1、1试论在档案保管与利用时的创新方法摘 要：我国院校档案的工作主要是对教育事业的成功以及教育的发展历程进行记录。就现阶段而言，我国在进行档案保管与利用工作的过程中，建立了档案管理机制，并有效改善了档案馆的软件和硬件设施。但是不可否认的是，院校在进行档案管理的过程中仍然存在一些不足之处，需要不断的进行创新以及管理。 关键词：档案保管；档案利用；高校档案；创新模式 随着高等教育普及程度的加深以及大数据时代对于信息共享的要求的提高。目前，高校的大部分档案资料都开始趋于透明化。这种做法在很大程度上推动了高校档案资源利用的进程，这样做的益处主要体现在两个方面：一是对高校本身的发展而言，高校工作者对本校的了
2、解程度加深，可以更好的理解学校的教学目的和教学思路，为学生的能力培养，找出更多的方法和途径，使学生更加符合社会发展的需求，并且推动高校的发展；另一方面，高校档案涉及到多个方面，充分利用高校档案资源，可以帮助一些企业或国家企事业单位获取更加全面的信息，保证其工作的顺利进行。 1 档案的保管与利用工作是档案管理的重中之重 高校档案包含了高校自建校以来的招生信息、教学成果、科研成果以及举办过的一切内部或是对外活动的信息。可以说，高校档案资源中不仅包括了较为全面的人才信息，也记录着高校发展的历史过程和变化，2可以从很大程度上，反映一定时期的社会经济文化状态。高校的发展受到社会环境的影响，它的发展规律与
3、社会的发展规律基本一致，这不仅对于现代化企业有着重要的意义，也对社会历史文化研究工作、科技研究工作具有非常重要的作用。 （一）建立专门的档案库房 一些档案部门所在单位为了节省成本或者是其他考虑因素随便找一个地方作为档案库。这其中的安全隐患不可忽视。首先档案库设计必须科学、合理，避免一些别有用心的人盯上，利用漏洞大量窃取、损坏、修改等。这就需要我们档案管理部门找专业的安全防盗人员彻底排除各个安全隐患环节。还有就是对档案库的门窗做相应的安全加固和防火、防水等级。从人为因素到外在的环境因素做好档案的安全保管工作。 由于我校档案馆档案存在大部分纸质的，还有一些教学科研资料。随着时间的推移纸张会自己变黄
4、疏松，导致字迹不清甚至破损，照片更容易出现拍摄内容的丢失。面对这些问题要在档案入库前用先进科学的方法尽量延长纸张的寿命；病虫害、温度、湿度、光照度等对档案安全的影响也不可忽视，所以在档案库内要实时监控这些数据的变化，如发现某些数据变化较大可能影响档案信息的安全，要及时做好应急预案。 （二）档案资源保管与利用 在高校教学档案管理工作中，属于投入的环节包括教学档案的收集、整理、鉴定、保管、检索。 “收集”直接关系教学档案馆藏，是提供利用的基础，高校档案管理部门必须与立卷部门进行及时的沟通，投人时间和精力确保收集工作的顺利完成。 “整理”是教学档案管理的基础性工作，3是提供利用的前提，通过整理使教学
5、档案有序化、条理化，为利用教学档案打下基础。 “鉴定”是“去伪存真，去粗取精”的必要步骤，是确保在利用教学档案时，有用信息能够发挥作用的重要一环。 “保管”保证教学档案的物理安全，是利用的前提条件。 “检索”的效率体现为查全率和查准率，查全率主要表示满足利用者需要的全面程度，查准率表示满足利用者需要的准确程度，是利用的前期准备工作，作用是让利用者能够快速、准确的查检到所需的教学档案。教学档案检索的效率直接影响利用效率。 （二）档案资源的利用是高校教育事业发展的需要 目前我们处于信息化时代，教育事业的发展需要依托档案事业的发展，这样才能做到与时俱进，因此，这就需要重视对其开发利用，从而使其更好的
6、为社会进步和经济发展提供高质量的服务。通过加大对档案资源的有效利用，从而更好的将档案的价值体现出来，使其能够转化为物质形态的生产力，从而更好的推动我校的发展和进步。 2 信息时代高校档案保管与利用服务模式创新 随着我国社会的快速发展，尤其是目前，我国社会进入新常态的状况之下，如何能够更好地发挥出高校档案保管与利用的作用和价值，是目前档案管理工作者面前的难题和问题，个人认为在目前需要积极加强信息时代下高校档案的管理创新模式，个人认为关键可以从以下几个方面去入手： （一）提高服务的思想意识是提升服务的基础 作为高校档案管理工作者首先必须要提高思想服务意识，只有提升4思想服务意识，才能更好地立足于本
7、职，做好各项服务工作，因此，关键要从三个方面充分认识，一方面，高校管理者要充分认识到新情况、新状态下，高校档案管理工作服务的重要性和必要性，只有充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，才能够在档案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重视档案管理工作，另一方面，是要切实提升档案管理者关于档案管理工作的思想重视度，档案管理工作关系学校、学生和教师，在新形势下，作为档案管理者，作为直接的操作人员务必要提升档案管理工作的思想意识，只有这样才能更好地做好本职档案管理，更好地适应新形势下的角色，投入到档案管理工作中。 （二）利用创新的手段，提升档案管理的效力 与传统档案的保管与利用模式相比，在新时代状况下
8、，档案管理工作的优势是更加信息化、智能化和科技化，在新形势下，作为档案管理工作要充分利用信息化的技术手段和方式，要加强信息化技术的培训，结合我校的实际情况，灵活运用，让档案管理从“繁杂琐碎”之中变得更加“灵活多样” ，要从时间、成本、效能等三个方面去入手，最大限度的降本，让档案管理工作的效力得到切实的发挥，这样才能更好地服务现代社会发展的需要。 （三）加快信息化建设，提供多元化利用平台，培养复合型人才 世界科技革命正不断影响着高校档案利用，现代化的利用方式已成新趋势。在查阅、利用上，即使保持来馆利用，也应加快建立数字档案馆，在确保安全情况下，通过电脑快捷查找档案数据、打印档案资料；让电话、传真
9、、邮寄等现代通讯工具都参与档案利用并简化手续；最好5是让利用者通过安全网络平台，像平时上网查资料一样，能远程获取想找的档案信息，这样我们就有足够多的时间进行档案资源开发利用。不过编研利用也正朝高科技、现代化方向发展。如现代传媒、现代信息、现代印刷、现代网络、光学记录、声像等技术正逐渐用于档案编研。因此档案工作人员还须具有过硬的档案编研基本技能和系列专业知识与专业技能，很好掌握现代高新技术，使自己成为一个具有多专业功能的复合型通才。编研出许多形式多样的历史成果，让高校档案编研成为纯真年代的经典发声。 3 总结 总的来说，高校档案的充分利用工作还需要进行不断的尝试与努力。针对目前在档案利用环节中存在的诸多问题，相关工作人员一定要及时的提出解决的措施和方案。让高校档案资源充分发挥其利用价值，为社会工作带来更多的便利。希望本文中提出的相关观点和建议可以起到一定的指导作用。 参考文献 1麦晓璋.论如何提升高校档案利用服务能力田.才智，2012（12）. 2刘淑梅，童种.浅议提高高校档案利用水平使档案工作更加适应时代的要求叶生物技术世界，2012（09）. 3陈小红.档案利用服务工作的完善与改进叶统计与管理，2014（11）.
