1、1论我国高校学院办公室的工作效能提升摘 要：随着社会经济的不断发展，教育改革的不断深入，高校作为培养人才的主要根据地，发展也极其迅速，尤其是高校办公室的发展更为迅速，而且在高校发展中占有的地位也极其重要。办公室是高校的综合管理部门和工作枢纽，是学校的“窗口” 。针对当前办公室工作的特点及运转存在的问题，提出改进办公室管理工作的途径，有利于高校办公室工作效能的提升，使其更好地发挥职能作用，促进学校事业健康协调发展。本文通过对学院办公室所具备的职责以及鲜明的特点进行简单的论述，并针对如何提高高等院校办公室的工作效能问题提出相关建议。关键词：学院办公室；职能；特点；工作效能 办公室是高校组织结构中的
2、枢纽，承担着服务、协调、参谋、督办的职能。随着高等教育事业的发展和改革的深入，高校办学规模日益扩大，教学科研活动、内外事务也不断增多，办公室的工作范围不断扩大，任务更为繁重，办公室管理工作的要求也越来越高。当前，高校办公室工作中存在一些问题和不足，如何寻求有效途径改进办公室管理工作，提高管理效能，促进高校事业发展，正是亟待解决的课题。 1 高校学院办公室所具备的职能 在整个学校的日常运作中学院办公室所处的地位是举足轻重的，它具有连接内外、传递信息以及辅助决策的作用，同时也具备协调左右、2承上启下的职能，是组成高校基层体系的核心部分。高等院校办公室的工作要求随着社会的快速进步以及我国对高等教育事
3、业的大力投入而日益提高。所以，提高办公室工作效能可以和谐工作氛围，最大限度的对资源进行利用，提高工作人员的工作热情，有效的推动高校教学事业以及科研的发展。 2 高校学院办公室目前所具有的特点 2.1 时间性较强 随着社会的不断进步，人们越来越注重工作的时效性，各部门在下达任务的同时也会对完成任务的时间进行强调。当多个职能部门同时下达任务且所规定的期限较短时，就会提高学院办公室的工作人员解决问题时的难度，对工作效果产生了不利的影响。 2.2 任务量较大 在目前的高校管理体系中，学生、科研、教学等诸多方面的工作都是通过学院办公室来进行传达以及落实的。与此同时，学校在科学发展过程中所遇到的各种困难，
4、也是最终需要通过学院办公室进行协商办理的，所以，在高等院校的发展建设中，学院办公室具有“承上启下”的地位，同时也具有较大的工作量。 2.3 工作要求较高 在整个的高校发展过程中，学院办公室的工作效能起到了巨大的影响作用。学院领导总是对其怀着高度的重视，同时希望学院办公室工作人员在办公过程中可以充分展现出过人的业务能力以及职业素养，可以从根本上推动学校教育事业的发展。 32.4 突发事件较多 办公室与其他相对独立的工作部门不同，在其工作过程中存在较多的突发事件，被动性较强。学院办公室在处理事务时既要满足相关的指标精神，又要符合领导的要求，处理事项的方式以及程序都无法擅自做主，较强的被动性给办公室
5、工作人员在工作的开展过程中带来了不小的难度。 2.5 学院办公室工作人员管理技能专业化有待提高 在高等院校的日常工作中，一直存在着对学院办公室工作人员大力使用却疏于再教育的现象，使得学院办公室人员往往只是对日常工作中的毫末小事进行处理，这严重制约了学院办公室工作效能的发挥。学院办公室工作人员缺乏系统的教育学、现代管理以及心理学等方面的专业培训，直接导致了办公室工作人员缺乏对服务职能的认识，无法跟上形势发展的脚步。 3 针对如何提高高校学院办公室工作效能问题提出的相关建议 3.1 变被动为主动，提高服务意识 首先，办公室工作人员要从思想上提高认识，从内心深处明确自身工作的价值，明确自身工作的重要
6、性，不断增强服务意识，变被动服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。其次，也要主动地为全体老师和学生服务。最后，还要不断进行总结，不断的学习，不断提高服务师生的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必4须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。 3.2 加大创新力度，摸索新的工作思路 创新是一个民族的灵魂，创新是推动社会发展的动力，创新是提高工作效率的关键。 对于高校办公室工作，针对当前工作，如何精简工作
