1、2011.10.30 上午,1,项目管理（Project Management）实践部分教师：张承钿,2011.10.30 上午,2,课程的内容如下：,2011.10.30 上午,3,第二讲项目计划管理方法,2011.10.30 上午,4,内容文档管理会议记录项目进度计划和进度表工作节奏及沟通,2011.10.30 上午,5,文档管理项目是什么？进行人口普查建造生活小区登陆月球地区疾病的预防、项目中有大量信息交流文本文档，如Word，PDF及PPT电子表格，如Excel多媒体文件，如图片、录音、录像电子邮件，手机短信会议记录、,2011.10.30 上午,6,文档管理如何处理信息？打电话接电话
2、发邮件收邮件写文档读文档获得新消息、知识、,2011.10.30 上午,7,文档管理项目成员人名简写通常项目相关人员几十到几百每个人都有一个简写，3个字母（或4个）要有确定人名简写的规则例如：张承钿，简写ZCD一个人的名字是二个汉字，怎么办？例如：班上同学为何使用姓名简写？人名简写被用在文档、电话等处,2011.10.30 上午,8,文档管理电子邮件与项目有关的电子邮件一定要保留，且要按不同方式分类，并排序。分类可按内容、年度等进行，如下例：,2011.10.30 上午,9,文档管理电子邮件与没有处理的事情相关的邮件先留在收件箱里，等事情过后，在把它移到相应的目录下，如下例：,2011.10.
3、30 上午,10,文档管理电子邮件给客户电子邮件要按统一格式书写，如下：1. 主题必须先写项目名或代号，然后是标题，例如：“MES会议记录 - 软件开发组 2011.09.23”2. 信件第一行总要问好，例如“某某先生/女士你好”3. 信件完后总有简单祝福语，例如“祝工作顺利！”4. 祝福的下一行必须写发件人姓名，日期（可以不写）5. 最后是写发件人联系方式，同一公司的格式必须相同。,2011.10.30 上午,11,文档管理电子邮件例子下面是工学院学生创新项目中邮件,2011.10.30 上午,12,文档管理邮件及相关文件信件的附件是文件，通常存放在硬盘上，且按照和电子邮件相同的目录结构存放
4、，如下例：,2011.10.30 上午,13,文档管理项目文件与项目相关的文件存放在公共硬盘上，硬盘的盘号通常在字母 K 之后，每个项目有一个目录，子目录要按照一定顺序排列，如下例：公共硬盘要按时作备份，备份的时间间隔最好每天都作，最迟不要超过一周，及在周末作备份。公共硬盘通常在某个服务器上，且由系统管理员负责，他也负责作备份。作备份时，只需将新备份媒体更换，服务器将自动完成备份工作。,2011.10.30 上午,14,文档管理服务器通常项目（公司或单位）有下列服务器： 第一类：电子邮件系统和公司通用应用程序第二类：公共文件，FTP服务器第三类：数据库，如果项目包含大量数据第四类：项目需要对外
5、发布信息其中第一类和第二类的服务器要作备份，且第二类的服务器对项目来说尤为重要，其备份要重视。而第三类和第四类可视情况而定。公用计算机有一台共用计算机用于扫描图片、文本，刻录光盘，处理录音、录像等多媒体。,2011.10.30 上午,15,内容文档管理会议记录项目进度计划和进度表工作节奏及沟通,2011.10.30 上午,16,会议记录项目在实施时将开许多会议通常项目各小组每周开一次会项目的会议是按照项目的进程举行的通过会议，将完成下述工作检查工作进度分配下一阶段的任务讨论项目实施中的问题介绍新技术、新方法控制项目节奏每次会议都要作记录，因为：从会议记录可以查看项目发展情况记录的内容常常包含经
