1、1论企业办公室事务管理的内涵与特点【摘 要】 本文阐述了企业办公室事务管理的内涵及特点，提出了加强办公室事务管理的对策建议。要从工作的规章制度制定方面入手，做好办公室事务的建章立制工作；要坚持工作的流程化、制度化、技巧化原则；要统筹优化工作程序，改变工作的分散性、繁琐性；要坚持勤俭节约的原则，尽量减少工作成本。 【关键词】 办公室；事务管理；内涵；特点；对策 办公室事务管理工作能影响到办公室工作的效率，所以要加强办公室的事务管理工作。办公室事务管理工作非常繁琐，包括办公室环境的布置安排、办公材料选购、文件收发归档工作、办公室人员工作行为准则制定、办公室硬件配置及使用规章制定等。管理事务的复杂性
2、决定了管理工作的难度，加强办公室事务管理的内涵与特点学习，能有效指导办公室管理工作。 一、企业办公室事务管理的内涵 办公室事务管理工作是对企业内部的规范与强化，在日益激烈的市场竞争环境下，企业的各项管理工作的效果直接影响到企业的发展与市场份额，办公室事务管理工作便是其一。办公室的事务管理代表着企业的综合管理水平，也直接影响着企业的业务开展工作及企业的日常运营。办公室事务管理工作作用可以大到影响着企业的管理革新与调整，还担任着企业的管理、服务、决策等责任。 2办公室事务管理工作在企业能起到纽带的作用，其管理工作的内容主要包括：办公室环境布置及办公用品采购、文件的收发整理、介绍信的开具、会议行政类
3、工作等。办公室事务管理工作就类似于企业的中转站，将企业的各部门联系起来，为各部门或企业的个体员工提供服务，因此管理中服务性质是其管理工作的一大内涵。 办公室事务管理工作中较为重要的一点就是开展业务，业务的开展是企业的运营工作部分，企业的业务是企业发展的动力与源泉。办公室管理中会有相关的业务工作，主要表现为：办公室管理人员要具备基本的电话礼仪，便是为企业业务管理工作服务，办公室管理人员在业务管理工作时，主要是对客户进行业务解说、答疑，还包括一些重要的业务客户与企业经理人的洽谈工作相关安排，办公室管理人员在进行业务工作协调时扮演的就是企业的枢纽；办公室管理人员工作还会涉及到企业的业务文档整理，这是
4、办公室事务中的服务工作环节，进行文档的整理关乎企业的运营，直接代表着企业的业务水平与管理体制的落实。 办公室事务管理工作还会参与企业的决策。企业的决策需要一定量的数据参考，作为企业的内部管理人员，负责准备相关的报告数据，企业做相关决策时便需要考虑企业的管理实务系统，办公室的事务管理便包含其中。之所以说办公室事务管理工作某种程度上就是参与企业决策，是因为办公室事务管理是站在大局的、全面的角度在进行企业的内部管理，这可以为企业的运营与管理控制提供相关的数据参考，办公室的事务管理可以为企业决策起到辅助作用。 二、办公室事务管理的特点 3从办公室事务管理的内涵来看，不难看出其工作特点。总的来说，办公室
5、事务管理的特点包括服务性、分散性、专业性、主动性与繁杂性。首先，办公室事务管理工作具有专业性。办公室事务管理工作的胜任需要进行一定的学历及课程培训，这就表明其管理工作的专业性。在办公室事务管理的课程中包括办公室事务管理礼仪培训、电话用语培训、应用文案类的写作等。办公室事务管理的主要职能是事务管理与业务服务。在事务管理工作中需要一定的应用文案的写作技能、基本的管理理念，而业务服务职能则需要管理人员具备合格的电话礼仪，电话礼仪是企业电话业务交流时的必需技能，良好的电话礼仪是管理人员在业务服务中提升企业业务水平的基础。办公室事务管理的专业性与此体现。 其次，办公室事务管理工作还具有服务性与主动性。办
6、公室事务管理工作是服务性质的，办公室事务需要进行办公室环境的美化，美化的目的在于塑造企业形象，还能为企业员工提供良好的环境，有助于提高员工的工作效率。办公室事务中最大的服务项目便是企业的业务服务，管理人员要为企业内部提供协调性服务，以便参与企业的决策。办公室事务管理的服务性决定了其主动性。办公室事务管理因为主要是为企业提高内部或外部的服务管理，所以工作要有超前性与主动性。办公室事务管理工作需要主动布置环境，主动协调业务，提前想上司所未想的工作并落实准备工作，提高服务水平。 再次，办公室事务管理还具有繁杂性。办公室事务包括布置办公区域、采购办公用品、业务服务等，其中各部分工作需要按步骤进行，但4
7、是会有众多的突发情况，将原来流程化的工作打乱，这就决定了管理事务的繁杂性。办公室事务管理作为一项服务性的工作，会面临各种服务需求，这就会增加工作的琐碎事件，繁杂性是所有服务管理工作的共同特点，实际的办公室事务操作也不例外。 最后，办公室事务管理工作还具有分散性。所谓分散性就是该管理工作不局限于一种事务的管理，而是管理零散到每个管理工作环节，这是由办公室事务多样性决定的。关于办公室事务管理的分散性，举个例子来理解，办公室的器具使用管理方面，办公室要先进行器具的购买记录，要定时进行状况检查，一旦发现损坏立即保修，使用时脏了或破损，要及时进行保洁与更换以免耽误使用。这项工作表面有一定的流程，但是实际
8、上却是繁琐无章的，每一项管理工作都要环环相扣，但是管理工作各环节又是分散的。 三、加强办公室事务管理的对策建议 加强办公室事务管理要从工作的规章制度制定方面入手，做好办公室事务的建章立制工作。办公室管理需要坚持工作的流程化、制度化、技巧化等原则。要结合管理工作的特点，将工作进行统筹优化，改变工作的分散性、繁琐性，制定流程规定。 加强办公室事务管理，需要简化并优化工作流程，变复杂的工作为系统的工作，并且在办公室事务管理中坚持勤俭节约的原则，在办公室布置、邮件收发、材料选购方面尽量减少企业的成本，能以低成本保证高质量的办公室事务管理才是办公室事务管理的最高境界。 总之，办公室事务管理工作是企业内部较为繁杂的工作，但是在企5业担负着服务、管理、参与决策的职能，其意义可见一斑。做好办公室事务管理需要对工作的特点进行分析，以求取得更好的管理效果。 【参考文献】 1 陈显平.浅议机关办公室事务工作的精细化管理J.经管空间，2010（15）. 2 马绍民.办公室事务管理之教材管理J.事务管理，2009（2）.
