1、- 1 -灵川县社会保险事业局业务档案管理实施细则（试行）第一条 为规范全县社会保险业务档案（以下简称社保业务档案）管理，确保社保业务档案的真实、完整和安全，发挥社保业务档案服务、社会保险管理、服务民生的作用，根据社会保险业务档案管理规定（试行）（人力资源和社会保障部 国家档案局令第 3 号）、 广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法（桂人社发 2010130 号）和社会保 险相关法规 ，结合灵川县社会保险的具体情况，制定本实施细则。第二条 本县行政区域内依法经办社会保险业务的机构（以下简称社保机构）管理社保业务档案，适用本细则。第三条 本细则所称社保业务档案是指社保机构办理养老保险、失业
2、保险、医疗保险、工伤保险、生育保险业务过程中，直接形成的具有查考、利用和保存价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等各种载体形态的历史记录。第四条 社保机构 应建立综合档案室，统一管理社保业务档案 及 其 它 门 类 的 档 案 ，业 务 上 接 受 档 案 行 政 管 理 部 门 的 监 督 和 指 导 。社保业务档案由县级以上社保机构集中保存。第五条 综合档案室的主要职责是：1贯彻执行国家、自治区、市、县以及本系统关于档案工作的法律法规和规章制度。- 2 -2制定本单位档案事业综合规划、专项计划及档案各项规章制度。3集中统一管理本单位业务档案及其他形式的档案，承担本单位档案工作的各项管
3、理任务；4负责对本单位各业务部门和下级社保机构的档案工作进行业务指导、监督和检查；5负责本单位档案的接收、整理、分类、鉴定、销毁、统计工作，并按照规定向有关档案馆移交应进馆的档案；6负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，为领导决策服务，为社保险业务经办和参保对象服务；7负责对单位及下级社保机构档案工作人员的业务培训；8做好档案统计工作，按规定报送上级部门和县档案局；9组织进行档案价值鉴定；10按规定向县档案局移交应进馆的档案；11办理领导交办的其它有关业务工作。第六条 社保机构综合档案室配备的专、兼职档案管理人员，应通过档案岗位资格培训，获得档案人员上岗资格证书，具
4、备一定的档案专业知识、专业技能和社保业务基础知识。档案管理人员离职前必须办好交接手续。第七条 社保机构综合档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则设置，配备适应档案现代化管理要求的计算机、扫描仪、复印机、录音录像器材等技术设备，确保档案的有序管理和快速- 3 -检索。库房建设应符合国家有关规定，配备档案装具及温湿度计、吸尘器、去湿机、空调机、消毒灭菌机、灭火器、防磁柜等设备，达到防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫的“九防” 要求，确保档案安全保存。第八条 社保机构应认真落实档案收集、归档、保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，建立健全档案管理规章制度并加强监督、检
5、查，保证社保业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。第九条 社保业务档案按照年度险种业务环节进行实体分类。保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为 10 年、30年、50 年、100 年四类。各种社保业务档案的具体归档范围和保管期限根据广西社会保险业务材料归档范围及保管期限表规定，结合本市实际情况制定的灵川县社会保险业务档案归档范围与保管期限表（附件二）执行。社保档案定期保管期限为最低保管期限。社保档案的保管期限从形成之日的次年 1 月 1 日开始计算。第十条 社保业务档案纸质材料按照广西社会保险业务档案整理规范的规定结合本县具体情况制定的灵川县社会保险业务档案整理规范
6、（附件一）进行整理；其他形式和载体档案按照国家和自治区有关规定进行整理。第十一条 社保业务 档案实行业务部门立卷制度，立卷工作纳入业务操作规程和部门岗位职责。业务经办人员按照本办法附- 4 -件二规定的范围，将办理社保业务过程中形成的应归档保存的文件材料，及时收集、整理，编排页码，编制档号，编制卷内目录、备考表、案卷标题和保管期限，装订、装盒后按规定移交本单位档案管理科统一管理，确保归档材料的齐全、完整与安全，不得伪造、篡改。第十二条 社保业务档案一般于次年 5 月底前完成移交档案室集中入库管理。会计档案可在财务部门保留两年，期满后由财务部门编造清册再移交入库。声像档案、实物档案随办随归。电子
7、档案在年度终结时拷贝归档。为保证数据安全，电子文件归档时，应及时进行备份，有条件的单位要求采取异地保存。任何单位和个人不得拒绝归档或将档案据为已有。第十三条 在保守国家、单位和个人秘密的前提下，社保机构依法为参保单位和个人提供信息查询服务。参保单位和个人查询社保业务档案，须按照社保机构规定的程序申请查询。经批准抄录、复制的档案复件，由社保机构综合档案室核对无误后加盖印章，与档案原件具有同等效力。第十四条 社保业务 档案信息查询以机读档案为主，纸质档案为辅。社保机构应积极开展社保业务档案数字化建设，通过信息网络系统提供查阅利用服务。第十五条 社保机构 应对达到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由社
8、保机构相关负责人、立卷部门经办人和综合档案室管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。经过鉴定有必要继续保存的档案应重新确定保管期限。- 5 -第十六条 经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁清册，经社保机构负责人批准后按规定销毁。销毁清册同时报人力资源和社会保障行政部门备案。未经过鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁档案。第十七条 社保机构 应派出两人监督销毁档案。档案销毁后监督销毁人员要在销毁清册上签字，注明销毁时间。销毁清册永久保存。第十八条 保管期限 为永久的社保档案，应按同级档案行政管理部门的要求，定期向同级综合档案馆移交。第十九条 社保机构有下列行 为之一的，限期改正并对直接负责的工作