6、验的积累每个人都能及时知道自己目前的任务每个人也知道与自己工作相关的其他人员,2011.10.30 上午,17,会议记录会议文件命名：项目代码 + 小组代码 + 会议标题 + 日期 + .doc例子：CST9035 第三组 标题名 2010.11.11.docCST9035 第三组 2010.11.11.doc会议记录第一页徽标（Logo）：至少有一个徽标，及公司名称项目名称或代号会议标题（若是例行会议，可无标题）会议日期、主持人、记录人所有参加者名单（姓名和简写），且排序若参加者是同一组或固定人员，则所有组员都在名单里，对参加者作记号。打印时，在页的下面（或页脚）是文件名打印时带页号及总数，
7、例如1(10)：表示第1页，总共10页。,2011.10.30 上午,18,会议记录会议记录第二页起是内容，包括下述方面：一般信息，如工程阶段代码，或测试环境等等专题讨论内容各员工的工作进度上次会议问题或任务完成情况新问题及负责人，如新发现的错误新任务及负责人，客户新要求新规定、新说明或新技术文档其它问题，如休假、放假、病假等会议记录例子,2011.10.30 上午,19,内容文档管理会议记录项目进度计划和进度表工作节奏及沟通,2011.10.30 上午,20,项目进度计划和进度表人总是倾向于迟到迟到几分钟、开会迟到、聚会迟到，火车、飞机晚点人们认为，准时是在某个时间段上在饭店时，总是被告知菜
8、马上到，而等待的时间长得多很少有项目是准时完成的人们通常是基于最好的假设来估计项目完成的时间因此，我们要想办法，使得：尽可能地少拖延项目完成时间尽可能地纠正错误地估计工作量同时，要保证项目实施达到预期的质量标准所以，尽可能地详细描述何时完成何事工作计划进度表是一个比较好的方法,2011.10.30 上午,21,项目进度计划和进度表进度表进度表也称为甘特图（Gantt Chart）甘特首先用在工作中，横轴是时间，纵轴是工作左边是任务、负责人、合计工时右边是时间表（日历），及进度（下例中红线）下面是一个简单例子：项目管理者可以便利地弄清一项任务还剩下哪些工作要做，并可评估工作是提前还是滞后，亦或正
9、常进行。是一种理想的控制工具。,2011.10.30 上午,22,项目进度计划和进度表进度表把总的计划目标看成人们能够了解和执行的任务具有相互关系的一系列计划或各项事件体现一个简单的控制原理从计划中选取关键内容，并密切关注其发展甘特图的制作可用Excel参见“甘特图及其用Excel的制作方法.doc”甘特图例子一甘特图例子二甘特图例子三,2011.10.30 上午,23,项目进度计划和进度表项目计划初步计划（理想情况下）修改计划（赶计划）推迟计划（成败关键）初步计划（理想情况下）初步计划就是乐观估计的计划，简单例子就像前面那样：,2011.10.30 上午,24,项目进度计划和进度表初步计划（
10、理想情况下）制定计划注意事项：时间安排：通常为需求分析和设计30%、实施40%、测试30%时间预留：各阶段都要有预留时间，通常是1.5倍质量管理：各阶段的工作都要作质量考查制定计划的方法按阶段分类：需求分析、项目设计、项目实施、阶段测试、总体测试、客户培训按任务分类：独立性任务、依赖性任务、阶段性任务工作量及其单位任务的工作量：按经验估计工作量工作量的单位：人天，即一个人干一天的工作例如：10人天表示需要1个人干10天，或2个人干5天。（或5人干2天？或10人干1天？）,2011.10.30 上午,25,项目进度计划和进度表修改计划（赶计划）因为客观的原因（外界的）和主观的失误（人为的），项目
