1、1会计档案管理问题的探讨摘 要：随着电子计算机技术的全面应用，会计电算化已成为当今企业会计管理工作的主流，由此也产生了电算化会计档案。会计电算化环境下的会计档案管理工作具有一些新特点，但当前会计电算化工作中会计档案管理存在的问题和不足也不容忽视，有必要提出相应的对策和措施，完善电算化会计档案管理制度，加强会计档案管理的法制观念，提高会计从业人员职业技能。 关键词：会计电算化；会计档案管理；会计制度 1 电算化会计档案的概念及特点 （一）电算化会计档案的概念 电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据、会计信息和计算机打印出来的书面形式的会计数据，具体包含记账凭证、会计账簿、会计报表以及会计软
2、件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。与传统的手工记账、登账的纸质会计档案相比较，电算化条件下的会计档案管理必须要借助于计算机硬件和软件系统才能查看和取得，这是其特有的存在和存储形式，在管理、保存的方式、方法上电算化会计档案相对复杂，同时需要关注的问题也更具有灵活性。 2 电算化会计档案管理中存在的问题 随着电子信息技术的迅猛发展，许多企业都已经实现了会计电算化。会计电算化条件下，会计从业人员劳动强度大大减轻，工作效率也得到2了一定程度的提升，但同时也不同程度地存在着某些问题。 （一）电算化会计档案难以合理保存 电算化会计档案主要包含纸质档案和电子档案两部分。一方面，在现行的会计制度下
3、，很多企业并未设置专门的会计档案保管机构，纸质档案的保管存在着档案分类模糊、档案柜凌乱等现象，在这种情况下，会计档案存在容易丢失、篡改、销毁不及时等问题，会给各企业带来不必要的损失。另一方面，电子档案的保管主要借助于一定的硬件和软件环境，这在一定程度上加大了会计档案的保管难度。目前，许多企业在电算化软件升级后，面临着不同版本下的会计数据不能被使用的情况。还有一些单位受条件限制，未选择质量优良的存盘介质对会计信息进行备份，未实行备份盘与存储盘分离存放，导致电子数据的丢失；部分企业的会计人员未养成每天备份数据的习惯，一旦计算机发生故障，部分账务数据就会丢失，无法进行补救。 （二）会计档案缺乏完整性
4、 在我国，所有有条件进行独立核算的单位，都需要将其全部的会计资料进行整理和归档保存，这就是会计档案管理的完整性。这种完整性主要表现在以下两个方面。一是企业应该依据相关的法规制度保管所有实际发生的经济业务的会计数据；二是企业的会计档案信息应当包含全部的会计核算资料。但在现在的企业会计档案管理工作中，一方面会计信息的真实性难以保证，即由于会计信息是通过磁盘或光盘等磁性介质存储，专业人员可以不留痕迹的对电子数据进行修改；另一方面，会计信息的完整性难以保证，即电算化条件下，由于大部分会计数据集中在3磁盘、光盘等磁性介质上，如未经授权的人员复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会导致会计信息不准确、不完整
5、。 （三）企业缺乏必要的专业人才 传统的会计工作主要依靠财务人员手工记账、对账等，但当电子计算机被引进到会计的日常工作中后，对人才多样性的需求就越加明显。一般的会计人员业务经验丰富，但计算机知识相对匮乏，难以处理需要应用计算机进行的会计工作，并且一旦计算机出现故障，或者出现错误的操作就会使原本的工作成果丢失，甚至会影响到全部的会计档案数据。而一般的计算机人员虽然熟悉计算机的操作流程，善于处理计算机故障，但对会计知识知之甚少，这就导致了会计电算化工作中无论是日常的数据处理还是会计档案数据的保存都存在一定的风险。 3 电算化会计档案管理的改进措施 会计电算化条件下会计档案的保管呈现出的特殊性是由多
6、种原因造成的，既有技术方面的原因，也有制度方面的原因。为了更有效的做好会计档案的保管工作，我们必须要根据会计电算化条件下会计档案的特点，对会计档案管理工作进行必要的改革和创新，力求做好会计电算化条件下会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管工作。 （一）完善电算化会计档案管理制度 电算化会计档案管理的难点主要在电子数据的管理，即存放在计算机内的数据保管难度相对较大，因此，只有通过完善相应的保管制度才能最大程度的降低保管风险。首先，应将会计档案资料严格分类，单独保存。企业可以将会计档案按会计核算资料和会计文件分别归类，会计4核算资料包括会计凭证、会计账簿、会计报表等；会计文件包括系统设置文件
7、、科目代码文件、期初余额文件、当期的账务资料、其他核算子系统的数据文件等。其次，加强会计电子档案的保管。企业应将电子数据进行数据备份，加密保存，并定期进行数据检查以降低风险；将进行日常会计核算的计算机与互联网脱离，以避免网络黑客的攻击；应在计算机系统软件升级时，同步升级相关的原有资料文件。企业只有通过不断地完善管理制度，才能有效避免会计档案的丢失和损坏。 （二）加强会计档案管理的法制观念 企业会计档案管理过程中缺乏完整性的根本原因是会计档案管理的法律观念淡薄，会计从业人员只有在思想上重视会计档案管理工作，才能在行为上严谨，才能保证企业账目的清晰性、数据的完整性，避免道德风险。一是企业应根据其企
8、业章程和国家相关政策，制定一套完整的会计档案保管、存档、借阅、移交、销毁制度，并将这一制度与国家相关的政策法规相衔接，保证其法律约束力。二是企业应开展必要的法制宣传。定期组织相关人员参与法制宣传教育，避免会计从业人员由于法律意识淡薄导致的篡改会计档案、非法盗取会计资料的行为。三是企业应加强高层主管对基层会计人员的引导作用。财务会计档案管理完整性的实现，与高层主管的指引作用密不可分。企业高层主管应经常巡视、检查会计人员工作，监督基层管理者是否遵循企业的规章制度，并帮助下属解决某些特殊问题。总之，企业会计档案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣传、管理层的协调，只有以上三者的有效结合才能保证会计档
9、案管理的完整性。 5（三）提高会计从业人员职业能力 人力资本作为企业重要的资源之一，应当得到企业的有效利用。在会计电算化部门，企业应引进综合性人才以此来加强对会计电子档案的管理，为提供更加有用的会计信息、进行更加精确的会计核算提供必要的基础。在会计电算化管理工作中，企业需要的是同时具备计算机技术、会计档案管理和会计核算的综合性人才。一方面在引进专业的会计人才的基础上，相应增加一定数量的精通计算机专业知识的电脑高级人才；另一方面，企业应结合自身的经营特点，有重点地培养一批既精通会计业务又熟悉电脑操作的综合人才，推动企业会计电算化从业人员由“核算型”人才向“智能型”人才发展。 总之，会计档案记录和总结着企业所有的经济业务，是企业发展历程的重要资料。近年来，电算化会计档案已经逐渐替代了传统会计档案，成为会计档案管理工作的主流，因此，企业注重会计电算化条件下会计档案的管理对企业的管理至关重要。随着经济的发展，企业会计电算化管理工作也应当与时俱进，以求形成合理的会计档案管理制度，为企业经营奠定基础。 参考文献 1 单志杰. 实行会计电算化后的会计档案管理J. 种子科技. 2011（04） 2 崔金凤. 电算化环境下企业会计档案信息的安全管理J. 机电兵船档案. 2011（02）
