1、企业档案管理中的社会问题企业档案管理是一个动态的事物，它不是一成不变的。第三次科技革命的浪潮促使计算机技术高速运转，日新月异的网络应用技术加剧了企业档案管理模式的改变。传统的企业档案体制已经不适应企业新的形势，出现了一系列的问题，通过转变企业档案管理的模式，促进推企业管理与档案事业的发展。 一、企业档案管理中潜藏的问题 （一）档案管理意识淡薄、管理方式落后。企业追求经济利益的最大化，领导一般会将主要的精力与资金投放在企业的生产、销售等环节上，他们对于档案管理的意识十分淡薄，认为将太多的精力投注在档案管理上是一种本末倒置的做法。正是在企业这种普遍的思想影响下，企业对于档案管理的硬件投入明显不够，
2、长久下去，日益增长的档案管理利用需求同落后的档案管理模式之间就形成了不可调和的矛盾。同时，由于档案管理的从业人员对档案综合管理的参与程度普遍不高，没有充分体会到档案管理的重要性，从而造成工作的断裂一些企业的档案只是作为一种陈列品，不能发挥其应有的功能，从而造成企业档案管理制度的不健全，究其原因主要是这些企业的档案管理采取的是古老的经验管理和手工管理的模式，根本无法满足企业生产与发展的要求。还有一些企业对档案信息进行统一的管理，使用相关的档案管理软件对档案信息进行统一管理，但使用的管理软件主要是文书档案管理形式而其他档案如工程档案信息也是采用文书档案管理形式进行管理，档案信息管理的效率被大大降低
3、。因为档案具有专业性的特点，企业档案不能得到妥善的管理，最终以库房容积等理由予以不建档处理。 （二）档案管理不规范。企业档案管理采取的是集中统一管理，企业一般会根据员工的岗位、学历等要素进行分类管理，这种管理方式很容易加重企业管理人员的负担，造成档案管理局面的混乱，从而影响企业的长久发展。除了管理环节的不规范，档案管理工作的其他环节也存在着不同程度的不规范现象：第一，在档案的收集环节，档案收集制度如同摆设，档案收集考核模糊化，致使档案的持有者上交档案的时间一再拖延;第二，因为企业在发展过程中，从事档案工作的人员流动比较频繁，人员的素质、能力也是良莠不齐，在进行档案归类整理时常常出现一些错误：比
4、如，在立卷过程当中没有按照卷内目录的顺序进行排序，致使卷内目录和里面的文件内容不符，卷内资料不全的现象也经常出现;同一表格多次出现，造成重复。由于顺序不清，也无法进行排序;档案资料在书写的过程中，使用的笔和颜色没有按照要求，致使一段时间后一些文字材料字迹开始模糊不清，直至最后难以识别;第三，在档案的利用环节，档案管理人员对档案的借阅管理比较松弛，一些借出去的档案常常不能在规定时间内归还，再加上档案的内容有很多都不完整，造成档案的价值不能被充分的开发利用。 （三）缺乏法律依据。最近几年来，国家出台了建立健全档案信息管理平台、优化档案信息管理系统、及时有效的对档案信息进行管理等关于企业档案管理的法
5、律法规，但依旧无法全面解决企业档案管理过程中出现的实际问题。拿建筑企业的档案管理举例，许多建筑施工企业等到具体的施工项目竣工以后，会遵循相关的原则和规定向上级呈交项目的竣工档案，但是建筑施工企业面对的是不是一个建筑承建项目，而是两个或者更多，面对的建设单位也是如此，并不是单一的，造成文件、档案的分类同案卷的组卷方法不能有效的统一。这就足以说明，竣工资料管理、文书档案管理中所涉及到的问题，也没有相关的法律法规做出比较明确的规定。同时，各个建筑单位和施工单位的实际情况是有所差别的，对此相关的法律政策文件很难对其管理要求达到一致。如施工企业依据文书建设档案管理系统的过程中很难处理系统接口的问题。正是
6、因为没有相关的法律明文规定，诸如此类的实际问题也长期没有得到有效合理的解决。 二、企业档案管理的应对措施 （一）加强档案管理认知，提高工作效率。做好企业档案管理工作，关键是领导是否重视。领导从观念上予以重视，后期的开展工作就会顺畅很多。对于档案管理的工作人员来讲，也要以实际的行动去获得领导对这项工作的重视。比如将涉及到的先关材料递交领导审阅，能够让领导快速了解这项工作的现状和问题，在工作过程中要定期向领导汇报开展的情况，使领导逐渐认识到档案工作对于企业发展的重要性，自然而然会越来越重视档案的管理工作。 企业的知识资产和信息资产关系到企业生产、经营能否顺利进行。由于企业内部的人员流动比较频繁，企
7、业档案管理的工作量也因此加重，企业档案管理的社会化能够很好的解决此类问题。实现网络化和数据化的管理，是时代发展的需求，也是提高工作效率的有效途径。科学现代化的管理方法能够简化繁琐的工作，保证企业档案的完整性和安全性，成为企业档案管理社会化的表现形式。 （二）改变落后的工作模式，提高档案工作质量。随着企业的改革，传统的档案管理方法的潜在问题不断的凸显出来。改变落后的工作模式，提高档案的工作质量可以从以下几个方面着手：第一，实现档案管理各个步骤制度的规范化。及时完整的收集材料，并不断的进行信息的更新，最终建立收集归档联系制度都是档案管理进行档案材料收集环节要实现的目标要求。在档案材料的鉴别环节上，
