1、铁路装备制造企业嵌入法律事务过程管控摘 要 推进企业法律事务嵌入企业管理流程，实现法律事务过程管控，是控制和防范企业法律风险的需要，是企业可持续发展的需要。企业以法律事务管理部门为核心，搭建三横两纵管理体系，实行垂直管理与平行管理相结合，相互监督、相互制约，可有效降低法律风险发生的可能性，提高企业效益，促进企业可持续发展。 关键词 铁路装备 法律事务 过程管控 作者简介：汪本勇，齐齐哈尔轨道交通装备有限责任公司，法律顾问。 中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2015）10-202-02 位于中国最北方的铁路装备制造企业始建于 1935 年，是隶属于国务院国资委
2、的国有企业。该企业资产总额 60.3 亿元，具备铁路货车年新造1.6 万辆、年维修 0.9 万辆的能力，铁路起重机年造修 30 台的能力，铁路装备核心配件年供应 1.6 万辆的能力。形成了铁路敞车、棚车、平车、罐车、长大货物车、漏斗车、特种车、车辆配件和铁路起重机 9 大系列280 余个品种的产品格局，是我国最大的铁路装备制造基地之一。 一、法律事务过程管控实施背景 （一）开拓国际市场的需要 该企业通过以自主创新为核心的国际市场开拓，出口产品销售额逐年上升。企业从单纯的产品销售到技术输出，到资本输出，逐步迈向更深入的涉外经营活动，同时也会使企业面临来自各个领域的各类风险。法律风险以其突发性和难
3、以预见性的特点成为各种风险之首。因此，企业在涉外经营活动中嵌入法律事务过程管控，可以使企业有效的预防和控制法律风险，使国有企业“走出去”成为可能。 （二）规范生产布局的需要 该企业通过实施货车资源整合，遵循整体规模化、区域专业化原则，实施跨区域的生产布局调整和优化，形成“两省四地” 、专业化特点突出的生产布局。如何做到各子公司、分公司在过程管控中嵌入法律事务管理，并确保其原则性与灵活性相统一，切实降低公司“两省四地”经营中的法律风险，已成为该企业当前管理的当务之急。 （三）完善知识产权保护的需要 该企业自 2004 年开始，全面实施了铁路货车第三次升级换代技术创新。自 2006 年以来，整机产
4、品和关键部件先后获得多项省部级以上科技进步奖，并有多项技术获得国内、国际发明和实用新型专利等知识产权成果。随之而来的就是知识产权纠纷的日益增加。加强和完善知识产权保护，运用法律武器来捍卫智力成果，已成为企业将法律事务嵌入过程管控的一项重要内容。 二、嵌入法律事务过程管控的内涵和主要做法 该企业运用过程管控的现代化管理方法，针对“两省四地”大规模协同生产、国际市场开拓以及知识产权纠纷引起的法律风险，通过在管理中嵌入法律事务过程管控，使法律事务管理介入到企业管理的全过程，有效的防范和控制法律风险，推动企业法律事务管理水平进一步提升。 （一）确立先进的过程管理理念 该企业组织法律、管理等专业专家，共
5、同深入基层，通过摸排、调研、分析、论证等工作，发现该企业跨地域分散与集中经营法律事务管理之间存在矛盾，国际市场开拓中多变、偶发的法律风险特点与被动管理模式之间存在矛盾。在明确矛盾后，各专家以法律风险预防和控制为目的，通过在管理中嵌入法律事务全过程的跟踪和参与，使法律事务管理介入到企业管理的全过程，有效的防范和控制法律风险，提出 “过程管控” 符合自身模式的管理理念。 （二）设立统一的过程管理模式 该企业建立标准统一的管理模式，并进一步完善管理制度和管理结构。 1.在制度建设方面，制订法律事务管理办法 、 合同管理办法等制度，对横向的管理内容，以及纵向管理流程都做了详细的规定。明确了各部门及子公
6、司、分公司在法律事务管理中的职能，理清了各部门及子公司、分公司在法律事务管理中各自的责任。各子公司、分公司则根据各自的需要，建立自身的细化管理制度，然后将细化的管理制度中的职能和责任落实到每个岗位和管理人员，真正实现“管理到岗，管理到人” 。 2.在管理结构建设方面，以全过程管控为原则，依托制度，嵌入流程，在重要节点严格实施控制。法律事务管理以企业法律事务管理部门为核心，实行垂直管理与平行管理相互结合、相互监督，有效降低法律事务管理的随意性。 （三）形成全过程的过程管控格局 该企业以法律风险预防为主，突出重点领域的法律风险控制，建立法律风险预警与应急机制，并严格按照规范处理法律纠纷，最终形成全
7、过程的过程管控格局。 1.法律风险预防为主。通过对内部的调查，了解企业自身的法律风险薄弱点。针对薄弱点制定出相应的管理制度予以控制，使企业内部法律风险得到有效预防。企业通过对外部相对方的资信调查，收集相对方资料，建立相对方资信档案，定期对其进行更新和评价，预防法律风险的发生。 2.法律风险突出重点。通过对重大经济活动和重要经营项目的立项、决策、经营等全过程的参与和控制，提出法律意见、起草法律文书、处理法律纠纷等方法，使法律事务过程管控嵌入重大经济活动和重要经营项目全过程，突出重点，有效预防和控制法律风险的发生。 3.法律风险预警与应急。通过对法律风险的预防和控制，虽可防范绝大多数法律风险，但并
