1、数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术研究【摘要】随着我国教育事业的发展，人们逐渐认识到学籍档案管理的重要性，各个学校逐渐将其作为校园管理的重要环节，数字化校园环境就为学籍档案管理提供了新思路。本文分析了当前学籍档案管理中存在的问题，并提出了数字化校园环境下学籍档案的管理方法与技术。 【关键词】数字化校园环境 学籍档案 管理方法 技术 随着信息技术的发展，当前校园环境已经逐渐向着数字化的方向转变，在这种形式下，校园管理理念不断发生变化，学籍管理方法与技术不断创新。管理者利用数字化技术对学生学籍档案进行统一管理，逐步建设起数字化管理系统，有效提升了学籍档案管理水平。 一、当前学籍档案管理中存在的
2、问题分析 首先，当前还有相当一部分学校对于学籍档案的数字化管理不够重视，档案数字化管理还没有完全普及，尽管应教育部门要求在信息库中录入了学籍基本信息，但是这些信息并不全面，不能满足社会的查询需要，对与能够反应学生综合能力的信息，例如参加过的重要活动、获得过的奖项以及专利等还是要通过纸质资料来查找。 其次，对于学生的学籍档案存在多头管理现象，导致信息孤岛的形成。由于学籍档案中的材料由多个学生管理部门提供，例如，教务处负责提供学生个人基本信息、入学以及毕业信息等，而学生处则提供学生的奖惩记录以及就业信息等，各个部门在管理的过程中存在不统一的问题，不能建立紧密联系，形成信息孤岛，导致学籍材料不能及时
3、归档。 最后，电子文件归档方式与先进的数字化管理模式不适应。很多学校在对电子信息进行归档时，都是采用磁盘拷贝的方式，安全性得不到保证，有可能会出现信息丢失的现象。同时，由于这些信息来自不同的部门，因此存储信息的格式也不统一，无法与先进的软件平台相适应，这无疑会增大管理难度。 二、数字化校园环境下学籍档案管理方法与技术 （一）明确学籍归档范围、加强数字化管理 首先，各个学校要对学籍归档范围进行明确，突破传统思想观念的束缚，将数字化材料列在归档范围内，管理者要认识到档案数字化管理的重要性。数字化材料中不仅要包括学生的个人信息（如求学经历、专业信息以及研究方向等） ，还要将能够体现出学生特长的信息包
4、括在内，例如兴趣爱好、参与过的重要活动、获取过的奖励以及专利等，使用材料的部门可以根据这些信息判断出学生的能力，既是对学生负责，也方便了使用者。 （二）学籍信息的采集管理 学校应该加强对数字化学籍档案管理系统的建设，做好学籍信息采集的规划。首先，学校各个部门应该明确自身所管理信息的内容，管理部门根据规章制度制定管理规划，对这些信息进行统一管理；其次，各个部门所管理的内容虽然不一样，但是管理人员一定要认识到这些信息并不是孤立的，部门之间应该加强联系，使用统一的形式来存储这些信息，档案馆在对这些信息进行汇总以后，将这些信息嵌入到数字化管理系统中，保证这些信息的真实性和完整性；最后，对于学籍档案信息
5、的更新要及时，保证系统中所存储的资料是最新的。 （三）归档技术分析 对于学籍档案信息的归档有一个要求就是要做到“实时” ，这就需要数字化技术提供基本支持。要想做到实时归档，就要创建一个档案化的标准接口，这个接口有两个功能，第一要能够对信息进行发送、完成数据迁移过程；第二是对数据在完成归档以后，要能够自动对其进行档案化处理，保证这些信息的“标准性” 。具体做法如下：首先，向各个管理部门采集学生的所有信息，并将这些信息分成两类，其中一类是共享信息，包括学生的一卡通信息（姓名、性别、学号以及以及学院等） 、毕业论文信息等，将这些信息放在数据管理中心共享，因为这些信息除了档案管以外，其他很多部门也会需
6、要。还有一类就是非共享数据，包括学生学籍的变化情况、求学期间的成绩以及答辩材料等，相关部门要将这些数据及时归到数据库中。接口程序会对这些信息进行档案化处理，将这些自动分类、编号，同时盖上归档章等，这样就在归档的同时完成了预立卷工作。 （四）纸质档案与数字档案的统一管理 目前很多学校在档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是学籍档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设数字化学籍档案管理系统的同时，也加强对纸质档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。首先，学校要将学生作为基本管理单位，建立起一个个独立的学籍档案案卷，其内容与电子学籍卡保持一致；其
7、次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现纸质档案更新滞后的现象；最后，纸质档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。 三、总结 在数字化校园环境下，学籍档案信息的数字化管理已经成为一种必然选择，各个学校应该积极建立数字化学籍档案管理系统，丰富学生档案内容，并对所有信息进行统一管理，并做到实时更新，除此之外还要加强对纸质档案的管理，二者之间做到同步统一，不断提升学籍档案管理水平。 参考文献： 1成小芬，陈国钧.高校学生档案的数字化建设J.南通纺织职业技术学院学报，2013. 2江媛媛，纪晓群.基于数字化校园的公文文档一体化管理研究J.档案与建设，2012. 3秦书凰.数字化校园环境下档案应用系统的构建J.机电兵船档案，2005.
