1、1档案管理网络化的特点及实现途径探讨【摘 要】随着计算机网络在全国范围内的普及，也迅速冲击着传统的档案管理工作，使其走向网络化。通过对档案管理网络化的特点展开讨论，并探讨实现档案管理网络化的几个途径，以期实现抛砖引玉的目的。 【关键词】档案管理；网络化途径；电子文件 随着计算机网络在全国范围内的普及，传统的档案管理工作已然发生改变，档案管理逐渐走向网络化，这使得档案工作的管理手段及信息环境得以改善，从而提高了档案管理工作的效率。 一、分析档案管理网络化的特点 首先，档案管理网络化使档案的载体呈现出多样化的特点，网络的普及加速了现代档案管理工作办公自动化的发展，使得档案的形式载体除了文字外，还有
2、集合了图像、影像、声音、文字于一体的多媒体信息。在档案管理网络化的形势下，电子计算机等技术是完成现代档案内容信息管理的重要媒介。其次，档案管理网络化使档案的收集工作呈现出网络化的特点。档案的收集工作在档案馆中具有重要的意义，决定着档案馆藏是否具有价值，网络化的运用为档案的收集工作开创了新的方式方法，档案管理工作人员可以运动多媒体、网络，快速地收集电子档案，提高档案收集工作的效率，最大限度丰富档案馆馆藏。再次，档案管理网络化还能加快档案服务工作的网络化，档案管理部门可创建主题检索2系统，以供需要进行查询的人们通过网络实时浏览，足不出户就能够查阅到所需要的档案信息，而不需要亲自来到档案馆查询，节省
3、了人们的时间，有效提高其利用的效率。 二、实现档案管理网络化的途径 （一）更新观念 实现档案管理网络化，首先档案管理工作人员需要更新观念，关注现今社会的形势及其迸发出来的新问题，将档案管理工作与社会活动紧密地结合起来，构建开放型档案工作。不断学习并加强自身的档案管理网络化、科技化意识，努力学习相关的计算机管理知识，加快档案管理网络化的进度及效率。同时不断强化自身的业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，提升自身现代信息技术，管理技术的熟练度，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。其次，档案管理工作人员还需改变以往的被动
4、、消极性档案管理服务，创新服务思想，与时俱进，主动去思考、联系、实践。树立现代的服务理念，突破传统服务思想，开启新的思路。勇于接受档案管理新思想、新方法、新技术，扩大档案服务的范围，可通过了解用户需求的方法，确定档案服务的方向，以解决用户的现实需求为己任。通过研究近年来现行文件利用情况，并将其分类规整，总结出其规律性，采取多样化的途径，为用户提供档案服务。 （二）抓好信息数据库的建设 信息数据库的建设是实现档案管理网络化的基础，包括数字档案信3息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程，建设档案信息数据库能有效实现档案信息的储存、分类、检索、查询和
5、使用，实现电子档案信息的有效和快速归档，在很大程度上提高信息利用率。信息数据库的建设需要加强对档案网站的建设，确保网站系统存储的档案信息资料内容丰富，否则难以满足利用者的各种利用要求，并注意要及时更新网站，补充信息内容。还有在设计网页界面时要从利用者的角度出发，做到字体清晰、一目了然。进一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。实现文档一体化，将档案管理与文件管理整合到一个管理系统之中，进行文件生命周期的全过程的统一控制和管理，文档一体化使文件与档案之间不再界限分明，同时由于文档一体化能清晰记录并反映电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息，能确保电子文件的原始性与可靠性得到认
6、证。最后，信息数据库的建设还需及时进行设备的更新换代，计算机等硬件设备的质量和性能是实现档案管理网络化的重要条件。 （三）强化对电子文件的收集与归档工作 随着信息技术产业化的发展，电子文件的树立与日俱增，而多数档案管理单位的电子文件收集归档都有着这样那样的弊端，例如未保留草稿性电子文件，而是不段被新的文件覆盖、清除，辅助性电子文件被任意增、删、改，正式电子文件归档程序不够完善，电子文件被存储在不安全的存贮器上上等。这些问题不利于档案管理网络化的有效发展。因而应加强对电子文件的收集与归档工作。首先，及时收集具有辅助作用的电子文件或者电子文件的草稿，并有效管理生成电子文件的环境及元4数据，使档案的
7、电子文件工作有据可循。其次，采用电子登记薄的方式，管理收进寄发出的电子文件，尤其注意控制电子文件的前期收集过程，确保流通于网络的电子文件不丢失、不流散，对于档案工作相关的，并产生于个人电子计算机的电子档案文件，可进行定期或是不定期的收集整理登记备份工作。再次，进行电子文件的有效归档。先是要确定其归档的范围，应涵盖了在档案管理工作中形成的各种载体的电子文件。还需保存好电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据，确保电子档案文件的全面性。此外，需落实好电子文件的归档时间，是按照年度、一个时间段、还是依照任务完成的，这些都要落实好。由于记录电子文件的介质存在质量和寿命的影响因素，加之其技术环境条件的影响，因而电子文件的归档时间最好不要超过 3 个月。电子文件的归档分数问题也值得一提，为稳妥起见，一般需要拷贝三套文档，其中两套分两地加以保存，另外的一套可供用户借阅。 总而言之，档案管理网络化是时代的要求，社会的需要，档案管理工作人员只有更新观念，积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术，加强管理的指导思想，从现实出发，循序渐进，稳步实现档案管理的网络化。 参考文献 1 门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考J.科技创业月刊，2010. 2 李微.对档案管理网络化的几点认识M.黑龙江档案，2011 年.
