1、1南京公交公司存货审计建议提要 随着时代的发展，政府部门对城市公交不断重视，外部主管部门的要求加上企业自身管理的需要，促使公交企业更加重视成本费用的管控。作为占公交公司经营成本近三分之一的存货更是成为关注的重点。对存货进行审计，全面了解公司存货现状十分必要。本文根据实际工作中对南京公交公司存货管理现状的调查了解，重点论述公交企业存货审计的重点和难点，并针对审计中发现的问题，提出相应的改进建议。 关键词：存货审计；公交企业 中图分类号：F239 文献标识码：A 收录日期：2015 年 10 月 13 日 一、公交企业存货审计的重点 与生产类企业不同，公交企业的存货不是以购进、加工、最终出售获取利
2、润为目的，而主要是支持主业生产经营的消耗、维护。既不涉及对外销售，也不面对外部市场人群，主要是内部保障。而由于公交公司的半公益、半企业双重性质，以及公交公司报表长期亏损状态，决定了其利用存货人为调节损益，粉饰报表的动机较低。根据公交企业存货采购量大、资金占用多、品种多、管理不够精细化的特点，笔者认为公交企业存货审计的侧重点是存货采购环节、储存保管环节、成本分配环节。主要目标是规范采购行为、降低采购成本、杜绝采购漏洞、加强存货管2理、逐步减少存货规格品种、减少资金占用、成本归集精细化，提升管理效率和水平。 二、南京公交公司存货情况概述 南京公交公司存货主要构成为：燃料、润料、轮胎、维修配件等。存
3、货年消耗额约为 6.37 亿元左右。存货采购主管部门为物资供应部，供应部下设物资供应中心，负责公司存货的采购和管理，公司设有一个总库，六个分库。现用存货管理系统为 1998 年投入使用的软件系统，发出存货、调用存货采用计划单价，结转存货采用加权平均价。燃油管理采用油库管理与外站加油管理结合模式，油库的油料 2006 年起采用美国进口“验位仪”进行数量管理。存货盘点采用“日盘、月盘、年盘”相结合的盘点模式。现行存货管理制度主要包括三大块：物资采购管理制度、油料管理制度、仓库管理制度。 三、南京公交公司存货管理中存在的问题 2014 年公司内部审计部门对本公司的存货进行了审计，经过审计发现，存在以
4、下方面问题： （一）存货种类众多，规格品种繁杂，采购成本的规模效益未能很好体现。经审计发现，现存存货管理系统中的存货目录达 4，400 余种，供应厂商 100 余家。众多的存货种类和供应厂商不仅不利于存货的管理，而且采购成本无法取得规模化效益，且容易滋生舞弊和腐败问题。 （二）在存货管理系统单价录入修改环节上，仅有直线主管的审核，监控力度偏弱，缺乏来自其他部门的监督。由于存货种类较多，南京公交公司的存货发出采取计划价来核算，平均一至二年，根据实际价格波3动浮度进行计划价格的调整，存货管理系统有一个存货计划单价录入和修改的环节，每次调整就涉及计划单价的重新录入及审核工作，该项工作一直由物资供应部
5、门的同志来进行，同时由直管的物资供应部进行审核。而无其他部门对数据录入情况进行监督。 （三）修理流程不够严格规范，存货物资及机务系统老旧，带来成本结转不够精细，成本归集粗犷，无法为管理提供更精准的分析数据支撑。现行的存货物资及机务系统为 1998 年投入使用，当时的流程管理远远达不到现在的水平，所以程序设计比较粗犷简单，相应的各作业流程、各操作环节的成本无法归集到各明细流程及操作步骤上。比如车辆保养分为：一保至四保，有明确的行驶里程界定，但在成本归集时，由于原始数据未进行有效分类，导致无法准确核定各阶段保养的“料、工、费” ，只是将成本笼统的归集在保养成本这一大项上，无法有效提供数据分析和支撑
