1、1高职院校档案信息化建设【摘 要】高职院校档案信息化建设是信息时代的必然要求，但同时在具体的实施过程中面临诸多挑战，应该顺应形势选择最为合理而科学的推进路径。 【关键词】高职院校；档案；信息化 人类社会的发展史同时表现为信息获取、存储与运用能力的进步史。档案的信息化建设自然是信息时代对各行业档案工作的新要求，时下在资讯高度发达前提下，在社会信息化的广泛背景下，高职院校档案信息化建设有助于提高办学水平与学生培养质量与效率。 一、高职院校档案信息化建设的相关概念 20 世纪 60 年代日本的学者提出了信息化概念，随后“信息社会”与“信息时代”等概念也相继被提出。档案信息化建设指的是运用信息技术有效
2、提高档案工作的现代化水平，全面重新思考档案管理的诸多新情况、新原则与新理论，逐步确立网络环境中档案管理以及档案服务的基本框架与相应的基本方法，有效实现档案信息的社会化服务水平。有学者认为，档案信息化通常是指在国家档案行政管理部门进行统筹规划与组织下，全面最大化地应用现代信息技术，通过不断改革传统的档案管理相关模式，从而有效提高了档案信息资源收集、管理以及提供利用服务水平的发展过程。档案信息化建设还涉及相关的概念，比如档案数字化与档案信息数字化，档案管理自动化与计算机辅助档案管理，以及2文档一体化管理等。档案信息化建设与档案数字化概念较为相近，将传统介质的纸质档案与缩微档案以及声像档案快速在计算
3、机系统中存储，并且能够在网络环境中传输的数字档案的全部过程。 二、高职院校档案信息化建设的挑战 在我国的高职院校档案信息化建设虽然近几年发展很快并取得了很大的成绩，但立足于长远反观现状仍然不容乐观。首先是档案信息化建设总体水平还处于较低的层次，虽然近几年高职院校数量在不断增加，院校规模不断扩大，相应招生的人数在急剧攀升。但使绝大多数院校是在原有中专的基础上发展而来，办学资金的投入机制还未得到根本上的解决，相应的大量资金被用于解决校园校舍，与教育教学似乎不是密切相关的档案信息化建设却被有意无意地被疏漏。虽然大多数高职院校都建成了校园网，但它们还没有条件通过计算机来开展各种新教学策略相关的档案信息
4、化建设。相应的档案信息的搜集与共享，以及建立与档案应用信息数据库来及时科学处理各种档案信息。档案信息化建设对网络资源的利用率降很低，虽然在名义上大多数高职院校已通过互联网与教育网和公众网进行互联，但是大部分高职院校的网络资源已经仅仅作为宣传与发布消息的工具，或者有些只能提供上网而已，所谓的档案信息化管理与相关的办公自动化几乎就是纸上谈兵，相反，高新技术的发展太快速所导致的技术与设备不断开始贬值，很多资源往往没来得及充分开发与利用就已经明显过时。 高职院校档案信息化建设的信息资源开发与人员素质不够充分。高职院校档案信息化建设所需要的信息资源开发落后，很多学校在建设校3园网或者档案信息化建设时，仅
5、仅是对网络硬件设施进行了一定数量的投入，但是对各种档案信息化建设所需的诸多软件资源如信息数据库等却不肯花钱。有些高职院校的教育资源非常丰富，但是档案方面的数字化程度并不高，而且这些档案资源在个别人手里，往往无法得到共享。档案人员的素质也不能适应信息化建设需要，档案管理部门或经手部门缺乏受过专门档案信息技术教育与培训的专业人员；而且还有相当一部分档案信息管理系统人员相应的认知能力差，特别缺乏对社会信息需求与组织信息需求的深刻认识，对高效率开发档案信息资源与交换、使用档案信息的意识不强，导致一些效果非常好的档案信息化软件至今不能在高职院校得到推广与应用。 三、高职院校档案信息化建设的路径选择 首先
6、，开发高职院校的档案信息资源。高职院校应该加强档案信息资源的科学采集，从而推动高职院校档案信息资源共享，有效地开展高职院校档案信息资源开发，不断促进高职院校档案信息资源利用，切实保障高职院校档案信息资源的安全等。另外在高职院校档案信息化软件与硬件及相关设施建设等方面均应该提出了统筹规划等规范运作的建设方法；应该不断健全与完善档案业务标准的体系，以及档案信息化的相应技术标准体系，相关的档案各种载体运用标准体系等。 其次，提升高职院校档案信息化建设的运用水平。高职院校的档案工作，长期以来靠人员手工收集与整理，管理与检索，所提供利用档案工作量比较大，而且效率却很低。表现为高投入与低产出的高职院校档案
7、管理方式，通常表现为脑力和精力紧张劳作，并且还在于搬搬扛扛等4方面的体力劳动上。加强高职院校的档案信息化建设，能够充分地利用现代技术对信息进行采集、整合与加工，有效提高工作质量与效率。高职院校档案信息化建设旨在对档案工作实行标准化与规范化建设，从而不断开拓创新出档案管理模式。 第三，高职院校档案信息化建设提升公众服务与安全能力。档案信息化建设对档案的社会化利用方式起到推动作用，高职学生与公众在搜寻和检索更为便捷，因为传统档案进行查找起来颇为不便，而信息化建设将纸张档案电子化，能够通过计算机索引被快速查找到。另外，高职院校档案信息化建设同时也是提升档案安全水平的有效途径，确保档案防火、防盗、防虫，还能够复制并进行异质异地进行备份等。 总之，高职院校档案信息化建设既体现着人类文明进步的具体成果，同时也反映着经济社会发展对高职院校档案工作新要求，必然对高职院校档案事业的科学发展在未来起着难以估算的作用。 参考文献： 1 刘少明.以应用为导向构建高职院校校园网J.科技信息（学术版） ，2007（7）：328. 2 穆占一.档案数字化的长春模式M.长春出版社， 2009，113. 3 王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策J.档案学研究，2011（1）：66.
