1、1从档案宣传角度提高公众档案意识摘 要：档案意识影响着公众利用档案的机率和程度，但档案利用现状反映出当前公众档案意识堪忧，存在诸多问题亟待解决。宣传是运用各种符号传播一定的观念以影响人们思想和行动的社会行为，增强公众档案意识，档案宣传是其必要手段和重要途径。因此有必要以传播学理论为指导，从档案宣传角度提出相应对策，从而增强公众档案意识、促进档案利用工作的发展。 关键词：传播学；档案宣传；公众档案意识 知晓是行为的基础，公众档案意识在影响着档案利用行为。档案要在个人发展、社会建设中发挥作用，必须提高公众对档案的知晓度，这样才能改善公众档案利用行为，从而提升档案在社会中的地位，促进档案事业发展。
2、1 公众档案意识现状与存在的问题 意识是人们对客观物质世界的认识，公众档案意识就是人们对档案和档案工作的认识，它表现出整个社会对档案的认识和态度，反映了对档案的重视程度。公众档案意识强烈，对档案的利用程度加大，才能使档案发挥出更加大的作用，从而提高档案工作在整个社会中的地位，促进档案事业的发展。 （一） 公众档案意识现状 公众档案意识作为一种观念存在，本身是难以量化的，但可以通过2公众对档案、档案馆和档案工作的认知程度来对其进行衡量。1在苏州大学社会学院胡燕我国档案馆尚未走向公共的实证分析基于六省、市居民的调查数据一文中，对北京市、苏州市、秦皇岛、莆田市、淄博市、南昌市六个市的 3600 名城
3、市居民进行调查。被调查对象的年龄、收入、受教育程度等分布范围广，在一定程度上具有普遍性，涉及的问题主要集中在对档案、档案馆的熟悉、利用程度和相关原因。 数据显示六市居民对档案和档案馆“了解（包括非常了解和比较了解） ”的仅占 21.5%， “不了解（包括不太了解和非常不了解） ”的占到35.2%，43.3%的被调查者则选择“说不清” 。对遇到什么问题时需要使用档案，表示“非常了解”和“比较了解”的被调查者有 21.1%， ，有近 80%的居民不了解何种情况需要使用档案解决。在调查过程中仅有 18.9% 的人“去过档案馆（包括经常去和不太常去） ”，余下的 81.1%从未去过档案馆，并且占到 9
4、2.7%的人认为在工作、生活、学习中说不清或基本没有档案需求。公众不去档案馆的主要原因前三位分别是：“对档案和档案馆不了解” 、 “没有档案利用需求” 、 “对馆藏内容不感兴趣” 。 （二）公众档案意识存在的问题 根据以上数据，将近 80%的人并不知道或不能说明档案和档案馆的用途、作用，公众对档案和档案馆以及对什么情况需要使用档案的认知较低，这说明在我国档案的利用仍是小众的，大多数人遇到问题想不到或是不会去档案馆查阅资料。对于公众不去档案馆的原因，最主要和直接的便是“对档案和档案馆不了解” ，对于根本不知道或说不清楚档案、档案馆的人来说进档案馆查阅、利用档案的可能性微乎其微。对档案和档3案馆缺
5、乏了解是我国公众档案意识不强的重要因素之一，如何让公众更加便捷、广泛的知晓档案和档案馆的相关信息便成为了现如今面临的主要问题。信息的流通依靠交流和宣传，档案相关信息的流通也是如此。由此可见，档案宣传的方式和程度决定着公众档案意识的高低，换言之，档案宣传是提高档案公众意识的重要途径。 2 传播学角度下档案宣传的应用 人的意识支配着行为，公众不明白档案和档案馆为何物就不会了解其作用，更不会在遇到问题时尝试使用这一方式解决。所以，要增强公众档案意识，首先要各部门通过各种途径，采用多种方式向社会各个方面进行档案宣传，增强公众对档案、档案馆和档案工作的认识、了解。 （一）档案宣传 档案宣传的内容有三项：
