭的模式，导致档案利用率不高，档案的作用不能充分有效地发挥。 二、改变服务理念，促进交流合作 昌平区妇幼保健院档案管理
4、人员用科学发展观武装头脑，积极实践，努力工作，增强了档案主动服务理念，定位档案的职能作用，成为医院档案管理的关键1。传统档案管理方式主要是为院领导、办公室、财务科、基建科、设备科、妇保科、儿保科等提供查找、借阅、复印各种材料提供服务。有一些档案仅仅作为医务人员科技成果资料的凭证来进行仓储和保管。这种方式不符合信息资源共享和开放应用的要求。而网络信息技术的出现，使档案室传统的档案管理方式、服务方式必然发生改3变。为满足利用者的需求，必须拓展医院内部交流、档案职能和定位服务，改变服务理念，创新服务方式，进一步推动档案利用管理工作上一个新台阶。 第一，在医院内部以院刊等方式定期向职工公布档案资料和近
5、期的科技成果、有奖论文以加强各科室之间的沟通和交流。第二，加强科技信息的分类指导，把科技成果转化成生产力，为科技创新提供信息支持平台，从而更加有效地向同行提供信息资源。第三，在医疗、科研、科教、人事等方面为医院领导提供可靠的参考资料，为医院的科学发展提供决策依据。第四，将科技档案、专业档案、文书档案等与医院信息资源进行整合，使医院档案工作纳入医院整体的办公自动化系统。实现档案信息资源网上共享。 另外，昌平区妇幼保健院将一些非涉密的档案信息公布在院内 OA 网上，在有效地整合信息资源的同时，对当前的检索利用工作中的规章制度进行修改和完善，让档案信息为全体职工服务，以满足开放式的档案利用管理方式的
6、需要。 三、网络环境下的医院档案利用管理方式 我院的档案利用在理念上进行了改变，放宽了服务范围，面向广大职工，在以往服务群体的基础上增加了职工、门诊科室、体检科、医保科、科教科、综合办公室等。而档案利用也从以前的被动服务变为主动服务，并可以根据利用者的反馈意见，随时提高档案的服务水平。如图 2 1.根据不同需求者，把档案利用者划分为职工、门诊科室和行政科室。这样，就将以往档案利用服务主要围绕行政科室扩展到全院职工服4务领域。 2.拓展医院档案利用管理方式，为加强档案利用工作，档案室增加了档案推送服务和制定服务。推送服务是档案员亲自下到各科室，了解科室需求，主动提供档案信息服务。制定服务是档案员
7、根据科室的特定主题，提供特定的档案材料，经过身份的认证，通过院里 OA 网络传递给利用者。这两种方式不仅扩大了利用者的范围还提高了医院档案定向的利用率。 3.通过医院 OA 网留言等方式把上级领导、职工、门诊科室、行政科室等部门的档案利用需求和好的建议及好的方法等反馈意见收集整理，以便档案管理人员及时改进服务方式和服务内容。 4.建立了严格的网络信息保密审查机制，结合工作流程和特点，明确保密审查的责任，为医院档案利用管理方式有序运行创造了良好环境。四、重视档案信息人才队伍的建设 档案信息化建设过程中，档案人才队伍的建设是档案发展的要素。在加强档案各类知识的培训中，把档案管理基础知识、档案分类原
8、则、整理方法、实际工作中容易出现的问题及解决方法作为培训内容之一，使档案管理人员对档案管理工作的各个环节有了一个更为系统、全面的了解。同时要培养和强化档案管理人员的档案数据安全意识，为档案数据安全管理工作提供有力的人才保障。 总之，数字化是一种新型的档案信息形态，它把不同载体，分散于不同地方的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式相互连接，5从而实现档案信息资源共享3。现代管理理念就是不断整合医院档案信息资源，创新档案利用管理方式，提高档案信息利用服务水平，真正实现医院内部的档案信息资源共享。 参考文献 1张伟，郝桂兰.医院科技档案应实施开放式管理方式J.中华医学科研管理，2006.19（6）：368-328. 2王燕.电子政务环境下档案利用服务模式的探讨J.北京档案，2008（6）：19-21. 3郝培来.谈医院科室档案管理创新J.北京档案， 2010（10）：32-33. 作者单位：北京市昌平区妇幼保健院
