1、1论水政执法档案管理中存在的问题和对策水政执法档案是水行政执法监察人员在水行政执法活动中形成的，具有一定保存价值，并按归档制度作为真实的历史记录集中统一保管起来的文字、图表、照片、录像录音带等各种文件资料。它是水政执法活动的结果，记载了执法活动的真实情况，它不但承担着一般文书档案的查找利用职能，还是行政法律诉讼的依据性法律性文件。 一、水政执法案件管理中存在的问题及原因 1、案卷收集不齐全，归档不及时 水政执法案卷不但有一般文书档案的性能，同时具有法律文书的法律凭证性能，所以其齐全完整尤为重要。在目前的管理过程中，水政执法档案存在管理分散、缺失不全问题。造成这个问题的原因，一是我市水政执法队伍
2、的横向指导、纵向监管的职责不清，市水政监察综合执法支队与其它水利业务部门、科室管理、执法有交叉。各水利业务部门有的自行处理、自行立卷归档；有的直接融合到了业务工作中，没有形成专门的水政执法档案。二是秦皇岛市市级水政执法队伍与各区、县的水政执法队伍的纵向监管职责不明确，造成区、县执法队伍各自处罚、各自管理立卷。同时处罚完毕后不能及时主动向市水政执法支队档案室移交，造成水政执法案卷在各业务科室和区、县均有散落，对集中保管、提供利用造成困难。 2、卷内文件排列不规范，材料有缺失 2秦皇岛市的水政执法案卷目前案卷状况是有单独排列的、有按文书档案属性排列的、也有单独排列与文书档案属性相结合排列的；同时存
3、在结论、决定、结案处理性文件与依据材料不分先后，随意穿插排列的；有的案卷还存在材料不齐、证据材料缺失等问题，这些造成收集上来的案卷有很多各不相同，为今后的查找利用造成隐患。造成上述问题的原因主要是因为水政执法档案保管分散、管理人员素质参差不齐，没有针对水政执法档案管理的规范性文件。 在实际工作中，水政执法档案证据资料缺失造成的危害已逐渐显现。去年的一起水政处罚案件中，由于当事人对海港区水政监察支队的水土保持处罚款项不服，向法院提起诉讼。在应诉过程中，水政执法部门在水政执法案卷中查找不到该地方被建成建筑物前植被状况原貌照片，只有文字记录，很难有说服力， （因为处罚力度是根据原地点原水土损失程度决
4、定的） 。由于卷内缺少损害前水政执法人员现场取证照片，使水政部门的应诉工作产生了极大难度。造成这个问题的原因主要是执法人员档案意识不强，只注重水政执法行为的程序和结果，而没有档案积累意识。3、卷内文件填写问题突出 在对收集上来的水政执法案卷进行整理的过程中，我们发现，有的执法文书字迹潦草，用圆珠笔书写；有的有随意涂改的现象；有的案卷送达回证中没有当事人的签字；个别案卷承办人及领导审批签字是机打的；询问笔录中没有注明“记录属实”字样；有的询问笔录只有一名执法人员签字；有的案卷的行政处罚告知书中被告人签字时间早于发案时3间等。这些问题的出现主要是因为水政执法人员的业务素质不过硬，档案知识缺乏造成的
5、。因为水政执法案卷的法律文书凭证的特性，很多材料不能随便补充、修改，这样对案卷质量造成了很大影响。 二、加强水政执法档案管理的对策 1、理顺管理体制，促进水政执法档案统一、系统管理 在目前存在的水政执法档案管理问题中，重要的源头因素就是由于水政执法机构的管理机制不顺畅，造成移交、归档混乱。由于市、区、县水政执法机构之间管理权限交叉重叠，纵向职权划分不清，造成水政执法档案处于多头管理状态。同时很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充，使水政执法档案依据性缺乏。所以建立顺畅、清晰、明确的水行政执法管理体制，不仅是水政执法管理工作的迫切需要，也是水政档案管理工作的必然要求。 2、建立水政执法
6、档案管理制度，促进水政执法档案规范化管理 制定水政执法档案管理各项规章制度，是做好水政执法档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。在我市现有水政档案存在的问题中，我们看到卷内文件目录与卷内文书名称不一致、文书装订不整齐，排列不规范、无目录等问题屡屡出现。这些问题的存在都是因为没有统一的“水政档案管理制度”来制约立卷归档工作，而是由基层档案管理人员和执法人员凭借自己的工作经验和一般文书档案的知识来管理而造成的。要想使水政执法档案更好地服务于水政执法工作，必须健全机制，全市水务系统实施统一的行政执法文书样本，按照统一的“水政档案管理办法”要求搜集、整理、归档、立卷，遵循一致的案卷样式、4装
7、订格式、排列顺序。 3、全面提高水政执法人员的业务素质和档案意识 加强水政执法人员业务素质培训，不但是水政执法工作的需要，也是水政执法档案管理的必然要求。水行政执法人员不熟悉水行政处罚的业务知识，是造成水行政处罚案卷上述问题的一个基本原因。如案卷中有被处罚文书与缴款文书主体不一致现象；检查笔录、询问笔录、行政处罚决定书等不同的法律文书中对违法事实的基本要素记述不一致；询问笔录中缺少“以上情况属实” “和我说的一样”的意思表示；授权委托书制度不规范；时间倒置，处罚决定书日期和水行政机关负责人批准或决定日期不一致等。同时，个别执法人员档案意识缺乏，只重实体，认为只要把违法事实查清了，追究了当事人的
8、违法责任就行了，不注重问题材料的形成和积累。水政执法档案记录了水政执法人员依法管水的具体过程，是依法行政的重要依据，因此，执法人员必须增强档案管理意识，认真学习档案管理的有关规定和业务知识，自觉遵守，身体力行。 4、加强水政档案管理人员的业务素质培训，提高业务技能 首先，要选择政治素质较好，熟悉档案管理工作，懂得水政法律法规，热心于水政执法工作和责任心较强的执法人员担任水政执法档案的管理人员。同时，要加强学习培训。水政执法工作的不断深入推进、档案管理技术的新发展，都对水政档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员既要掌握水政法律法规、水政执法程序和档案管理的基本知识；又要学会档案的实际操作技能，做到理论联系实际。同时还要适应时代的发展要求，掌握计算机应用技术，适应电子文件档案的管理需要，随5时注重自己整体素质的完善提高，这样才能适应新时期水政档案管理工作的需要。 总之，随着社会经济的发展，新问题不断出现，我国水资源可持续利用面临着严峻的形势。全面推进依法行政，实现依法治水，依法管水的重要性、紧迫性要求我们不断加大水行政执法管理力度。随之，水政执法档案将越来越在其中发挥重要的作用，做好水政执法档案管理工作，为水资源的可持续利用保驾护航。 （作者单位：秦皇岛市政府节约用水办公室）
