1、1普通高中学籍档案双套制管理刍议【摘要】随着科学技术不断发展，对整个档案管理带去了极大的影响。而在传统社会和现代社会的双重压力之下，我国许多高中的档案管理工作中存在着传统纸质学籍档案和电子信息的学籍档案。这就要求针对这一现象采取必须要的手段，提高整体管理水平。因此档案双套制管理方式应运而生。本文主要分析了现阶段普通高中在学籍档案的管理工作中使用的双套制管理方式。 【关键词】普通高中；学籍档案；双套制管理 社会不断发展的今天，个体档案在具体的生活进程中起到的作用越来越重要。无论是在高校毕业生毕业之后踏进社会，还是选择继续深造。无论是工作的更换，还是考公务员等，都要求档案一定要完整并且真实。因此档
2、案在整个社会具体进程中起到的作用越来越重要，需要我们高度关注和重视这一内容。然而学生群体仍然没有意识到档案的重要性，许多大学生在毕业之后，才发现被自己漠视的档案原来决定着这么多的内容，对自己的生活起到如此重要的作用。这时候再去找档案，极有可能导致档案的丢失。这就要求学校在档案管理中，一定要重视学生对档案的态度，采取合适的档案管理方式来加强档案的管理。 一、普通高中学籍档案双套制管理的简要概述 我国普通高中对于档案管理所采用的传统方法是在专门的环境中对档案采取保管措施和手段，来加强对于档案的监督管理工作。而随着社2会不断发展，社会经济水平不断提高，科技飞速发展，互联网的普及为我国传统纸质档案管理
3、带去了一种崭新的档案管理方式。在科学技术的推动之下，我国档案从纸质朝着电子化和数字化的方向发展。这样不仅提高了电子档案的共享性，同时还能减少档案在收集和整理过程中所浪费的大量时间以及做的许多无用功，这对于整个档案管理和发展来说起着十分积极的作用。它不仅对于保存场地要求少，更是对于整个环境的干净与否要求低，但是却强调整个环境之中对于电磁的要求却极高，因为电磁能够影响整个计算机的具体网络环境，容易产生波动。 即便是电子档案呈现出极高的优越性，但在一段时间内电子档案无法完全取代我国传统纸质档案。因此以纸质档案与电子档案的特点为基础出发，要求我们要采取专门的手段和措施来做好传统纸质档案和电子档案工作的
4、管理，在这一要求之下，出现了“双套制”的档案管理方式。所谓的双套制档案管理指的是将电子信息档案和传统纸质档案共同归档，随之形成了两种不同介质的档案的管理方式。这种管理方式采取了一种融合的态度，将纸质档案所具有的优势和电子档案所具有的优势结合起来，即可以在管理过程中使用高效的专用搜索系统，又可以发挥纸质档案作为凭证的一种价值。这在整个档案文件的管理过程中，介质变化苏采取的一种主要管理方式。 二、普通高中学籍档案双套制管理方式的具体使用 现阶段我国许多省市自治区已经开始建立了普通中小学学生学习档案电子信息化管理的专用系统，并且出台了多种规定，表明电子档案成3为学生升学和就业等具体工作的主要依据，并
5、且改变了传统纸质档案的递交方式，逐步的实现传统纸质档案退出历史舞台。正是这些标准，使得学校不得不将档案一式两份，采用双套制的管理方式来满足各方面的具体要求。学生在入学期间，建立纸质档案，并且要建立两份，一份学校留底，一份要学生在学习毕业之后带走，无论是去参加工作还是到大学中去学习。而面对这样的管理方式，只有双套制的档案管理方式才能满足现阶段的社会要求，才能更好地展开档案管理的具体工作。 学校在使用双套制的档案管理方式时，需要做好这样几个方面的工作： （一）提高学籍内容的完整性 根据笔者的走访发现，有些学校根据具体社会经济发展情况以及学籍档案实际要求，不断的补充完善整个学籍档案内容的完整性。许多
6、学校充分发挥班主任和任课教师的主观能动性，不定期地请他们结合实际对完善学籍档案的保管内容提出合理化建议。 以前的学校纸质学籍档案内容包括学籍卡、思想品德考核表、 ；高中毕业证书存根；高考成绩单等。随着时间的推移增加了毕业生鉴定表和综合素质评价基本信息表。而又根据社会发展的具体要求，将学籍档案内容调整为学籍卡、毕业生鉴定表、综合素质评价基本信息表、高中毕业证书存根、考生报名登记表、体检表、高考加分登记表。与此同时，电子学籍档案的保存内容也根据上级有关部门的规定不断调整与完善。 （二）明确工作流程，提升工作质量 纸质材料由原先定时归档转变为结合电子文件即时归档。学校档案4室同步整理纸质档案与电子档
7、案，赋予同一内容的两套档案统一的档号，编制相同的著录信息，确保电子档案与纸质档案实现有机对应。慈溪中学教务处学籍管理人员把同样内容的纸质档案和电子档案按时汇总上交学校档案室，由档案工作人员按档案整理要求把纸质学籍档案汇入学校文书档案中，把电子学籍档案汇入学校多媒体档案中，这一做法可以充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势，有利于档案查阅利用。 （三）提升档案管理人员专业素质，确保工作成效 较之于传统的档案管理工作，普高学籍档案双套制管理的专业性更强，提升普高档案管理人员专业素质十分重要。首先，档案管理人员应积极转变档案管理理念，打破传统的工作思维定势，充分发挥主观能动性，积极适应学籍档案双套制管
8、理的需要。其次，档案管理人员应努力改善自身知识结构，主动学习与信息自动化管理相关的基本知识，着重掌握电子学籍档案管理系统的计算机操作与维护等技能。再次，档案管理人员应充分了解电子档案管理的特点及风险隐患，认真贯彻落实国家、省、市及本校应对电子档案管理风险的各项规章制度，确保档案安全。 三、结束语 随着科学的不断发展，电子技术的不断进步，人们会研究出更好的保护措施来，电子文档或许会全面替代纸质文档，使档案管理的发展进入一个新时代。随着社会快速发展，信息交流迅速而频繁，使得档案信息的来源渠道变得丰富而宽广，普通高中档案实行双套制管理，电子档案同纸质档案并存，各有优缺点，两者的优缺点互补、共同发展，不尽安全、可靠，便于管理，更为档案文件上了双保险。 5参考文献 1吴玲.浅谈档案“双套制“管理J.档案，2003（5）：17-19.
