1、1高校二级学院办公室管理之我见【摘 要】随着我国高校规模的不断扩大，任务下放也是高校管理体系变革的必然要求。二级学院作为高校功能体现的直接单位，其管理效能对高校发展起着关键作用。笔者对办公室管理理念、办公室工作人员素质以及办公室管理工作创新等方面进行简单讲述，仅供参考。 【关键词】高校；二级学院；办公室管理 随着我国高等教育事业的不断发展，规模也越来越大，因此学校行政管理方面也需要进行一定改革，首先就是权利下放，即各二级学院所承担的任务大大增加。学院办公室作为高校二级单位综合行政与服务机构，在学院各项管理工作中起着沟通上下、联系左右、协调内外的中枢作用。在当前背景下，做好学院工作对提升学院教学
2、效率有着积极的促进作用。本文主要从办公室管理理念、办公室工作人员素质以及办公室管理工作创新等方面进行讲述。 一、高校二级学院办公室需树立正确的管理理念 （一）管理应坚持以人为本。以人为本的管理理念就是指在管理过程中坚持一切以人为出发点，从而充分发挥人的积极性和创造性，提升管理效率。思想是行动的先导，有什么样的管理理念就会产生相应的管理效果，与时俱进的管理理念会带动管理效率的提升，而落后的理念则会给管理工作带来不良的结果，甚至管理上的失败。在当今的大背景下，学院办公室的工作人员应在工作的各个环节中坚持以人为本的管理理念，2主动换位思考，为师生提供优质服务，将学院办公室管理工作做到细致入微，赢得一
3、个好口碑。 （二）全面实行制度化管理。制度化建设是确保办公室管理行为科学高效、有据可依的重要手段。办公室管理工作要遵循高校管理体制改革的需要，在学校领导层的统一指挥下，进一步强化制度建设，积极推进规范化管理。而建立制度化的管理体系，首先需要加快制度化建设步伐，建立健全规范合理的制度体系，使学院各项工作做到有据可依，师生办事做到有章可循。其次根据学院管理工作的特点与职责，从规范工作程序与工作人员的行为入手，强化内部管理，并处理好外部关系，为师生提供便捷的服务。最后就是工作人员需要分工明确，实行岗位责任制度，并辅以一定的考核制度。 二、提升工作人员素质尤为重要 人作为管理的核心，同时也是一切工作的
4、根本推动力。而人的素质与能力的高低直接影响着工作的质量和管理的效率。 （一）加强学习，提高工作人员综合管理素质。随着学校任务的下放，学院办公室工作的内容也变得更加综合与复杂，这对办公室工作人员的素质与能力也提出了较高要求。办公室工作人员只有具备了良好的素质以及优良的管理技能，才能满足快速发展的高校管理的需要，才能胜任办公室管理岗位的工作。提升工作人员素质需要从以下几点入手： 首先，学院办公室工作人员要加强自身对政治理论以及相关政策法规的学习，熟悉我国在现阶段改革发展的基本方针、政策，要具备较强的辨别政治是非能力，善于运用科学理论去解决工作中的所遇到的实际3问题，善于从复杂的问题中找到其本质，抓
5、重点，找到食物的主要矛盾，将复杂的问题简单化，处理问题要保持清新的头脑，对待学生要客气，耐心帮助学生解决各种学习生活中的疑难问题。 其次，学院办公室工作人员要加强自身业务知识学习，完善自身知识结构，充分了解国内外高等教育事业的发展状况，学习和掌握先进的管理理念、管理方法和管理手段，并将其充分运用到自身工作当中，努力学习经济、公关相关知识，努力使自己成为一名复合型人才。 最后，高校应定期或不定期的组织各学院办公室工作人员接受系统的教育与培训，拓宽工作人员的知识面，提升工作人员的综合能力，并为各学院办公室工作人员提供知识共享和交流的平台。 （二）工作人员需具备良好的心理素质。高校二级学院办公室由于
6、工作面广、事务杂，各种紧急突发情况多，从而很容易成为各方矛盾的焦点，这也给工作人员带来了较大的心理压力。确保办公室工作人员具备良好的心理素质不仅可以增强工作人员的心理承受能力，也有利于二级学院办公室工作有条不紊的进行。 三、办公室管理和服务工作需不断创新 高校二级学院办公室管理创新不仅是管理模式需要创新，而管理理念和管理过程均需要创新。而管理理念和管理过程的创新更是办公室管理创新的核心。 （一）引进科学的管理模式。传统的学院办公室工作模式主要是经验式的管理模式，其工作形式和工作思路的相对来说比较固定，且可操作性强，但经验式的管理模式往往因为难以适应形势的变化而导致工作4效率低下。 科学的管理模
7、式主要倡导知识管理模式。知识管理指的是个体通过学习新知识，新理念，并将其与实践结合起来共享的过程。通过知识的共享，让群体的智慧得到提高并增强团队的应变能力和创新能力。为了全面落实知识型管理模式，工作人员应把自己作为办公室管理的主体，实现工作职能由“事物型”向“参谋型” 、 “被动服务”向“主动服务”的转变。培养和提升办公室工作人员的管理能力和集体创造力，增强团队意识，提高办公室管理质量和服务能力。 （二）实现办公室信息化管理建设。信息对于一个单位来说有着极为重要的作用，信息化建设在学院办公室工作中的地位也越来越突出。办公室的信息化管理，就是对办公室管理信息的资源进行处理的全过程。信息管理系统能
8、够较为迅速、有效、准确的提供所需要的资料，从而能使决策者做出准确的决策。这也可以大大简化学院办公室的工作任务，其次很多信息可以通过网络信息化平台进行公布，这也为师生提供了较大的便利，使学院办公室工作变得更加便捷、高效。 四、结语 高校二级学院办公室工作作为高校管理的重要环节。办公室工作人员只有不断更新知识，拓展自身专业技能，提高创新意识与创新能力，充分发挥办公室职能，为学院各项工作有序进行提供便利。 参考文献 1 刘春兰.高职院校办公室管理工作探索J.江西金融职工大学学报，2009（6）. 52 张青玉，马丽华.浅谈高校系办公室管理工作J.绍兴文理学院学报，2002（2）. 3 李华明.新时期高校院系办公室管理的若干思考J.沿海企业与科技，2008（8）.