8、要坚持“去伪存真” 、 “去粗取精” 。档案进行借阅时，要按照严格的管理制度，对于不属于归档的材料要及时按照有关规定进行转移和销毁;第二，改变传统人工操作模式，实现计算机的信息化管理。为了提高企业档案管理水平，可以采用数字或是字母编号的编排方法，逐步建立起一套完整的检索系统和工作系统;第三，档案管理人员要加强专业的基础理论和业务技能培训，充分利用档案信息化平台，确保档案管理系统能够平稳、正常的进行，使档案管理的信息化建设能够平稳实施。第四，企业档案管理需要相关的法律法规支持。首先，档案管理部门和档案形成部门之间需要法律协调之间的复杂关系，其次档案管理工作的每一个步骤都需要法律的保护。档案管理工
9、作要健康有序的发展，法律是坚实的后盾。企业要定期组织档案管理人员对相关的法律法规进行熟悉和学习，强化档案管理工作中的法律意识，按照企业发展的现有情况，重新制定档案工作的发展规划，使未来企业档案管理有法可依，有章可循。 （三）重视观念的更新，发挥创新作用。企业档案管理要创造出更为丰厚的社会效益和经济效益，需要转变陈旧的观念，主动攀附市场，逐步增强自我的创新意识和能企业档案管理的从业人员在观念和业务上也要进行不断创新，逐步提高档案工作的自身价值，从而产生一定的经济效益，稳步提高档案管理事业的发展水平。 企业的档案管理工作具有双重性质，既属于业务性工作，也属于服务性工作，这就需要档案管理的从业人员既
10、要有扎实的业务操作技能和水平，也要有一定的管理能力与服务意识。在新的经济形势下，企业管理人员要敢于打破传统模式，不断提出新方法、新思路，争取在业务工作上能够有所创新和突破。细化下来就是在务实的要求下，逐渐熟悉了解企业各类档案的管理办法，在此基础上有所创新，掌握先进的工作方法，争取成为一专多能的复合型档案管理人才。作为档案管理工作的管理人员，在新形势下面对新问题、新情况的时候，如果知识结构老化是很难找出解决的方法和途径的，在工作的改革和创新方面就更是无从谈起了。因此，档案管理的从业人员要不断进行知识充点，对工作涉及的相关领域都要有所涉猎，了解其现状和发展趋势，逐步实现专业单一型向多样复合型转变。
11、同时，按照相关的制度规定，制定具体的要求，积极营造锐意进取的创新氛围。当然发挥创新作用的一个重要前提就是要培养档案管理人员的政治敏感性和政治甄别力，使从业人员拥有较高的思想政治觉悟。 三、建构新时期企业档案管理模式 （一）企业档案管理的趋势：市场化。当市场化成为全球体制改革的共同方向时，我国的市场化改革也在悄然进行。 企业档案管理体制的市场化改革是时代发展的要求，它将政府承担的档案管理事业同市场化机制有机的结合起来。企业自身信息资源和管理中不可缺少的基础是档案信息，企业应该按照市场化竞争的要求对内部的档案管理体制逐步进行改善。 对于企业档案的管理自身而言，企业当中就有市场，因为企业生产经营的一
12、系列活动都可以看成是档案工作的市场。同样，企业的需求也是市场，为了满足日益增长的信息需求，档案信息开发工程也在不断提高与更新。因而，档案工作者的一切行为都要紧紧围绕着企业的经济建设。只有这样，档案的管理工作才会有方向和市场。 （二）社会化是企业档案当管理工作的发展方向。一般来说，企业档案管理工作的社会化主要包含一下两个方面：第一，从企业的长远发展来看，企业档案最终趋势是自主管理，由于企业档案管理工作会受到社会组织不同程度的影响和监督，但仅仅依靠政府行政管理显然有些势单力薄，尤其是我国政府提倡服务型的执政理念造成的行政管理能力减弱的局面， ，这时就需要强大力量的参与，这显然社会化协会的共同管理就
13、是这股强大的支持力量。从国外企业档案管理环境来看，社会化的档案协会发挥了举足轻重的作用;第二，企业档案管理工作需要充分利用社会资源。追求效率是现代企业管理模式的一个特点，传统的企业档案管理模式和这个快速发展的时代已经格格不入，但很多企业没有足够的能力与精力去管理企业档案，但这些作为企业重要资源的档案又不能进行随意的丢弃，这就促使新的社会机构的出现社会提供专业化的档案中介机构，企业将档案以外包的形式提供给它们，从而档案中介机构对企业档案管理工作服务。 （三）法制化规范是档案管理发展的目标。企业自主性和企业法制化规范是一个统一的命题，它们之间并不存在剑拔弩张的对立性矛盾。企业自主并不等于完全的自由
14、，它是在法律法规限制下的自主。 我国企业档案管理的法制化建设可以通过以下两个途径进行：第一，档案行政执法检查和业务指导要分两步走，两者虽有区别，但具有一致性的目标和要求，它们都是为了保障企业档案信息的完整性和安全性，方便开展和利用企业的各项工作。正确认识和处理两者之间的关系，能够很好的促进依法行政工作的实施从而为企业档案工作的发展创造良好的氛围;第二，在依法进行管理的同时要逐步增强服务意识。档案管理行政部门需要切实转变观念，将依法管理同服务理念有机的结合起来，才能更好的适应社会主义市场经济的规律，从而做好企业档案的法制工作。参考文献： 1 窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制转型期的档案管理体制改革研究之二J.档案学通讯，2006 2 张斌.对我国企业档案管理困惑的思考J.北京档案，2007 3 李兆明.关于企业档案管理体制改革的探讨J.档案学研究，2006