11、的计划常常被打乱，项目的实施也被推迟，因此而造成项目失败也就会发生。客观的原因：坏天气，比如台风、大暴雨、大雪、寒流流行病，比如春、秋季节的流行感冒社团活动，比如工会罢工、主观的失误：相互交流产生的误会专业知识的生僻员工情绪不稳定、精力不集中、,2011.10.30 上午,26,项目进度计划和进度表修改计划（赶计划）为了防止此类错误对项目造成致命性的伤害阶段计划将被提前执行，形成交错；各独立性的任务要尽量早完成；必要的时候多投入员工（劳力）；加班，但加班不宜过长，否则效率反而下降；,2011.10.30 上午,27,项目进度计划和进度表修改计划（赶计划）强调的一点是要尽量避免项目设计和项目实施
12、的交错，因为通常在这样的情况下，一点小的设计改动，将会造成许多实施工作的返工，进而大量测试的工作。同时，在找出在实施应该在何处进行返工、返工后会有什么样的副作用和应该作哪些测试也要花费许多时间。对于一些大的改动，但不是必须的要求，可以将它们放到下一期时再处理。如果出现致命的系统设计错误，那么项目就失败了！,2011.10.30 上午,28,项目进度计划和进度表推迟计划（成败关键）计划的推迟是很难避免的，如果由于对专业知识不熟悉，产生误会而出现小错误影响项目，通常客户能宽容，其它的情况通常会被认为是借口，客户一般不会接受。项目完成的时间与计划时间不能差太多，软件项目三个月是警戒线，超过三个月就比
13、较危险。大项目很容易超过这个界限，所以大项目常常会被分成几个小项目来作，即工程被安排成为不同的阶段，一期工程、二期工程等等。如果软件项目超时小于半个月，其实就可以庆贺了。不超过一个月，用户也会挺高兴的。不同行业对超时的容忍度是不一样的。,2011.10.30 上午,29,内容文档管理会议记录项目进度计划和进度表工作节奏及沟通,2011.10.30 上午,30,工作节奏及沟通赶工与快速跟进项目已在进展过程中，但是发现实际的进度落后了计划的进度，这时就需要加快进度。加快进度的思路有两种：赶工快速跟进赶工是一种平衡进度与成本的思路，达到以最低的增加成本进行最大限度的进度压缩。赶工的最大好处在于缩短了
14、完成项目所花费的时间。赶工的最不利之处在于它常常会增加项目的总成本。快速跟进涉及并行进行那些顺序进行或有轻微重叠的活动。快速跟进的最大优点在于，像赶工一样，它能缩短完成项目所需要的时间。快速跟进的最大缺点是，由于太早开始某些任务常常增加项目风险并导致返工，从而可能导致项目进度拖延。,2011.10.30 上午,31,工作节奏及沟通赶工与快速跟进无论赶工还是快速跟进，都应该将注意力集中于关键路径。只有压缩关键路径的总历时，才能加快项目的整个进度。否则，虽然加快了非关键路径上的进度，花费了不少开支，但对于项目的总进度却不会产生影响。因而，只有加快关键路径上的那些可以低成本或零成本更快完成的任务，我
15、们才可以缩短项目进度。另外，一旦压缩了历时，就要重新检查关键路径。历时压缩之后，可能出现新的关键路径。,2011.10.30 上午,32,工作节奏及沟通赶工与快速跟进赶工与快速跟进有如下一些具体方法：加强控制：对近期内即将发生的活动加强控制，因为早控制早主动，这样能将进度尽快追回；对工期估计最长或预算估计最大的活动加强控制，因为这些活动缩减历时的可能性最大，也相对来讲容易；对进度偏差予以密切关注，尽早发现偏差，尽早控制；资源优化：增加资源的数量，比如从项目组外申请新的资源；提高资源的利用效率，进行资源优化，将资源较紧时段的任务转移一部分给负载较轻时段。改变工艺或流程：变更关键路径上任务的施工或