7、步骤，化繁为简，提高办事效率，是办公室管理人员重点思索的问题，在办公室可以设置调查问卷，让来办事的单位同时进行匿名填写，提出宝贵意见，加快办公室管理制度的创新，并鼓励职工多提意见，作为办公室工作人员也应该打破常规，放开手脚去干。所以可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中，建议一经采纳，就进行适当奖励。实现办公现代化，这也是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。 3.3 努力提高管理人员的综合素质 决定工作效率的因素有很多，其中员工个人的工作效率是最关键因素，作为高校办公室管理者，要想顺利高效完成各项工作，就应该具备
8、以下各项素质：政治觉悟高，良好的表达能力和沟通协调能力，具备办公自动化软件应用能力，具有深厚的文字功底，能写各类文秘材料，具有完整的知识体系。事实上，很多高校办公室管理人员都是半路出家，本专业管理人员很少，缺乏高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，需要对这部分工作人员加强培训。此外，还应该完善高校办公室管理岗位制度，管理人员的行政级别要通过综合的评比进行量化，尤其是注重5个人资力和实际工作能力的评比。分类管理不同级别不同岗位的工作人员，对不同岗位工作人员制定不同的培训政策，有针对性的提高员工的综合素质。人员素质提高了以后还要不断提高监督与自我监督意识，灵活督察方式，规章制度通过有效的监督将它
9、执行到位，办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人，这样可以起到明显效果。 长久以来，在高校学院办公室管理中一直是刚性管理占据着主要地位。但是所谓的刚性管理本质上是指根据已成型的规章条例，借助各部门职权进行程式化的业务工作管理，其主要的依靠就是职责权利以及组织制度。但是随着我国社会的不断进步，人们的创新意识以及自主意识得到了加强，因此，刚性管理作为传统的管理形式在新形势下已不再适应工作的发展。这时柔性管理将逐渐的取代传统的刚性管理。首先，需要对观念进行创新，对工作思路进行拓展。唯有对行政管理观念进行革新才能高效的引导各项创新工作的有序开展。因此，高校学院办公室工作人员应该解放
10、思想，破除传统的思维模式，勇敢向前，通过实践寻找创新的成果。其次，对工作的方法进行创新。借鉴合理的创新思维，对新的内在规律进行探究，积极归纳总结工作经验，合理且科学的创造出灵活多样、丰富多彩的工作方法，提高学院办公室工作的活力和生机。针对高等院校办公室的日常工作而言，创新就是指借用合理的思想观念，勇于标新立异，从本学校的实际出发，敢于研究，勇于探索。这样才能为我国高校学院办公室工作开创一个充满生机、活力的局面。 4 结语 6随着我国社会经济的快速进步与高速发展以及高等教育事业的蓬勃发展，加大了高等院校办公室的工作责任，丰富了办公室工作实质，拓宽了办公室工作领域，加快了办公室人员工作节奏，同时也
11、提高了办公室人员的工作标准。因此在这个形势下，高校学院办公室只能不断对工作效能进行提高，对自己进行严格的要求，才可以与快速发展的教育事业相适应。 参考文献 1江瑞芳.克服职业倦怠 保持工作热情关于高校学院办公室工作人员职业倦怠现象的探析J.中国高等医学教育，2010，01：47-48. 2宋志刚.如何提高高校学院办公室管理的科学化程度J.现代交际，2010，10：202. 3王慧珍.浅谈如何提高独立学院办公室工作的质量与效率J.当代教育论坛（管理研究） ，2011，05：36-37. 4郑琦.高等学校学院办公室工作及考核评价体系研究J.南昌教育学院学报，2012，06：92-93. 5陈虹.关于提高新形势下高校二级学院办公室工作水平的思考J.国际医药卫生导报，2005，13：55-56.