6、对馆藏内容的宣传，包括馆藏档案的体系、结构、内容和成分；宣传档案对社会主义建设的作用和实际效果，可以用典型事例说明馆藏档案在机关工作、生产建设、科学研究等方面发挥的经济、社会效益；宣传档案馆（室）工作的规章制度和基本知识，从而提高档案查找和利用效率、维护档案的完整与安全。2 档案宣传的目的主要在于启发公众正确认识档案的价值和凭证依据、参考咨询、传播知识、传递信息等作用，促使更多的用户利用档案，扩大利用档案的社会覆盖面，取得社会各方面的重视与支持，促进档案室的发展进步。 档案宣传的方式多种多样：举办档案展览；利用报纸、刊物、广播、电视宣传；开展编研工作，编辑出版档案史料和各种专题参考资料；上4街
7、进行档案咨询、利用调查问卷形式进行宣传；组织有关档案的知识竞赛；形成兴趣小组、协会等团体；档案人员下基层进行业务指导时的指导性宣传等。 （二）档案宣传与信息传播 在冯惠玲、张辑哲教授主编的档案学概论中，给档案下了这样一个定义：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。 ” 3把档案作为人类社会的一种重要信息资源来看待，即社会信息的一种；那么档案宣传也可以说是一种信息的传播。档案作为一种信息，必须遵循信息运行的规律；档案宣传作为一种信息传播，也必须符合信息传播的原理。信息传播的类型包括人内传播、人际传播、群体传播、组织传播和大众传播，档案宣传作为一
8、种信息传播主要涉及的传播类型有人际传播、群体传播和大众传播。 1.档案宣传与人际传播 人际传播是个人与个人之间的信息传播活动，即两个个体系统连接组成的传播系统。档案宣传方式中，档案工作人员上街进行一对一的相关咨询和问卷调查，以及对相关人员进行单独指导，这都属于人际传播。人际传播下的档案宣传，传递和接收信息的渠道多，除了语言宣传者还可以运用表情、眼神、动作等多种渠道或手段传达，同样，受传者也可以通过多渠道接收；同时人际传播的双向性强，反馈及时，互动频率较高，由于这种特点，人际传播在沟通和说服方面，效果好于其它形5式的传播。也正是因为这些特点，在档案宣传过程中，宣传者要十分注意自己语言的表达、姿态
9、动作，甚至是外观形象，以达到更好的宣传效果。 2.档案宣传与群体传播 群体是指“一定数量的个体基于某些因素和目的，以特定的方式组合而成的系统” 4；群体传播就是群体内部成员之间的信息传递和交流活动。 群体包括联系松散、自发形成的社会群体，也包括制度化的组织，在档案宣传中，举办档案展览和组织知识竞赛时形成的临时性集体与兴趣小组和团体都属于群体的范畴，这些宣传方式归属于群体传播。群体是个人信息的重要来源之一，群体内部的规范也制约着个人的态度和行为，因此在群体传播的档案宣传过程中，要利用群体规范对个人的影响，使在群体中的个体认识到档案重要性，从而增强其档案意识。 3.档案宣传与大众传播 大众传播就是
10、专业化的媒介组织运用先进的传播技术和产业化手段，以社会上一般大众为对象进行的大规模信息生产和传播活动。5所以利用报纸、刊物、广播、电视宣传，编辑出版档案史料和各种专题参考资料，这都是大众传播的一部分。 大众传播是有组织的传播活动，有特定的目标和指导方针，加之其拥有先进的技术和产业化手段可以大量生产、复制和传播信息，档案的宣传得以迅速便捷的进行；但是由于这种传播方式单向性很强，缺少灵活有效的反馈机制，传播者不能及时得知传播的效应，因此，档案宣传过程中应根据实际情况谨慎使用这种传播方式。 63 传播学视角下提高公众档案意识的对策 （一）设置公众感兴趣的档案议题 所谓的议程设置就是通过反复播出某类新
