1、1档案馆数字化建设的现状与思考摘要：数字化建设是现阶段档案馆发展的方向。随着数字政府上网工程和公开现行文件服务中心的建立，档案馆的数字化建设已成为各界关注的热点。数字化建设仍然暴露出一些值得注意的现象，需要我们认真思考。馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化为我们的生活带来更多的便利，在实践中，无论是管理方面还是技术方面，这些巨大优势都激起业界档案数字化的热情。 关键词：档案馆 数字化建设 1 档案数字化建设现状 1.1 数字化文件的管理不到位 目前，还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索，对业务系统（如：OA 系统、财务系统、生产管理系统）生成的文件，虽然实现了馆内的信息处理与共
2、享，档案馆建立了计算机局域网，但实际上难以实现电子文件的各项细致操作。 数字化加工多采取委托加工的方式进行，但第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程中产生的元数据（可简单的理解为文件著录、背景、结构等方面的信息）进行完整、全过程的记录，导致数字化文件的元数据大量缺失。无法维护档案电子文件真实性、完整性和有效性。 1.2 数字化技术标准与实践仍在交替发展中 2纸质档案数字化技术规范的颁布实施为数字化加工提供了技术层面的指导，但是具有比较大的宏观性，在实际工作中，数字化技术已有了新的发展。以图象数字扫描格式为例， 纸质档案数字化技术规范规定图像文件扫描格式除了 Tiff、JPEG 以外
3、，还可以存储为 PDF 或其它格式。但是随着信息技术的发展，已产生许多更加先进的图像格式。如：JPEG2000 与传统 JPEG 格式相比，压缩率高 30%左右，且向下兼容，优势明显，也可以成为数字化的标准格式。 可见，标准与实践运用仍处在相互促进，交替发展中。档案数字化应该以统一的标准为基础进行，但要制订统一的标准又需要比较成熟的数字化工作实践。其结果是数字化工作开展的越早， “学费”交得越多。如何在数字化过 程中，最大程度地减少不必要的损失，仍是值得研究的课题。 1.3 数字化建设目的不明确 许多档案馆对档案数字化建设缺乏正确的认识，对各级档案馆而言，档案数字化建设仍然是一个新问题，或者是
4、为了达标进行数字化，仅仅建立了档案机读目录，利用者并不能得到档案全文，档案原文的查询利用仍需在库房中进行。或者是为数字化而数字化，缺乏规划、忽略效益，盲目将档案全部数字化。实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案，或者是虽然进行了数字化的工作，馆藏档案不愿意开放或者到开放年限还不开放，强调保密，该公布的不公布，传统“重保管轻利用”的思想依然严重，数字档案的功效很难发挥，无形中增加了工作量，同时，这部分档案数字化没有现实意义，浪费了有限资金。 32 档案数字化建设的思考 2.1 做好鉴定工作，按需要进行数字化 从目前来看，数字化加工的主要目的是以利用为主，保管为辅。但是必须承认相对于图书数
5、字化而言，档案数字化利用率依然很低，因此“以用定扫，按需扫描”是目前档案数字化可取的发展模式。长春市档案馆实施的“档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字档案利用同步”的路线，产生了很好的效果和影响，值得参考借鉴。 如何才能做好档案的鉴定、筛选、开放工作呢？以下经验可供参考：一是对需要抢救性保护的珍贵档案数字化；二是对具有经济、科技、文件价值的档案数字化；三对本馆特色的档案数字化；四是对需求大的档案数字化；五是对编研资料数字化；六是对开放的档案数字化。 2.2 有重点地建设数字档案馆 数字档案馆的建设不应该全面铺开，应该有重点地建设。以延长石油集团企业为例，首先把集团公司档案馆作为重点来建设，因
6、为无论从档案馆基础设施、电子文件的接收管理、数字档案保存和安全、人才的培养上，集团公司档案馆都相对完善。 2.3 贯彻前端控制原则 文件的生命周期理论认为，文件的产生、处理、归档、保管、利用、鉴定、保存和销毁全过程中，文件在“归档”之前属于前端，之后属于后端。为了有效维护其真实性、完整性和有效性，必须先实行“前端控制”才可以，由于电子文件易复制、易修改、易删除的特点，前端控制是实现电子文件管理的重要保障。笔者认为应当从两个方面进行电子文4件的前端控制。 2.3.1 为保证无论是原生型还是间接型的电子文件，两者都能发挥其作用，需要对“元数据”进行记录，从制度要求电子文件移交或纸质文件数字化工作，
7、制定“数字化加工流程规范” 、 “电子文件管理办法”等工作制度和技术措施。 2.3.2 档案工作人员要参与业务系统的设计，配合设计人员做好“元数据”的编制工作，实现自动记录电子文件生成、处理、归档管理过程中各环节工作的背景信息。实现对电子文件的自动收集，业务系统与档案管理系统之间建立无缝链接。 参考文献： 1张晗.对数字化档案馆的初步研究J.价值工程，2011（09）. 2张艳.数字化档案馆的研究开发J.价值工程，2011（01）. 3张艳，贾应炜.高职电子技术基础课程改革的探索J.杨凌职业技术学院学报，2008（02）. 4王惠娟，王霞.企业中声像档案的数字化问题J.河北煤炭，2005（05）. 5孟丽娟.区域性档案数字化初探J.山西煤炭管理干部学院学报，2007（03）. 6胡?涛.美国电子文件档案馆建设J.北京档案，2005（02）. 7丁恩多.我国数字档案馆研究综述J.科技情报开发与经济，2005（21）.
