1、1SAP 系统中物资模块与财务模块的应用探讨摘要：SAP 系统作为一种信息技术服务工具，通过与业务相融合，可使企业的管理与决策更加及时便捷。目前，国有大中型企业虽已广泛推广应用 SAP，但由于 SAP 的严谨性，集成数据的广泛性，要充分发挥SAP 系统的作用实属不易。本文阐述了 SAP 系统的主要特点及实施意义，并结合 A 公司的实践经验，探讨其易沉积的主要问题及解决办法，以期为后续上线企业提供借鉴。 关键词：SAP；物资操作；财务管理；企业应用 一、SAP 系统简介 SAP 源自 Systems Applications and Products in Data Processing，是 S
2、AP 公司产品企业管理解决方案的软件名称。SAP 是目前全世界排名第一的 ERP（企业资源计划）软件，有针对所有企业的数据和应用集成方法程序，将业务和技术进步融入了商品化软件系统，实现了信息数据标准化，系统运行集成化、业务流程合理化、绩效监控动态化、管理改善持续化，可使企业协调运作，提升自身的决策支持效率和管理水平，最终提高企业竞争力。 1.SAP 系统的主要特点 SAP 主要特点包括集成性、实时性和规范性。 集成性表现在 SAP 是一个信息高度集成的管理系统，不仅可以对企业内部的物流和资金流、信息流实现集成，也可将企业外部有关供货商2及其市场和客户的物流、资金流和信息流集成在一起。 实时性表
3、现在 SAP 系统与互联网相结合，具有很强的数据交换和通信能力，能实现企业实时在线管理。 规范性是 SAP 系统实现信息集成的必要条件，包含两方面内容：一是信息规范，这通常指数据的名称、代码和定义必须明确一致；二是业务流程规范，这是保证信息资源完整的必要条件，否则必然造成数据的流失或不完整。 2.实施 SAP 系统的重要意义 企业应高度重视信息化建设，把信息化纳入建设综合性国际能源公司目标体系之中，列为实施“资源、市场、国际化”战略的重要保证措施之一，实施 SAP 的主要目的在于： （1）加快两化融合。通过信息化建设企业可不断提高信息化水平，把信息化融合到业务当中，借助信息技术服务提高企业的综
4、合竞争力。 （2）参与国际竞争。首先，SAP 系统使企业的生产过程能及时、高质量地完成客户的订单，最大程度地发挥现有资源的作用，并根据客户订单即生产状况做出调整资源决策；其次，其把企业资源状况和调整方向清晰地反映给管理者和决策者，使调整的过程变得短暂、简单。SAP 使企业组织变成了扁平式，沟通便捷高效。SAP 的主要特点实时性主要体现在以财务管理为核心，实现财务和业务的协同，供应链与销售链的协同。比如，采购和销售部门的业务员可以使用数尺信息设备输入各种劳务数据，并实时送给财务系统；公司职员可以借助这一平台进行考勤，申报收支，而财务人员只需把自动输送过来的数据整理，生成各类帐表，财3务系统及时、
5、高效。 （3）提升管理水平。信息化建设是支持主营业务发展，提高生产经营管理水平，促进经济发展方式转变，提升企业核心竞争力的重要举措，对业务支撑作用日益显著。只有早日建成以 ERP 为核心的统一信息系统平台，才能提高公司管理水平；才能为公司发展提供更加强有力的支撑。二、案例分析 1.背景介绍 A 公司是某集团公司为了适应市场需要，提高自身竞争力，做强、做精专业化技术服务而成立的。目前在岗职工 2 万多人，属某集团下的工程技术服务板块，主要从事钻井、测井、录井，固井压裂等主营业务，市场分布跨度大，既有包括新疆，玉门，吐哈，苏里格，青海，在内的国内市场，也有包括哈萨克斯坦、沙特阿拉伯、埃及在内的广泛
6、国际市场，因而财务核算较为复杂。 为了节约人力、物力等各项成本，优化企业内部各项资源的运营能力，提高工作效率，并能更有效的为管理层提供便捷的综合查询、决策的信息资料，A 公司在集团内部率先试行 SAP 系统中的物料模块 MM 与财务模块 FI，并把财务 FMIS 与 ERP 融合系统作为信息化管理手段，使之成为财务与物资业务的信息平台，进而充分发挥财务管理在公司经营管理全过程中的作用，突出融合系统在财务与业务一体化管理和增强源头治理及过程控制中的重要意义。 2.A 公司现有 SAP 系统中物资模块与财务模块的管理模式 4物资模块是 SAP 系统中的基础模块，主要有采购、库房与库存管理、供应商评
7、价等管理功能。某项一般性物资在 SAP 系统中经过计划申报、计划审批，创建采购订单后，保管员就可进行收货、发料操作。财务在FMIS 融合系统中只需要读取，生成集成凭证，此项物资从物资业务端到财务核算就完成了。月末在 SAP 系统中导出所需要的物资报表，审核无误即可。而所有这些操作，需在 SAP 系统程序员维护好各项数据和信息的前提下，才能准确完成。因此物资部门前端的业务工作非常重要，直接决定财务集成凭证能否接收成功、财务核算是否准确。 经过近三年的实践，A 公司物资部门各岗位业务操作熟悉度有很大的提高，出错率也在减少。但目前仍有三个棘手的问题： （1）SAP 刚上线时，物资模块关键用户及最终用
