1、1浅谈信息时代下的档案管理摘要：为了提高档案的管理水平，提高管理实效，利用信息技术对档案进行管理。本文通过分析信息技术强化档案信息的时效性，同时建设硬件设施，提高装备和技术的现代化水平，以及提高档案工作人员的素质，进而为信息时代提高档案管理水平提供参考依据。 关键词：档案管理 信息化 时效性 随着以网络技术为代表的新一代信息技术的迅速发展，人类社会正步入一个崭新的网络化时代。在信息时代，信息技术是最基本和最为普遍的技术手段，在人类社会生活的每一个领域、每一个方面都必然会普遍应用着信息技术，档案管理的领域也不例外。档案信息数字化是信息化时代对档案管理工作的特殊挑战，也给档案工作者和社会带来巨大的
2、机遇，先就信息时代下的档案管理予以讨论。 1 信息技术强化了档案信息的时效性，更快、更好的服务于社会 在这个瞬息万变的信息时代，现在高科技手段已伸展到人类生活和工作的方方面面。伴随着新技术革命的铺天盖地，传统的职能面临巨大挑战，计算机技术与网络技术的发展，使文字、声音、图形、图像等多种媒体可集成于一体，并在计算机网络上存储、传输。对于档案管理工作而言，人们开发出多种符合规范的档案管理软件（比如清华紫光档案管理软件、MIS 系统中的档案模块等等） ，这些软件为数据录入、数据转换和收集整编部分提供了用户非常丰富的数据录入和档案收集手段，不2仅可以录入纸介质档案，而且能够将用户过去录入的档案条目自动
3、转换入库。 2 加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化 在档案管理过程中，为了充分发挥现代科技、缩微技术的作用，需要对档案管理所需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网等设备进行及时的配备，同时加速研制实用、通用的档案管理软件，进而在一定程度上加大档案信息管理的数字化步伐。为此，单位财政部门给与了大力支持，同时加大了投入的力度，为此，档案部门需要不断提升自身的业务水平。另外，档案部门要将档案资源的优势进行充分的发挥，不断挖掘各方面潜力，巩固和强化档案的利用，为了满足社会各界对档案的需要，对丰富的档案信息进行及时的开发，同时将档案的潜在价值转化为经济利益。在档案部门，现代化技术得到广泛的使用，在
4、一定程度上为档案工作增添了活力，档案利用工作的水平得到极大的提高，并且创造出了可观的社会效益和经济效益，进而为档案工作现代化的发展奠定基础。 3 信息时代要求提高档案工作人员个人素质 档案作为一种十分重要的知识信息资源，其本质是一种潜在的生产力，做好档案工作、发展档案事业，就能把潜在的生产力发挥出来，现在社会的飞速发展，不仅产生了纷繁复杂的档案材料，也对档案管理者提出了更新、更高的要求。 3.1 要求观念上的更新。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代3化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和
5、管理设施，不能称其档案管理现代化。信息技术本身的发展极大地超出了信息技术本身所提供的监控能力，这就要求档案工作人员必须更新传统观念，确立开放式的思维方式，充分认识到档案信息资源的重要作用，不断提高个人素质，改进和发展档案工作。 3.2 要求能力上的提升。在信息时代下，对信息技术应用技能的要求更加迫切。档案管理人员需要有既懂信息技术又懂公共管理的复合型高级人才。工作人员必须具备娴熟的电脑操作技术和扎实的基本知识，要具备数据信息意识，掌握现代数据技术的处理方法，档案工作人员要掌握和运用现代化技术的技能，充分发挥档案在社会中心工作中的服务作用。 信息时代给档案管理带来翻天覆地的变化，同时信息时代下的
6、档案管理也潜伏着不安全的因素，由于企业网络由内部网络、外部网络和企业广域网组成，网络结构复杂，来自病毒的侵袭、黑客的非法闯入、数据“窃听”和拦截、拒绝服务、恶意扫描、密码破解、数据篡改、垃圾邮件等，因此建设档案信息的安全保障体系是必不可少的。 3.2.1 对于重要电子档案信息要用大硬盘或者是在服务器上备份，以防因计算机中毒造成数据的丢失。 3.2.2 对电子文件归档工作进行监督和指导，在一定程度上确保归档电子文件的真实性、完整性。为了确保档案信息网络传输的安全性，档案部门的内部局域网需要与外网进行物理隔离，并且始终坚持身份认证和密钥管理。 43.2.3 要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生
7、，非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，为了确保档案信息和系统安全，需要对其采取身份认证、防火墙、数据备份等相应的安全防护措施。 总之，信息时代给档案管理工作带来了特殊的挑战，互联网为获取信息提供了极大的便利性，在一定程度上使人们“秀才不出门，而知天下事”成为可能。通过信息技术对档案资源进行管理，节约了大量时间和精力。跨越时空，降低了信息传输的时间成本、人力成本；但也给档案工作者和社会带来巨大的机遇，这就需要档案工作人员要不断学习和提高个人素质，同时还要防止网络带给档案信息的不安全因素。 参考文献： 1周媛.谈新时期档案管理的信息化建设方略J.中小企业管理与科技（下旬刊） ，2011（11）. 2刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势档案管理的信息化J.价值工程，2012（04）. 3张媛媛.电子信息环境下的档案信息化建设J.现代商业，2009（14）.
