1、1从离石台档案整理看新形势下地震科技档案的发展摘 要：离石台地震科技档案是研究山西中部地区地震活动性的依据。本文主要阐述目前地震科技档案存在的问题，并对科技档案管理中存在的问题及做好科技档案管理工作应采取的有效措施进行了概括。 关键词：地震档案；新形势；发展 离石中心地震台在山西省地震局综合档案室档案人员的监督和指导下，严格按照地震台站观测手段归档范围要求，已对记载以来所有的科技档案材料进行集中收集、整理、立卷、归档，并将案卷条目录入数据库，便于检索和提供利用使我台档案管理工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道，各类档案的管理、使用工作取得了一定成效。所以在新形势下，档案管理工作如何在攻克
2、地震预报中更好地发挥其应有的作用，如何把台站宝贵的第一手资料提供给地震科研人员，是当前需要深入思考的重要问题。 1 地震科技档案的概念及重要性 1.1 地震科技档案的概念 地震科技档案是从事地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等有关的基础理论和应用研究、地震观测仪器研制和基本建设等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、磁盘（带） 、光盘、录像带、影片、照片等科技文件材料。我们在从事地震科技档案管理工作的实践中，充分认识到地震科技档案是防震减灾工作中不可缺2少的组成部分。我台档案室现存的地震科技档案 140 余卷，主要包括测震学科 10 卷、形变学科 103 卷、台站迁
3、建资料 20 卷等。 1.2 地震科技档案在防震减灾工作中的重要性 离石中心地震台是山西中西部唯一省局直属台站，担负着监视山西中西部地震活动情况的任务，可为地震科研、分析预报提供科学准确的原始资料。比如：我台利用水平摆观测资料曾对 1991 年 3 月 26 日大同-阳高 5.8 级地震、1999 年 11 月 1 日大同-阳高 5.6 级地震、2002 年 9 月3 日山西太原 5.0 级地震在震前做过初步判断。这些历史档案不仅为当今研究分析该地域内的地震危险性有重要的借鉴作用，而且也为地震学的发展提供了宝贵的第一手资料。 2.目前存在的问题 档案工作就是一项专业性、技术性很强的工作，通过对
4、该台 1972 年建台以来所有资料规范化整理，发现存在如下问题： 2.1 模拟仪器的图纸档案不易保存 地震监测仪器在“十五”数字化改造之前，所有产出数据、手薄、图纸、相纸以及重要报告均为手稿，且原始资料大多为铅笔书写容易褪色或模糊，科技档案的保存期限又较长，很多为永久性保存，纸张破损、低劣、油印稿本字迹不清，相纸变质发黄已不清晰。 2.2 科技档案原始资料归档不全、利用率不高 目前台站档案普遍存在材料收集不齐全的问题，具体表现在：归档标准不健全；档案管理（登记、借阅、利用等）相关制度未建立或建立不全；电子文件、声像档案严重缺乏等。还有部分单位为了使用方便，3将集中统一归档保管的档案资料分散在个
5、人手中，或者利用者在借阅档案后没有及时归还，将档案随处乱放，造成档案页面损毁、甚至丢失。 2.3 领导的重视度不够，档案员业务素质不高，科研人员归档意识不强 立卷归档及时与否、质量的优劣取决于该单位领导的档案意识、重视程度。但由于档案不能给单位产生直接的经济效益，有些领导就淡薄档案管理意识，只注重专业人员的配备，忽略了对科技档案人员的培训。而在基层几乎没有专职的档案管理人员，科技档案人员多是身兼数职，大多所学的专业与档案管理专业毫无关系，没有经过档案专业的系统培训，单位也未建立有效的管理和激励机制，这就造成档案人员对科技档案的重要性、档案管理要求以及科技档案资料的收集、整理等业务知识的欠缺，从
6、而使得档案员缺乏责任心和服务意识，不能及时对本单位所产生的科技档案进行整理和归档，只是把档案资料简单的保管好，使得台站的档案管理工作存在严重缺陷。 3 提高科技档案管理的有效措施 3.1 图纸资料的保管方法 地震图纸是珍贵的科技档案原始资料，选择正确的保管方法，具有很高的现实意义。经过多方的查阅考证，折叠保管图纸是一种比较好的方式。图纸以其纸质的特殊性，图幅大小不一区别于别的纸质档案，其实各大单位的图纸档案都是折叠且用文件袋包装的，分别竖向放置，以便于随时抽取看图，图纸也不易损坏，利于图纸的保存，利于图纸的调用。目前先进的档案管理方法是：将图纸逐一扫描为电子版，并按照编4码要求存入计算机内，使
7、用查询调用软件，方便随时远程调用和套用。因此档案管理人员应积极采用现代先进技术将图纸档案完整保存，确保其有效利用和安全保管。 3.2 数字化管理与纸质归档管理并重 随着电子技术和信息技术的迅猛发展，现代科技档案的管理工作正从两个方面发生质变：一是管理机制正在向纸质文件与电子文件并行管理的新机制转变；二是管理手段正在向具有现代先进科学技术的水平转变。特别是“九五” 、 “十五”数字化仪器改造完后，从过去只有纸质文件变为现在出现的电子文件，增加了磁盘、光盘等载体，这就提醒我们要重视数据的经常性备份，如服务器、光盘刻录等。虽然数字化存储方式丰富了归档记录的手段，但仍然亦存在一定的不确定性。如突发的电
8、磁干扰易导致数据丢失、损坏，网络黑客与病毒的攻击易产生数据的安全性隐患。因此，传统纸质归档的必要性与重要性不容忽视。结合传统方法，对于长期、永久性科技文件进行纸质归档，对于高保密性文件进行纸质归档，这将有效弥补上述数字化方法的不足，保证归档文件的完整性与安全性。 3.3 提高档案意识、加强档案业务培训、重视档案宣传 面对目前台站档案管理陈旧和科技档案管理人员水平参差不齐的状况，单位领导必须要更新观念，积极主动，把科技档案管理工作摆在重要的位置，采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性，相关部门应积极组织档案员参加档案业务知识培训，提高档案人员的知识结构和整体水平。在培训课程安排上要将培训内容与
9、实际工作相结合，制定科学5系统的培训计划，创造有利的时机，加强档案工作者之间的学习交流，建立一支高素质、结构合理，适应信息时代科技档案管理的新型档案工作人员队伍，使科技档案管理工作逐步走向法制化、规范化、制度化的轨道。 4 总结 总之，档案是历史的记载，同样地震科技档案可以使科研人员更好地了解过去、把握现在、预见未来，也是人们认识和把握客观规律的重要依据。但是，为了更好地开发利用地震档案信息资源，我们必须在档案的“收、管、用”上下功夫，比如完善科技档案管理办法和制度、明确电子文件的归档范围及归档原则、加强档案管理人员的业务培训工作、重视档案宣传工作提高科研人员的归档意识，等等。这样就可以确保档案资料的完整和及时归档，才能让科技档案在地震事业发展中充分发挥其应有价值和作用，为防震减灾事业提供更加有力的知识支撑。 参考文献 1胡晓霞.新形势下加强企业科技档案管理工作刍议J.机电兵船档案，2008（3）：41-42. 2白丹.新时代关于档案信息化管理的思考J.科技风，2013.18 3孟庆琳.现代科技档案的管理问题J.科技情报开发与经济，2005，15，23：67-68.