9、人员、主管人员和其他直接责任人依法给予处分；给参保单位或个人造成损失的，依法承担赔偿责任。（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；（三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；（五）违反国家档案法律、法规和社保业务档案管理制度的其他行为。第二十条 各类社保 业务档案中涉及电子文档等档案材料，国家、自治区有特别规定的，从其规定。本细则从下发之日起执行。附件：1灵川县社会保险业务档案整理规范- 6 -2灵川县社会保险业务档案归档范围与保管期限表附件 1灵川县社会保险业务档案整理规范1 范围1.1 本规范适
10、用于各级社会保险经办机构，简称社保机构。2 定义本规范采用下列定义。2.1 归档社保业务文件社保机构办理社会保险业务完毕，应归档保存的各种文字、图表等文件材料，以下简称归档文件。2.2 归档业务文件整理将归档业务文件以卷为单位进行分类、组卷、排列、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。2.3 案卷归档社保业务文件的整理单位，由互有相联的若干业务文件材料，按业务环节、办理时间顺序组成，一般一盒为一卷。2.4 件案卷的组成单位。每主体单位的审核结果与审核依据为一件，结果在前依据在后；分析报告与分析依据为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件，复文在前。一般是社保机构打印或在其上盖章的审批表为审核结
11、果，单位办理业务提交的材料为依据性材- 7 -料。2.5 主体单位指该件文件内容反映的主要对象，在此特指参保单位或参保个人。2.6 档号用以固定和反映档案排列顺序的一组符号。档号结构：行政区划代码+全宗号 +机构代 码+年度+保管期限代 码+ 档案类别代码+案卷类别代码+案卷号 +件号。比如：区社保局 2014 年形成的保管期限为永久的社会保险管理类参保单位登记环节的第 001 卷450000-X281-0-2014-Y-gl-01-001 件 号 案 卷 号 案 卷 类 别 代 码 行 政 区 划 代 码 全 宗 号 分 支 机 构 代 码 年 度 保 管 期 限 代 码 档 案 类 别 代
12、 码 - 8 -2.6.1 行政区划代 码 ：6 位自然数，按照 GB/T 2260-2007 的规定表示。2.6.2 全宗号：由当地档案馆给立档单位（各级社保机构）编制的进馆代号。暂时没有全宗号的留空，不需进馆的档案材料可省缺不填。2.6.3 分支机构代码：由各市、县社保局给本单位延伸到城区的分支机构编制的代码（1 位数 0-9），没有分支机构的取 0；暂时没有组建社保局的，用以区分社保所-1、医保所-2、失业所-3、机关所-4 、农保所 -5 等社保机构的代码，避免机构整合时出现档号重号。暂没有全宗号的留空，不需进馆的档案材料可省缺不填。2.6.4 年度：材料形成年度，以四位阿拉伯数字标注
13、公元纪年，如 2014。2.6.5 保管期限：归档业务档案保管期限代码，Y-永久，H-100年，C-50 年，Z-30 年， D-10 年。2.6.6 档案类别代码：根据社会保险经办业务环节对业务档案进行划分形成的类别，分为九大类：社会保险管理类-gl、社会保险费征缴类-zj、养老保险待遇类-yl、失业 保险待遇类-sb、医疗保险待遇类-yb 、工伤保险待遇类-gs、生育保险待遇类-sy、社会保险业务统计报表类-tj、社会保险稽核监管类-jh 。2.6.7 案卷类别代码：根据业务材料的信息内容和保管期限等对各类别业务档案进一步划分形成的子类，用 2 位自然数表示，如社会保险管理类的单位参保登记
14、卷 01、个人参保登记卷 02。- 9 -2.6.8 案卷号：每个归档案卷的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按案卷排列顺序从“1”开始标注。2.6.9 件号：案卷内归档文件的排列顺序号，每一卷均从“1”开始标注。3 整理原则3.1 业务档案实行部门立卷制度，谁形成，谁整理。3.2 遵循社保业务文件的形成规律，保持案卷内社保业务文件的有机联系和案卷的成套、系统，区分不同价值，便于档案的保管和利用。3.3 办理社会保险业务形成的会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等会计核算专业材料按会计档案管理办法进行整理。4 质量要求4.1 归档文件材料应齐全、完整，签章手续完备
15、，并选择原件归档。4.2 已破损的归档文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。4.3 过 大的归档文件要折叠，幅面一般为国际标准 A4 型（297mm210mm）。4.4 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法5.1 第一步 收集分类- 10 -业务办理完结后，业务员对归档文件实体按照办理时间、业务类型进行收集、分类，每笔业务为一件。5.2 第二步 组卷组卷是将归档文件依据广西社会保险业务档案归档范围和保管期限表划定的类别，分年度组卷。不同年度、不同类别、不同业务环节归档文件应归入不同案卷，不得混合组卷。5.2.1 社会保险管理类、社会保险费征缴类、社
16、会保险待遇支付类归档文件区分年度、区分业务环节、区分业务操作内容，按照业务办理时间一般以“ 月” 为单位组成一卷或数卷，每卷厚度不宜超过 3cm，归档文件数量少的可以几个月或一年组成一卷。5.2.2 业务统计类归档文件区分年度、区分险种，一年形成的归档文件组成一卷或数卷。5.2.3 社会保险稽核监督类归档文件区分稽核项目，一个稽核项目组成一卷或数卷。不得把几个稽核项目的业务材料合并组成一卷。5.2.4 成册、成套的归档文件应保持其原有形态。5.3 第三步 案卷和卷内文件排列根据分类方案，将案卷和卷内归档文件按形成规律和特点排列。格式如下：年度险种业务操作环节业务办理时间年度险种业务操作环节业务办理时间社会保险编号（或文件编号）年度险种业务操作环节参保单位或定点医疗机构