8、不全面。如果法律风险事件已经发生，还要对已发生的法律风险事件进行充分的评价和分析，制订法律风险预警和应急机制，对有可能发生同类法律风险，能够第一时间做到准确判断，并根据法律风险预警和应急机制及时控制法律风险。 4.法律纠纷规范解决。当法律风险形成法律纠纷后，就会面临着怎么解决，和具体方式和方法的问题。法律纠纷的解决并不是法律事务过程管控的最后一环，而是贯穿管理过程的始终。 （1）重视对相对方的考察和评估。法律纠纷多数来自于企业外部，因此在与外部合作的过程中要重视对相对方的资信能力和履约能力的考察和评估，形成考察评估报告，并建立相对方的资信档案，形成与相对方合作或法律行为的分析和参考资料，作为法
9、律纠纷处理的第一手信息和证据来源。 （2）重视证据的收集和保存。企业在日常生产经营中，多数企业相关人员不知道、不重视对证据的收集和保存。法律纠纷发生时，常常因为证据不足而使企业丧失胜诉权，给企业造成巨大经济和声誉损失。因此，该企业在生产经营中应重视收集和保存与相对方具有客观性、关联性和合法性的意向性与框架性协议、往来财务票据、出货入库单据、招投标文件、会议纪要、往来信函等证据和资料。各子公司、分公司也在法律事务管理部门的指导和监督下，依照法律法规、企业规章制度以及业务要求进行证据收集和保存。 （3）重视法律纠纷提前处理。通过已形成的考察评估报告和其他信息渠道，可以分析、判断出潜在的法律风险发生
10、的可能性。企业主动出击，有针对性的选择不同的处理方式，提前介入潜在法律纠纷，把握时机，避免法律风险的发生和企业经济和声誉损失的进一步扩大。 （4）重视诉讼与非诉案件的及时解决。个别的法律纠纷会转化为诉讼与非诉案件，如果处理不好，会给企业造成一定的经济与声誉损失，甚至不可弥补。做好诉讼与非诉案件的前期准备是及时解决诉讼与非诉案件的前提条件。案件发生后，该企业立即组织相关部门和相关人员组成案件工作组，收集和整理证据，形成证据链。通过评估案件结果来确定具体损失程度，进而选择和解、调解、诉讼和仲裁的解决方式。及时和司法机关或相对方沟通，尽量节约时间，以最小的代价为企业赢得最大的利益。 （四）实施不同的
11、过程管控方式 该企业通过嵌入法律事务过程管控及时发现法律风险，并针对不同的法律风险实施不同的过程管控措施和管理方法。 1.划分法律风险等级，制定不同的过程管控措施。通过实地调研、问卷调查等形式，并结合现有的风险评估方法，对企业生产运营、市场营销、物资采购基建技改、股权投资、财务管理、知识产权等管理项目进行了风险识别和疏理，形成了企业法律风险目录。根据法律风险发生的可能性、和可造成的损失程度，组织法律事务工作人员和相关专业人员对法律风险目录中的法律风险进行逐一分析、定性，依次划分等级，并制定不同等级的不同过程管控措施。 2.划分不同过程管控内容，实施不同的管理方法。针对不同的市场和客户，划分不同
12、的管控内容，实施不同的管理方法。区分市场和客户，在制定针对主要市场和大客户的法律事务过程管控管理方法的同时，也针对零星市场和中小客户制定相应的过程管控管理方法。使法律事务过程管控实现灵活的差异化和个性化。 （五）形成标准化的过程管控流程 1.建立制度标准化。制订了法律事务管理办法和合同管理办法 ，并建立了一套以其为核心的法律事务管理标准化的制度体系，各子公司、分公司同时也要求在企业标准的制度下依据各自的实际情况，制定相应的制度。 2.管理流程标准化。先后对项目审批流程、合同审批流程等进行了重新修改，并针对不同的风险等级分别制订了标准的管理流程。流程实施的标准化不仅能有效提高项目和合同的管理效率
13、，还能极大地降低其产生的法律风险。 3.保存资料标准化。项目、合同及其他法律行为所产生的有关的资料实行标准化保存和管理。重大经济活动和重要经营项目以及合同文本原件均有法律事务管理部门单独建档保存，并且长期保存。其它往来财务票据、出货入库单据、招投标文件、会议纪要、往来信函等资料均由各专业部门保存，并建立资料共享机制，提高了法律事务管理的效率。 三、法律事务过程管控效果 铁路装备制造企业嵌入法律事务过程管控实施几年来，该企业的法律事务管理发生了质的变化，取得了显著效果。 （一）提高了法律事务管理效率 该企业通过嵌入法律事务过程管控方式，建立标准统一的管理模式，突出重点领域的法律风险控制，建立法律
14、风险预警与应急机制。针对不同的法律风险实施不同的过程管控措施和管理方法，最终形成全过程的过程管控格局和标准化过程管控流程。实现了“两省四地”法律资源共享，有效地提高了法律事务管理整体效率。 （二）使企业法律风险得有效的预防和控制 该企业通过嵌入法律事务过程管控方式，使该企业的管理流程形成了闭环。企业各部门、各子公司、分公司相互监督、相互配合，及时、准确地识别法律风险，实现了对法律风险的有效预防和控制。最大限度的维护了企业的经济利益和企业声誉。 （三）促进法律事务管理提升 该企业通过嵌入法律事务过程管控方式，实现了法律事务管理从事后向事前，从后台向前台的跳跃，优化了企业法律事务管理模式，也取得了显著的成绩，多次获得地市级、省级和国家级“重合同、守信用”企业称号，在装备制造业乃至全国拥有良好的声誉和信誉，极大的促进了企业法律事务管理的提升。 参考文献： 1向飞、陈友春.企业法律风险评估.北京：法律出版社.2006. 2周渝波主编.企业法律管理辅导手册.北京：教育出版社.2012. 3杨崇学、王成钧、马维国主编.企业法律风险管理与控制.北京：人民法院出版社.2010.
