1、医院基建档案的重要性及有效管理【摘要】随着医院基建档案要求的不断提高，研究其重要性及有效管理凸显出重要意义。本文首先介绍了基建档案的特点，分析了基建档案在医院管理中的作用。在探讨当前医院重点工程基建档案存在问题同时，提出了做好医院基建档案管理的对策。 【关键词】医院；基建档案；重要性；有效管理 一、前言 作为医院基建中的一项重要材料，基建档案的重要性在近期得到了有关方面的高度重视。该项课题的研究，将会更好地提升基建档案的有效管理水平，从而保证医院基建的顺利进行。本文从介绍基建档案特点着手该课题的研究。 二、基建档案的特点 1.基建涉及的部门多，情况复杂。医院每一次做出建设一个工程的决定，就要和
2、很多部门打招呼。先是要在城建部门获得批准，之后进行规划设计，通过环保和消防部门，实地进行勘察，联系承包单位，进行物资采购，对工程进行监督等环节非常多，涉及到的单位也多，经手的人员更是成千上百。由于情况复杂，单位人员较多，办事的人员更是素质参差不齐，没有及时上交档案的意识，各人员的文化程度，办理业务的水平也不近相同，基建的档案不能及时收齐，材料存在缺失。 2.基建的项目时间长，材料丢失严重。基建的工程要经过提出方案，成立项目，审核批准，实地勘察，施工建设，完成项目等环节。在实际的过程中常常遇到问题影响进程，例如资金周转不灵，设计方案的变更等。这样就使得需要很长的时间确认，档案在这期间就容易丢失，
3、但是负责人员众多，项目分散，一时找不到责任人。 3.基建的项目专业性强，容易发生误差。基建的工程涉及到很多的专业性知识，很多资料也是专业术语，有工程的设计图纸，预算的资金分析报表，合同的签订书，承包商的投保书等各种文字、照片、图标等不同题材的资料。收集人员没有经过专门的训练，不熟悉工程的运作，很容易出现错误，把重要的资料丢掉。 三、基建档案在医院管理中的作用 1.对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种
4、报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。 2.为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也
5、有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 3.基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富 随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。四、当前医院重点工程基建档案存在的问题 1.重点工程基建档案收集不全 有的工程缺工程改动联系单，有的工程项目缺监理审核，一是工程内业档案资料收集、积累不及时，造成档案残缺不全，例如，有的工程缺材料及出厂合格证，有的缺质检认定书等。二是工程档案资料收集、积累过程中存在无人负责的混乱状况；各种
6、文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工：图上没有作相应的修改和注明变更年号码，使竣工图纸失去准确性。三是竣工图用旧图代替，造成归档质量没保证。 2.书写材料不规范。 重点工程档案材料是反映该项目建设各个环节的真实原始记录，具有永久保存的价值。但却存在着圆珠笔书写，以复印件充数的现象。而材料的质量往往也得不到保证，医院基建档案归档材料不规范。一些文件、图纸有的被污损，有的书写材料不规范，有随意涂改或材料污损等，使基建档案的案卷质量大打折扣。 3.竣工图整理不规范 竣工图是基建工程档案的重要组成部份，是基建档案的核心。
7、有的单位以施工图代替竣工图，是不能真实反映工程竣工后的实际状况的。以施工图绘制竣工图还存在图面不清，变更内容不准确等问题，有的竣工图以复印件代替蓝图等，这为以后利用留下隐患。竣工图必须与实际施工中变更图相结合整理绘制而成的图纸。 4.移交不及时 竣工验收后，施工单位往往不能及时递交竣工图，致使基建工程档案迟迟不能立卷归档。有些医院的基建工程哪怕是省重点工程，其基建档案也往往要在其竣工验收后几年中才能收集完全。这种现象很可能导致一些原件归档材料失落、破损，为基建工程档案的完整收集增加了难度。 五、做好医院基建档案管理的对策 1.按基建程序控制好基建档案的每一个收集环节 基建档案从工程建设项目的提
8、出、调研、可行性研究、评价、决策，到计划的审批，基建部门的档案工作人员就应及时地建档立案，注意档案资料的积累，以保证资料的质量。因为工程建设周期长、须收集资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建档案资料收集必须与工程建设同步进行。要求档案管理人员对工程项目的各个细节、各个环节进行跟踪收集，要对工程项目的流程非常熟悉，对工程进展情况心中有数，对各种资料进行核实，对不符合规范的要及时更正、完善、补充，保证文件材料的可靠性、完整性、准确性。工程竣工后，所归档的基建技术资料一定要完整、齐全。从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜，到工程的整个设计、施工、竣工验收等所有
9、技术、管理资料都要一一收集齐全。 2.立卷归档科学管理 建立电子信息平台，资源共享。随着计算机的普及应用，基建档案管理在新形势下也应加大硬件投入，引进现代化管理技术。我们可以将三级目录全部录入计算机，能极大地方便档案的整理、检索等多项工作，提高工作效率。还可以要求设计单位在交付施工档案的同时，提供电子化档案，这可以为数据录入节省大量的时间和精力。 3.推进基建档案管理工作的数字化 先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便，查询搜索快捷，统计功能强大，存贮安全等优点，能提高工作效率和质量。作为处于科技前沿的医院，应该率先实现档案管理的现代化，采用先进技术，充分利用计算机网络平台，
10、切实把综合档案室建成医院的文件、文献资料信息利用中心，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为档案中的重要的组成部分，医院基建档案的管理也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。 六、结束语 通过对医院基建档案的重要性及有效管理的相关研究，我们可以发现，在当前各种条件下，基建档案的重要性极为关键，有关人员应该从医院基建工作的客观实际出发，利用优势因素，制定最为符合实际的基建档案有效管理方案。 参考文献： 1 苗正.杨建民浅谈如何加强医院基建档案管理J.人力资源管理.2013（03）：15-16. 2 张青.重视医院基建档案管理J.中国病例.2012（12）：88-89. 3 金莲姬.浅析医院基建档案管理J.中国民族民间医药.2011（15）：26-28.