16、操作方法对关键路径上的有些任务进行分解或重排，使分解后的某些任务能够并行进行，或者重排后的任务能够改变任务之间的关系类型，比如由“完成 开始” 变成 “开始 开始”。,2011.10.30 上午,33,工作节奏及沟通赶工与快速跟进赶工与快速跟进有如下一些具体方法：加强沟通：避免重复相同的工作，特别是技术攻关工作，实现知识共享；发挥一加一大于二的作用，使团队成员能更快地攻克技术难关，推进项目。加班：加班是个常用的方法，但不一定是个好方法。如果偏差不大，可以采用加班的方法。但若偏差较大，采用长时间的加班后，项目成员会焦虑、疲惫，正常时间的生产率会下降，出现错误和返工的可能性会大大增加；外包：可以将
17、风险较小部分关键任务外包给项目组外一般的资源也可以将风险较大部分关键任务外包给项目组外对该任务更专业的资源。缩小范围：在得到项目发起人和项目最终用户认可的情况下，缩小范围是加快进度的最直接的方法。,2011.10.30 上午,34,工作节奏及沟通赶工与快速跟进赶工与快速跟进有如下一些具体方法：,2011.10.30 上午,35,工作节奏及沟通时间管理和沟通要管好项目的进度，每位项目成员管理好自己的时间十分重要。时间管理的重要性人人都知道，时间管理的方法也一看就懂，但真正管理好时间的项目成员不一定就多。因为，还要协调好和其他人之间的交流和沟通。应按照列好的优先顺序事件表执行每日的工作。每周末应列
18、出下一周的工作安排并按重要性排序每天下班前应列出第二天的工作安排并按重要性排序。列出表是第一步，关键是执行。早晨的第一件事是看一下这个列表一整天都要看到这个表把其他事情放在一边，开始做列表上的第一仵事一定要专注和自我约束，这非常重要不要把注意力转向不太重要或没有意义的事情，比如阅读邮件或文件。完成一件事情后把它从表上划去，这样会有一种成就感然后接着做第二件事情需要强调的是，不要为了完成表上的事情而挑选着做列表上一些不太重要的工作,2011.10.30 上午,36,工作节奏及沟通时间管理和沟通控制干扰不要让电话、电子邮件或随意走进来的来访者打断你的工作。每天留出一定的时间打电话、回电话或收发电子
19、邮件，不要让它一整天打扰你工作。也要有些时间关上门，告诉人们别打扰。这一点对于项目骨干尤为重要。由于项目骨干都很有经验，所以经常会有其他成员走过来或打电话请教，这样，尽管这些骨干可能在思考很重要的技术问题，却不得不中断思路。这是很要命的。为了克服这种干扰，项目组应该明确规定沟通的时间，比如每日下班前半小时。如果项目组没有这种规定，项目骨干一定要自己订立相应规定，并告知于其他成员。批处理联络工作接电话是随机的，没有办法控制。但打电话、收发邮件确是能主动控制的。除了指定时间的关键电话、关键邮件，其他联络应该集中在某个时间批处理。这样，用于项目的时间就是连续的，而不是经常被中断的。,2011.10.
20、30 上午,37,工作节奏及沟通时间管理和沟通学会说“不”不要参加那些既浪费时间又对完成目标没有意义的活动。当然，哪些活动是无意义的活动，需要用心体会。要会说“不”。否则，你会毁了自己，如果你是骨干，你还会毁了整个项目。学会奖赏自己如果自己按照上述要求做了，给自己一朵小红花。积累到了一定的红花数，可以安排一次自己感兴趣的活动。,2011.10.30 上午,38,工作节奏及沟通时间管理和沟通,2011.10.30 上午,39,作业作业一：利用互联网查资料个人 “地球转一圈”是多少时间？作业二：会议记录格式小组 制定会议记录格式，项目是MBA0305，使用汕大图标作业三：小组第一次会议小组 开一次会议，完成作业，包括下面Email的格式作业最迟在下周上课的前一天完成。作业完成后请同时用Email发给老师。写Email时请用标准格式。,2011.10.30 上午,40,作业写成电子文档作业用电子邮件发给老师电子邮件用如下格式个人作业 小组作业第2讲结束,
