1、1如何加强城市建设档案的信息化建设摘 要：信息化是当今社会发展的方向和趋势，档案信息化无疑也是档案工作发展的方向和趋势。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。在现代信息技术的广泛应用下，如何竭尽全力优化区县档案馆现有馆藏档案，大力开发档案信息资源，更好地为社会主义“三个文明”建设服务，是档案界同行经常思考的一个热门话题，更是档案部门适应改革开放要求的一个带方向性的问题。因此，笔者就如何加快档案信息化建设作一些有益的探索，提出以下粗浅见解。 关键词：加强 城市
2、建设档案；信息化；建议 1 城建档案管理工作中存在的问题和不足 （一）信息化建设比较薄弱，管理手段相对落后 档案信息化建设速度缓慢，以手工为主的服务模式大量存在。坐等上门的服务方式，单一和落后的服务手段严重影响了城建档案服务质量的提升，城建档案信息得不到有效的开发和利用。 （二）城建档案管理经费不足，人员素质有待提高 大多数城建档案馆（室）经费不足，购置档案设备及人员经费支出困难，需要逐级请示，极少配备档案专职人员，多数兼职，并且档案工作人员不具备档案管理专业知识。严重影响了城建档案事业的发展。 2（三）系统管理维护水平较低 实行档案信息化，基础信息必须完整、准确，在人才任用过程中，才能实现利
3、用上的最大价值。但目前基础信息在收集和利用上还存在一定难度，造成信息更新不及时、不全面，归档材料形成单位或个人不能按时将材料送至档案管理部门，给档案信息化带来一定的阻碍。 （四）县级城建档案管理总体水平不高 城建档案归档整理不规范，基础管理设施滞后，库房面积严重不足，无法妥善保管大量档案。没有形成城建档案收集、接收工作机制。许多县级市没有接收档案工作机制、制度，已造成很多建设工程档案流失虽然有档案小库房，但基本没有建设工程档案，有的基本的档案库房也没有。多数城市地下管线摸底调查尚未开展。 2 加强和改进城建档案管理工作的建议 （一）规范电子文件的归档与管理 已形成电子文件的机关应尽快将电子文件
4、的归档与管理摆上工作日程，纳入机关档案工作内容。要参照纸质文件的归档范围，制定电子文件归档范围及保管期限表。严格按照国家档案局电子公文归档管理暂行办法 、 电子文件归档与管理规范等规定，制定本单位电子文件管理规范，规范电子文件的归档与管理，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。具有永久保存价值的电子文件，必须同时制成一套纸质文件一并保存。要做好馆室衔接工作，遵从同级国家综合档案馆关于电子文件移交与接收一致性要求，及时向同级国家综合档案馆移交规范的归档电子文件。各级档案行政管理部门要主动加强与电子文件移3交机关的联系和协调，积极探索电子文件移交的新机制、新方法、新手段，为机关电子文件移
5、交进馆并有效提供利用创造条件。 （二）提高档案管理人员的综合素质 档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的
6、完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。 （三）加快室藏档案的数字化 各级机关要统筹安排做好室藏档案数字化工作，尊重档案管理工作的科学规律，扎实做好机关档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作，夯实机关档案数字化基础。要加强室藏档案的目录数据库建设，重视和加强档案数据采集、录入的准确性，以提高档案利用检索的完整率和准确率。各级机关在向同级国家综合档案馆移交纸质文件级目录的同时，应移交符合规范标准的机读目录。 （四）加大法制宣传，增强法律意识 4为提高各级各部门对加强城建档案管理重要意义的认识，增
7、强做好这项工作的责任感和紧迫感。要采取多种形式，大力宣传城建档案管理的法律法规，提高全社会对城建档案管理的法律意识；要结合实际，宣传城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，宣传城建档案统一收集、集中管理、资源共享的现实意义和长远意义，努力营造开展城建档案工作的良好社会氛围。 （五）坚持与时俱进，是做好档案信息化建设的重要环节 档案信息化建设是档案事业发展的要求，是档案事业现阶段最为活跃和发展最为迅速的领域。随着现代科学技术的不断提高，社会各界对档案信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，他们对档案信息的需求是准确、及时、简捷、实用。希望对档案信息资源进行快速的提取、分析、利用，从而满足各方面的
8、需求。因此，必须坚持与时俱进，始终把档案管理现代化作为档案事业的发展方向，在思路上不断创新，在新领域上不断开拓，从根本上改变传统的档案管理模式，不断引进和采用先进的现代化管理技术，提高档案服务水平，使档案工作的服务能力适应社会的发展要求，是档案工作服务社会的重要基础。 （六）加强信息化基础设施建设 加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类城建档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。 5（七）积极整合各类信息资源 全省各地市城
9、建档案主管部门将充分利用城建档案管理机构在档案信息资源、技术设备等方面的优势，依托各地市城建档案馆（室）和建设信息中心，实行“一个机构、两块牌子”的运行模式，把城建档案信息化建设和电子政务信息建设有机结合，实现资源共享。 3 结束语 随着计算机技术服务的专业化与社会化，档案管理软件的通用化和商品化将成为主流，档案部门应积极采取措施，提高档案工作的标准化程度，并在此基础上大力推进档案的社会化服务。档案人员应建立自己的档案信息网络，并与其他网站联网，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，并不断完善和更新，实现资源共享。同时，要加强对网络信息资源开发工作的统一领导，组织制定网上信息资源开发工作的目标和规划，使航道档案管理工作迈上一个新的台阶。
