1、1人事档案管理信息化建设的必要性与有效管理措施摘 要：随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。 关键词：人事档案；信息化管理；必要性；管理 1 档案管理信息化的必要性 1.档案管理信息化的优势 档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的，因此对信息的管理十分严谨，更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式，
2、集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新，实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说，档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理，符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程，对档案管理进行信息化处理。 2.档案管理信息化的必要性 对档案进行科学化、规范化和现代化的管理一方面是为了企事业单位的管理人员能够及时全面的了解企业的运行管理情况；另一方面能够2让社会其他企业明确企业的经营成果，方便企业与其他企业之间的合作。档案管理工作科学化、规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做
3、好文书处理工作则是实现档案工作科学化、规范化的重要基础工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要标志。档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是企业进行科学分析，扬长避短，制定发展规划的好教材。 2 人事档案管理工作中存在的问题 1.不重视对人事档案管理 人事档案工作是一项默默无闻的工作，整日里面对的是档案柜和一本本的人事档案，不像其他工作那样有色彩、有味道，怎么努力都没有明显的成绩。正是这样的静默，使得社会及相当一部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，且都存在一些误区。在人们的心里，档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁
4、都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，能应付外调、查档就可以，就是好档案员。所以这是一项最容易被忽视的工作，提到日程上来的机会几乎没有。各单位的的档案工作，基本上是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的局面。人员素质不高，工作积极性不高，被动应付，便是档案管理工作的写照。 2.人事档案管理人员的工作能力与素质有待提高 在过去的人事档案管理中，其工作任务仅靠手工制作即可，这对于员工的要求较低，但随着信息化的发展与需要，人事档案管理工作对于3高素质人才的需求越来越高。就目前来看，我国多数企业的人事档案管理人员的管理能力与技术水平均较为低下，不能达到企业对于
5、人事档案管理信息化的要求，长此以往，还将会令企业的人事档案管理处于存在安全隐患的环境之中3。此外，部分档案管理者在工作中不够认真、严谨，这会令人事档案信息资源的真实性受到威胁，令人事档案信息资源在应用过程中面临极大风险。 3.信息化技术手段有待提高 随着社会经济的快速发展，技术的改变和观念的更新，为档案管理信息建设创建了良好条件的同时，也对现有管理观念和方法带来相应挑战，信息爆炸加大了档案管理的工作难度，数量越来越多的增加，以及不断加速的内容更新，都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升，档案信息需求程度也不断增加，原有的信息化技术手段无法满足
6、档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后，激发了档案信息的供需矛盾，无法实现档案信息共享和个人的自由利用，由于网络化程度的差别，也导致档案管理工作的标准不统一。 3 人事档案管理的措施 1.增强档案意识 档案意识是人事档案工作赖以存在和发展的基础，档案意识是人们对档案和档案工作了解的 程度和认识水平。人事档案工作不是一个完全封闭的系统，它的生存与发展受制于社会、机 关领导与档案形成者，其制约作用主要体现在三个方面：为人事档案工作提供生存环境 ，这既4包括组织、人事部门对人事档案工作的重视与关心程度，也包括社会和组织人事部门 所提供的人、财、物条件。组织人事
7、部门和各相关部门及档案形成者个人，爱护、积累 和向人事档案部门输送、移交人事档案并确保其质量。社会各方面包括档案形成者利用 人事档案的意识。在当前条件下，人事档案工作的发展主要取决于领导重视与人事档案人员 的心态与干劲，但又在很大程度上受制于社会与档案形成者个人的人事档案意识。 2.提高人事档案管理人员的服务水平 人事档案管理工作的根本目标在于为人们提供相应的档案信息与资料，故而大力提升人事档案管理工作人员的素质与服务水平势在必行。企业应加大对于人事档案管理工作人员的相关培训，努力提升其信息化技能与水平，实现标准与规范的信息化操作。具体来说，要使其能够通过应用计算机技术，对文字、声音、图片、视
8、频类的档案资料与信息作出准确的分类和整理加工，并使得人事档案资料与信息依托各类载体来实现数字化的储存。再经由计算机网络来完成档案资料与信息的远程输送与交流，进而达成人们对于人事档案资源的相应需求，使人事档案管理工作的信息水平与服务水平均得以提升。 3.提高档案管理信息化专业手段 加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向，建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆，而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接，将所有档案馆群体的信息进行紧密结合，从而形成有机的整体，能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过5程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济
9、建设服务，提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件，配置较好的计算机网络和通信基础设施，并利用数字档案馆内外结合的网际网结构，及时更新技术，保证数字档案馆设备的正常运行，将专业手段作为档案信息化的基础，除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外，还应当适应时代发展要求，进行及时的技术更新，提高档案信息化专业手段，通过先进技术力量作为支持，适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响，档案管理部门的技术力量较为落后，为了弥补相应不足，档案管理部门应当吸取其他部门经验，借助先进技术力量，加强档案管理信息化专业手段的实施，勇于实践，大胆创新，保证系统正常运行的同时，及时更新技术，才
10、能保证档案信息化建设成效。 4.增强档案信息化管理的安全意识 在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题，这就需要对通用的数据库数据依据不同的使用权限进行分门别类的加密，正确的处理好档案信息的保密与合理利用二者相辅相成的关系。要摒弃以往懒惰、不思进取的老观念，也要规避设限太多、思想随便的状况。 4 结束语 人事档案信息化建设能够动态化的管理每个人的人事档案信息，保证其时效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速的为人事部门的人才管理、资源配置提供信息和数据，进一步提高人事档案管理工作的6效率。人事档案管理工作的信息化建设需要投入大量的人力、财力和精力来做，它对企业的发展至关重要，企业在新时期新阶段，要采取有效的方法途径全面推进企业人事档案信息化建设，使企业保持自身的竞争优势。