6、。特别是在投放新车时，按照机务需求，应跟踪新型车辆在各阶段的保养、修理等成本，但在现有条件下却无法有效实现，影响企业对车辆各方面性能的准确判断，也成为企业机务管理的桎梏。 （四）存货采购量大，周转率低，资金占用量大。南京公交公司年燃料、润料、轮胎及修理配件的采购额约为 6.5 亿元，月均占用资金5，500 万元左右。按公司平均融资成本，若全额融资，仅此一项，年利息支出就需 4，290 万元左右。资金占用量大，资金成本高。 （五）燃料的管理较为领先，但还需更加注重细节。目前，南京公交公司所拥有的车辆消耗的燃料主要为：汽油、柴油、天然气。天然气采取在华润然气站加气的方式，油料管理则根据各停车场分布
7、的区域采4取在公司内部油库加油与外站加油相结合的模式。 油库批发采购存在送油入库的环节，公司目前要求送油的运输车安装全程 GPS 监控，且油车上的出油口装有密码保护装置，待油车运抵目的地，由公司油库管理人员与售油公司核对后，输入密码方能开启出油。另外，公司自 2006 年起引进美国进口油料“验位仪”进行数量管理，该种验位仪与现行几大售油供应商使用的是同种仪器，同时设有制度，油料验收人员对每一批次的油料数量、密度要严格审核，并进行台账记录，最大限度避免油料在运输及入库环节的短缺。发油时，使用机器加油枪，每笔进行登记，并由驾驶员签字认可，发油记录每日录入油料管理系统。油库除每日由工作人员进行盘点记
8、录外，每月月末最后一天凌晨 12 点，公司物资部和财务部人员还要进行月末盘点。 四、存货管理审计建议 针对以上审计中发现的问题，建议公司： （一）重新梳理存货目录及对应供货商，进行资质审查。执行公司招标管理规定，对招标确定的厂商录入供应商目录，同时对其中标存货单价进行系统录入，并进行审核。存货管理系统中的价格录入权限和修改权限需严格界定和控制。同时对现有存货进行库龄分析，对长期占用而未使用的存货、因车辆规格变化而无法使用的存货、因长期存放导致无法使用的存货进行清理，并提出处理意见。 （二）利用现在南京实施“智能公交” ，加速公交科技化发展的契机。根据企业的实际需求及未来的发展规划，结合修理作业
9、成本管理模式、存货条形码管理模式、存货代销制管理模式等进行存货物资、机务系统5的升级改造或重新建立。可利用软件设计程序进行成本精细化归集和基础数据的采集，待系统平台建成后，还可通过 GPS 系统上传各类生产、运营、物资、保养等综合信息，进一步提升企业管理水平。 （三）对于加速存货周转，减少资金占用的问题，可以学习借鉴杭州公交的做法，对存货采取“代销制” 。所谓的代销制，就是与供应厂商签订代销合同，由厂商按照测算的月度存货最低周转量，先行垫货，待月度终了时，按照实际消耗的存货数量进行开票结算，然后再隔月付款。实行这种代销制，不但大大减少了资金的占用，而且杜绝了存货的无用采购、积压，能有效提高存货
10、的利用率。 （四）对于油料的管理。 （1）由于油料热胀冷缩及自然挥发的天然属性，会造成气温低的月份油料出现“盘亏”现象，而在夏季会出现“盘盈”现象，建议油料管理人员与财务人员进一步总结，制定较为合理的油料计划价格，尽量降低因气温变化造成的油料成本价差大幅波动；（2）每月由油料管理部门进行油料差异分析，形成书面记录，以备指标参考；（3） “验位仪”需定期进行检验和校正，保持其准确度。 以上是笔者在工作中，结合存货审计对公交企业存货管理的一些浅见，从中也可以看出，随着时代的进步，科学技术的发展，存货管理的手段越来越先进，同样存货管理要求也会越来越高，这也对存货审计提出了更高的要求，只有不断贴近企业需求的审计才能永远的焕发青春和活力。