8、户人员对系统熟悉度及认知度都较低，操作的熟练水平也较弱。在批量导入大量的物料及主数据时，忽视评估类的重要性，造成很多物料评估类错误，接收的集成凭证归集费用要素不正确。而评估类的修改相当困难，首先，如果当月收货修改评估类，当月必须无库存，采购订单必须关闭。其次，如果收货后跨月修改评估类，除了当月无库存外，上月也必须无库存，采购订单关闭。因而在物料存在大量的评估类错误情况下，不仅造成财务核算需在 FMIS 中大量手工调整凭证，增加工作量。并且从 SAP 本身来看，采集、记录、集成的数据也已失真，从而使 SAP 系统失去原有的业务支持、提供决策服务支持的功能。 （2）目前，财务上的经济数量指标，计量
9、单位与物资部门申请物料时上报的计量单位不统一，造成财务接收过来的集成凭证经济数量指标5不准确，没有任何参考与决策价值。SAP 系统方面计量单位设置也存在问题，导致财务核算中经济数量指标数值有误。不仅如此，当审计人员对A 公司进行审计时，根据财务上的数量指标进行分析、比较、预测得出的结论也与实际情况不一致。这不仅违背了会计核算的准确性原则，更是与当初实施 SAP 系统的预期目标背道而驰。 （3）财务核算上，个别会计科目借贷方发生数金额无参考价值。如 A 公司在上线前期，保管员按系统程序完成入库操作时，SAP 系统程序就已写定会计凭证，会产生集成凭证如下： 借：原材料集成 * 贷：应付账款暂估应付
10、款材料款 *供应商来结算，财务端做发票校验会产生集成凭证：借：应付账款暂估应付款材料款 * 应交税费应交增值税进项税 *贷：应付账款原材料款 * 这实际上虚增了应付账款-暂估应付款-材料款借方发生数。导致报表取数、现金流量取数困难。实际上应付账款科目属负债类科目，应在贷方反映发生数。所以 SAP 财务模块端做发票校验应是如下会计凭证： 借：应交税费应交增值税进项税 * 贷：应付账款暂估应付款材料款 *（红字） 应付账款原材料款 * SAP 系统上线前期，项目开发未能有效与财务管理信息系统相结合，不能充分满足财务报表编制要求，因而在 SAP 系统运行后，账务数据总是不尽人意，报表取数很费时间。目
11、前，由于 SAP 存在大量的集成数据，6对系统程序进行修改愈显困难。 3.问题整改建议 A 公司实施 SAP 系统的目的是要建立公司决策完善的数据体系和信息共享机制，为公司提供丰富的管理信息。在 SAP 系统完全投入实际运行后，公司可根据管理需要，即时反馈和纠正管理中存在的问题。 随着 SAP 系统的应用和公司业务流程的合理化，公司管理水平预期将会得到明显提高。为实现实施 SAP 系统最初目标，目前，就 A 公司现有 SAP 系统存在的问题而言，可进行如下改进： （1）在日常工作中，财务模块继续收集、整理评估类维护错误、经济数量指标 SAP 与 FMIS 有出入的物料。归集后，由集团公司统一在
12、年末结账后、来年开账前将错误的信息集中修改，导入下一年的 SAP 系统。新的物料计划上报时，要高度重视评估类，经财务人员审核后方可上报，确保准确。发票校验产生的集成凭证在年初导入程序时，将 SAP 系统程序的借、贷方重新写入，会计科目应付账款-暂估应付款-材料款用红字在贷方反映。这样，账务上此科目贷方余额显示的是货已到，未开票结算的材料款。往来报表与现金流量表只要取此科目的贷方余额即可反映未结算的材料款。 （2）为了更熟练、高效、准确的利用 SAP 系统工具，使之高效地服务于企业的生产、经营及管理工作。需对 SAP 系统最终用户的财务人员、物资模块人员进行集中培训，将物资模块、财务模块的业务流
13、程及注意事项集中进行学习与疏理，并辅以测试系统练习，达到实施 SAP 系统所需要的熟练、熟知程度，将上线前期的人员培训工作落到实处，不能流7于形式。财务人员通过培训还应熟练掌握物资模块，以便能快速找到错误原因，并对物资人员进行指导，最终达到降低差错率，提高工作效率的目的。 （3）任何一项工程实施，最重要的是要保证基础数据的准确性与完整性。因此在上线 SAP 系统时，导入的初始数据一定先要力求准确、完整，在此基础上，应提高工作效率，按集团公司规定时间完成目标。只有这样，SAP 集成的数据与信息才能为决策与管理服务，达到预期目标，从而提高公司的管理与业务水平，提升自身的竞争力。 参考文献： 1梁 琦：浅谈 SAP 系统对财务核算的优势J.科技与企业，2010（7）：75-76. 2李俊梅：基于 SAP 财务模块的企业财务管理模式探讨J.时代经贸，2011（ 223）：227-228. 3李淑彦：SAP 系统财务核算管理优势J.中国物流与采购，2009（17）：74-75. 4中国石油天然气集团公司.中国石油 ERP 系统实施项目最终用户操作手册Z.2009830. 5中国石油天然气集团公司.中国石油 ERP 系统实施项目知识手册Z.2010730.
