1、1浅谈档案数字化管理摘 要：长期以来，档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索费时，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。 关键词：档案管理；数字化 档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，但长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会
2、经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。 1 档案数字化管理定义 档案数字化管理就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案管理数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。 22 实现档案数字化管理措施 要实现档案数字化管理，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方
3、式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等；二是需要电脑软件，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件；三是档案实体和信息化成果和设备的安全；四是加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。最后，强化档案工
4、作者训练，加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。 3 对档案管理数字化软件要求 档案管理数字化软件必须是以公文处理一条龙、各类档案的规范化管理为一体的档案管理软件，该软件可采用 Access、Sql sever 数据库，分为单机版、C/S 网络版两个版本，可稳定运行于主流操作系统，软件应严格参照国家档案管理局归档文件整理规则进行开发设计，软件界3面友好、功能全面、操作方便，主
5、要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助等模块，涵盖日常工作的方方面面，并且应有档案自动采集、登记簿连续打印等功能。 笔者认为档案管理软件应具有 8 大特点： 1、以国家档案局最新发布的归档文件整理规则为标准设计，专业性强，权威性高，操作方便易上手，成功应用于很多行业。 2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助模块，涵盖资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作，并使工作处理流程规范化，从而大大提高工作效率。 3、支持保存各种格式的电子文件，如 word、excel、扫描文件等，同时也支持保
6、存电子路径，可直接打开目标文件夹、文件或网页。 4、根据录入档案资料的不同，可自定义档案模板。 5、可利用日常录入的数据对档案内容进行自动采集，方便省心。 6、内置完备的打印格式并可对打印格式自定义，支持连续打印登记簿，类似银行打印存折，使每页最终打印为满页。 7、可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，提高了系统数据的保密性和安全性，满足了各类档案的管理和控制需求。8、可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索，并可授权相关用户直接打开登记的电子文档。 44 档案实体的安全管理 1、档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检
7、查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。 2、档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。 3、档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。 4、档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。 5、档案数字化过程中
8、发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。 6、正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜） ，不得在加工工位上留存过夜。 7、数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。 5 档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理 51、档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本规范的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等） 、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；
9、凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。 2、档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。 3、档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。 4、档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。 5、数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。 目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实践之中。档案管理人员更要努力学6习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为企事业发展提供良好的服务。