11、闻报道，以强化该话题在公众心目中的重要程度。也就是说，如果某一问题被大众媒介所关注，则该问题的位置就会在公众心目中得以提升。档案宣传在利用大众媒介的过程中，首先要设置一个公众较为感兴趣或具有时效性的议题，比如在 6 月 9 日国际档案日前后一段时间宣传档案活动，要使公众有兴趣了解或者觉得有意义，从而反复报道，加深印象，最终使公众了解档案在社会生活中的作用和重要意义。当然，这类宣传要得到主管部门的足够重视，也要有充足的资金。 （二）针对不同的人群设定宣传内容 根据“社会分类论” ，把持有相似社会观、价值观的人归为同一群体，同一群体的受众对某些特定的信息可能做出类似的反映，对不同的社会群体分别加以
12、研究。同样，档案宣传也要把宣传对象按一定的因素区分开来，如性别、年龄、文化程度、工资收入、职业等，根据不同群体对象的特点设计和制作不同的宣传策略，有针对性的进行档案宣传。让不同的群体对象认识到档案对自身的有用性，才能激发受众了解档案的兴趣和利用档案的意愿。 （三）首先对群体中的“意见领袖”进行宣传 每个群体中都有一个“意见领袖” ，就是在人际传播网络中经常为他人提供信息，同时对他人施加影响的人，这些人在大众传播效果的形成过程中起着中介或过滤作用，由他们将信息扩散给受众，形成信息传递7的两级传播。虽然传播学界对“意见领袖”和“两级传播”模式有很多的批判，但群体中的“意见领袖”的确存在而且对群体意
13、识有着启发和引领作用，所以在档案宣传的时候还是可以借鉴这种传播模式的。在一般的群体组织中，一般意见领袖都是具有一定社会地位、且更多的接触与其影响范围相关的媒介，他的作用是通过一切合适的媒介将本群体与社会环境的相关部分连接起来。6在进行档案宣传时，使群体的意见领袖首先了解、认知、使用档案，利用意见领袖的引领力，群体中其余人认识档案的几率会大大增加。 （四）记者、编辑等媒体人培养一定的档案素养 根据“把关人”理论，信息的传播网络中布满了把关人，即采集、制作信息的过程中对各个环节乃至决策发生影响的人。在大众传播的档案宣传中，所说的“把关人”一般指媒体记者、编辑，媒体把关人对档案相关新闻的把握影响着档
14、案宣传的效果，正确无误是基本要求。然而，由于记者、编辑对档案知识模糊，混淆了很多概念，因此在新闻报道中时常出现常识错误的现象。如 2013 年 10 月 15 日，作家臧克家子女向山东大学捐赠其遗物，包括臧克家获赠名人学者字画、手迹手稿、奖牌、荣誉证书、 、生前用过的家具、部分著作等，其中手稿和奖牌证书很明显属于档案范畴，但是新闻报道中根本未提及。公众只有知晓并正确理解档案和档案工作，才会有认知和加以利用的可能，所以大众传媒中的把关人在增强公众档案意识中起到了重要作用，培养记者、编辑的档案素养是重要的步骤。 参考文献 81胡燕.我国档案馆尚未走向公共的实证分析基于六省、市居民的调查数据J.档案学研究，2015， （1）. 2郑文.档案管理学原理M.昆明：云南科技出版社，1999. 3冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）M.北京：中国人民大学出版社，2008. 4董璐.传播学核心理论与概念M.北京：北京大学出版社，2008. 5郭庆光.传播学教程（第二版）M.北京：中国人民大学出版社，2012. 6美沃纳?赛佛林著，郭镇之译.传播理论起源、方法与应用（第五版）M.北京：中国传媒大学出版社，2006.
